Kiedy zaliczyć do kosztów wydatki na wynagrodzenia, zasiłki, składki ZUS

Przyjęte w 2008 roku (obowiązujące od 1 stycznia 2009 r.) regulacje dotyczą zarówno wynagrodzeń wypłacanych na podstawie umów o pracę, zlecenia, dzieła, jak i należności z tytułu stosunku służbowego. Przewidziane rozwiązanie jest formą kompromisu pomiędzy memoriałową zasadą rozliczania kosztów w czasie i metodą kasową.

Wydatki z tytułów wymienionych w ustawach o podatku dochodowym od osób fizycznych i o podatku dochodowym od osób prawnych podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu za który są one należne, pod warunkiem że zostały faktycznie wypłacone lub postawione do dyspozycji osoby uprawnionej do ich otrzymania w terminach przewidzianych przepisami prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Stosownie do zapisów kodeksu pracy wypłata należności ze stosunku pracy musi zostać dokonana do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który należność przysługuje.

Pamiętać więc musimy, że koszty wynagrodzeń, zasiłków pieniężnych i składek na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracodawcę zaliczymy do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym są one należne, o ile faktycznie wypłacimy te należności. Wypłata ma nastąpić w terminach przewidzianych przepisami prawa.

Jeżeli ustaliliśmy z pracownikiem, że wynagrodzenie za dany miesiąc zostanie wypłacone do 10 dnia następnego miesiąca, zaliczymy je do kosztów uzyskania przychodów miesiąca za który wynagrodzenie jest należne, pod warunkiem, że faktycznie do 10 dnia miesiąca zapłacimy za pracę. 

Jeżeli jednak wynagrodzenie wypłacimy w terminie późniejszym, będziemy mogli poniesiony koszt wynagrodzenia zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w dacie jego faktycznej wypłaty lub w dacie faktycznego pozostawienia wynagrodzenia do dyspozycji pracownika. 

Opisane zasady dotyczą również składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Należności z tytułu składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który składki te są należne, pod warunkiem że zostały opłacone.

Jeżeli składki zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w miesiącu za który są należne – zaliczymy je do kosztów podatkowych w terminach wynikającym z odrębnych przepisów.
W przypadku gdy zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji w miesiącu następującym po miesiącu za które były należne, rozliczymy je w terminach wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony, ale nie później niż do 15 dnia miesiąca.

W przypadku wynagrodzenie, które powinno zostać wypłacone do 10 lutego, za miesiąc poprzedni, ale faktycznie zostało wypłacone 15 lutego, składki ZUS nie zostaną zaliczone w koszty stycznia, a dopiero w koszty marca, kiedy to faktycznie zostaną zapłacone. W przypadku uchybienia warunkom wypłaty w terminie składki zostaną zaliczone w koszty w dacie faktycznej zapłaty składek do ZUS.