REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zwrot wydatków pracownika w krajowej podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Nasiłowska
Ekspert podatkowy

REKLAMA

REKLAMA

Pracownikowi oddelegowanemu przez pracodawcę w podróż służbową przysługuje zwrot wydatków, które poniósł w czasie tej podróży. Obowiązek zwrotu wydatków spoczywa na pracodawcy. Koszty poniesione w związku z podróżą służbową pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli podróż służbowa była związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i została odbyta w celu uzyskania przychodów.

Pracodawca zwraca pracownikowi poniesione w związku z podróżą służbową koszty:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Koszty przejazdów

Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową może określić środek transportu do odbycia podróży (np. autobus, pociąg, samolot, samochód). Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu środka transportu, którym podróżuje pracownik. Jeżeli pracownikowi przysługuje ulga na dany środek transportu, pracownik otrzyma zwrot kwoty faktycznie wydatkowanej na zakup biletu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

W takiej samej wysokości pracodawca uwzględni wydatek na bilety w kosztach uzyskania przychodów. 

REKLAMA

Pracownik może udać się w podróż służbową również samochodem niebędącym własnością pracodawcy, o ile pracodawca wyrazi zgodę na taka formę transportu. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zmianami).

Koszty noclegów

Jeżeli pracownik chce otrzymać zwrot kosztów noclegu w kwocie faktycznie poniesionej powinien przedstawić pracodawcy rachunek. Właściwe udokumentowanie takiego wydatku jest ważne również dla pracodawcy, jeżeli chce uznać koszty podróży służbowej za koszt uzyskania przychodu. Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku dokumentującego koszt noclegu, otrzyma ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, ale tylko wtedy, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje pracownikowi:
- za czas przejazdu,
- jeżeli pracownikowi zapewniono nocleg bezpłatny,
- jeżeli pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20 % diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (niezależnie od rodzaju środków transportu).

Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (na przykład podróżuje własnym samochodem). Pracownik nie otrzyma ryczałtu również, gdy pracodawca zgodzi się zwrócić udokumentowane (bilety) koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wszelkie zwroty kosztów podróży poza kosztami ustalonymi w formie ryczałtu muszą być udokumentowane (faktury, rachunki, bilety).

Inne wydatki

Pracodawca zwróci pracownikowi i zaliczy do kosztów podatkowych inne wydatki poniesione w związku z podróżą służbową. Do takich kosztów zaliczymy opłaty za korzystanie z parkingów, opłaty za korzystanie z płatnych autostrad, bilety wstępu na wystawy, targi związane z podróżą służbową. Warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest ich udokumentowanie (posiadanie dowodów poniesienia wydatków) oraz istnienie związku z odbywaną podróżą służbową.

Dokumentowanie podróży i związanych z nią wydatków

Praktyką jest sporządzanie dla celów dowodowych tzw. „delegacji” pomimo braku ustawowego obowiązku jej sporządzania. Można w niej określić co najmniej osobę delegowaną, miejscowość docelową, datę, godzinę wyjazdu oraz powrotu, a także cel podróży. 

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty (faktury, rachunki, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają dokumentowania należności ustalane w formie ryczałtów.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy ominie Cię obowiązkowy KSeF w 2026 roku? Sprawdź, czy jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

REKLAMA

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA