Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodów

Co jest kosztem uzyskania przychodów - podstawy prawne i źródła prawa

Podstawowym aktem prawnym służącym podatnikom w rozstrzyganiu kwestii dotyczących przychodów i ich kosztów w rozumieniu podatku dochodowego od osób fizycznych jest Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.) zwana dalej „Ustawą o PIT”.

Autopromocja

Zasady kwalifikowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zostały przedstawione przez ustawodawcę przede wszystkim w treści art. 22, w którym ustęp 1 stanowi rodzaj definicji kosztów uzyskania przychodów, a następne ustępy jego rozszerzenie i interpretację.

Wyciąg z przepisów

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

Ponadto dla rozstrzygnięcia kwestii ważna może być analiza treści art. 21 ustawy o PIT określającego zwolnienia przedmiotowe od podatku dochodowego.

Wyciąg z przepisów

Art.  21.  ust. 1.  Wolne od podatku dochodowego są: [...]

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

 10) wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór.

W tym miejscu już widać rozróżnienie, które ustawodawca wprowadza pomiędzy ubiorem służbowym (umundurowaniem) i resztą ubrań. Wskazuje również konieczność obowiązku używania danego rodzaju ubioru jako kwalifikującego do zasad przedmiotowych wolności od podatku.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Kiedy wydatki na ubranie może być kosztem podatkowym - analiza orzecznictwa

Przed Sądem Administracyjnym w Warszawie, dnia 17 marca 2021 roku, zapadł wyrok w sprawie, o sygnaturze III SA/Wa 2222/20, w której jeden z adwokatów postanowił nie zgodzić się z Dyrektorem Krajowej Informacji Skarbowej. Adwokat ze względu na swoją pracę (prowadzi Kancelarię Adwokacką) kupuje regularnie eleganckie ubrania oraz buty. W jego ocenie musi się ubierać estetycznie i adekwatnie do zawodu. Wskazał, że gdyby nie zawód adwokata nie kupowałby takiej odzieży ani butów. Dlatego w jego ocenie jest to koszt prowadzenia działalności i tak powinien być rozliczany podatkowo. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgodził się ze stanowiskiem adwokata.  Ponadto wskazał, że w jego ocenie wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na zakup odzieży (ubrań oraz obuwia) nie mogą być uznane za wydatki poniesione na zakup stroju służbowego. Adwokat złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego - Sąd w pierwszej instancji skargę oddalił.

Warto zauważyć, że obowiązujące przepisy nie wskazują wprost czy elementy garderoby mogą być kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o PIT. Nie ma również jednej obowiązującej definicji stroju służbowego. Dlatego w celu oceny własnej sytuacji podatnik powinien posiłkować się tezami z orzecznictwa. Takie właśnie pojawiły się w wyżej opisywanym wyroku, a dodatkowo Sąd odwołał się również do innego ważnego wyroku (sądu wyższej instancji) – tj. do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie II FSK 2213/13, którego tezy pozostają aktualne do dnia dzisiejszego.

Tezy z orzecznictwa

• „Skoro jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest poniesienie go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, to innymi słowy kryterium uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest to, czy mógł się on potencjalnie przyczynić do osiągnięcia przychodów, bez względu na to, czy skutek ten się ziści.”
• „Koszt w rozumieniu art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. stanowią te wydatki, które można powiązać z działalnością gospodarczą, a nie te, które poniesiono kiedykolwiek bez ryzyka wpisanego w charakter działalności gospodarczej.”
• „Pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym bądź zakładanym celem działalności gospodarczej musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Związek ten winien mieć charakter obiektywny. Nie będzie traktowany jako koszt uzyskania przychodów wydatek, który poddany obiektywnej ocenie nie pozostaje w związku z osiągnięciem przychodu ani też nie ma realnego wpływu na źródło jego powstania.”
• „Garnitur podobnie jak koszula, buty i inne elementy garderoby są ze swej natury rzeczami osobistymi, których zakup nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu, bez względu na to czy i w jakim stopniu są używane w trakcie wykonywanej działalności. Wydatki na ten cel są wydatkami ściśle osobistymi, związanymi z realizacją osobistych potrzeb, niezależnie od prowadzonej działalności bądź wykonywanej pracy.”

Dodatkowe możliwości podatnika – wniosek o interpretację indywidualną

W przypadku, jeżeli podatnikowi zależy na uzyskaniu opinii w zakresie możliwości kwalifikacji wydatków na określoną garderobę jako kosztu uzyskania przychodu, a jego przypadek nie ma właściwego odpowiednika w publikowanym orzecznictwie, może on sięgnąć po interpretacje indywidualną.
Jest ona możliwością odpowiedzi na opcje stosowania prawa podatkowego i udzielana jest na podstawie art. 14b Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 (zwana dalej "Ustawą Ordynacja podatkowa") przez Krajową Informację Skarbową.

Wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej można złożyć w urzędzie osobiście, listownie lub elektronicznie. We wniosku należy opisać sytuację, zadać pytanie oraz przedstawić własne stanowisko. Wniosek składa się na formularzu ORD-IN do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej ul. Teodora Sixta 17 43-300 Bielsko-Biała.
Wniosek podlega opłacie 40 zł od pojedynczego problemu opisanego we wniosku. Im więcej opisanych problemów tym większa opłata. Opłatę zapłacić należy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku na rachunek Krajowej Informacji Skarbowej. Dodatkowo w przypadku działania przez pełnomocnika należy uiścić opłatę skarbową od pełnomocnictwa (chyba, że pełnomocnikiem są określeni członkowie rodziny zwolnieni z opłaty).

Zasadniczo termin do wydania interpretacji wynosi maksymalnie 3 miesiące, do tego okresu nie wlicza się jednak okresów uzupełniania braków przez wnioskodawcę. W trakcie epidemii koronawirusa termin ten może ulegać przedłużeniu (w chwili obecnej do 6 miesięcy). Od wydanej interpretacji można się odwołać.

Tym niemniej warto wskazać, że Dyrektor KIS w swoich interpretacjach konsekwentnie odmawia przedsiębiorcom zaliczania do kosztów wydatków na elegancką odzież. Przykładowo w interpretacji z 25 września 2020 r. (sygn.  0114-KDIP3-1.4011.540.2020.1.MK1) organ stwierdził, m.in.:
"Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że, Wnioskodawca zakupuje regularnie eleganckie ubrania oraz buty. Wnioskodawca jest adwokatem prowadzącym Kancelarię Adwokacką w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Wnioskodawca musi się estetycznie i adekwatnie do zawodu prezentować przed klientami. Wnioskodawca chodzi w koszulach i garniturach. Wnioskodawca kupuje je w celu wykorzystania wyłącznie przy wykonywaniu obowiązków zawodowych. Wnioskodawca nie ma możliwości robienia naszywek (na butach i garniturach) ponieważ wygląda to nieestetycznie oraz klienci niejednokrotnie nie życzą sobie aby Wnioskodawca przy wykonywaniu zlecenia występował z logiem swojej firmy.
(...) Wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na zakup odzieży (ubrań oraz obuwia) nie mogą być również uznane za wydatki poniesione na zakup stroju służbowego. Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia ubioru służbowego, ani też pojęcia umundurowania. Rozstrzygnięcia, co może być elementem ubioru służbowego, czy też w jakich przypadkach ubiór pracownika uznaje się za służbowy, należy dokonywać zatem w oparciu o językowe znaczenie słów „ubiór” i „służbowy”. Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem „ubrania” – „to, co się nosi; ubranie, strój”, „służbowy” – „dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy”. Wobec powyższego uznać należy, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp. W związku z tym, ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy, czy wykonywaniu określonej działalności jest obowiązkiem osoby ten strój noszącej. Ubiór służbowy powinien charakteryzować się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niemożliwe, czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne, a to oznacza, że winien być, czy też mógł być wykorzystywany jedynie do celów związanych z wykonywaniem określonych obowiązków.
(...)
W związku z powyższym stwierdzić należy, że wydatki związane z zakupem odzieży i obuwia mają charakter wydatków osobistych i w konsekwencji nie można ich uznać za ściśle związane z działalnością gospodarczą i nie mogą one stanowić kosztów uzyskania przychodów. Brak jest bowiem związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ich poniesieniem a uzyskiwaniem przychodów. Przedmiotowe wydatki nie spełniają przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że wskazane we wniosku, a poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na zakup odzieży i obuwia nie mogą obiektywnie przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź też służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów."

Źródła opracowania:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540);
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 17 marca 2021 roku w sprawie III SA/wa 2222/20 (teza aktualna);
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 listopada w sprawie II FSK 2213/13 (teza aktualna).