REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zwrot wydatków pracownika w krajowej podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Nasiłowska
Ekspert podatkowy

REKLAMA

REKLAMA

Pracownikowi oddelegowanemu przez pracodawcę w podróż służbową przysługuje zwrot wydatków, które poniósł w czasie tej podróży. Obowiązek zwrotu wydatków spoczywa na pracodawcy. Koszty poniesione w związku z podróżą służbową pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli podróż służbowa była związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i została odbyta w celu uzyskania przychodów.

Pracodawca zwraca pracownikowi poniesione w związku z podróżą służbową koszty:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

REKLAMA

Autopromocja

Koszty przejazdów

Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową może określić środek transportu do odbycia podróży (np. autobus, pociąg, samolot, samochód). Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu środka transportu, którym podróżuje pracownik. Jeżeli pracownikowi przysługuje ulga na dany środek transportu, pracownik otrzyma zwrot kwoty faktycznie wydatkowanej na zakup biletu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

W takiej samej wysokości pracodawca uwzględni wydatek na bilety w kosztach uzyskania przychodów. 

REKLAMA

Pracownik może udać się w podróż służbową również samochodem niebędącym własnością pracodawcy, o ile pracodawca wyrazi zgodę na taka formę transportu. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zmianami).

Koszty noclegów

Jeżeli pracownik chce otrzymać zwrot kosztów noclegu w kwocie faktycznie poniesionej powinien przedstawić pracodawcy rachunek. Właściwe udokumentowanie takiego wydatku jest ważne również dla pracodawcy, jeżeli chce uznać koszty podróży służbowej za koszt uzyskania przychodu. Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku dokumentującego koszt noclegu, otrzyma ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, ale tylko wtedy, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje pracownikowi:
- za czas przejazdu,
- jeżeli pracownikowi zapewniono nocleg bezpłatny,
- jeżeli pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20 % diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (niezależnie od rodzaju środków transportu).

Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (na przykład podróżuje własnym samochodem). Pracownik nie otrzyma ryczałtu również, gdy pracodawca zgodzi się zwrócić udokumentowane (bilety) koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wszelkie zwroty kosztów podróży poza kosztami ustalonymi w formie ryczałtu muszą być udokumentowane (faktury, rachunki, bilety).

Inne wydatki

Pracodawca zwróci pracownikowi i zaliczy do kosztów podatkowych inne wydatki poniesione w związku z podróżą służbową. Do takich kosztów zaliczymy opłaty za korzystanie z parkingów, opłaty za korzystanie z płatnych autostrad, bilety wstępu na wystawy, targi związane z podróżą służbową. Warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest ich udokumentowanie (posiadanie dowodów poniesienia wydatków) oraz istnienie związku z odbywaną podróżą służbową.

Dokumentowanie podróży i związanych z nią wydatków

REKLAMA

Praktyką jest sporządzanie dla celów dowodowych tzw. „delegacji” pomimo braku ustawowego obowiązku jej sporządzania. Można w niej określić co najmniej osobę delegowaną, miejscowość docelową, datę, godzinę wyjazdu oraz powrotu, a także cel podróży. 

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty (faktury, rachunki, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają dokumentowania należności ustalane w formie ryczałtów.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

REKLAMA

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA