REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać diety pracownika w krajowej podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Nasiłowska
Ekspert podatkowy
Jak rozliczać diety pracownika w krajowej podróży służbowej
Jak rozliczać diety pracownika w krajowej podróży służbowej

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca wydając pracownikowi polecenie odbycia podróży służbowej ma obowiązek zwrotu wydatków, które pracownik poniósł w jej trakcie. Równocześnie koszty podróży służbowej pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, o ile podróż służbowa jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i została podjęta w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami). 

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Pracodawca może jednak ustalić własne zasady rozliczania delegacji służbowych. Jeśli zdecyduje się na takie rozwiązanie, powinien uregulować warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. 

Powinien jednak pamiętać, że swobodne określanie kwot z tytułu zwrotu wydatków ponoszonych w czasie podróży służbowej nie dotyczy minimalnej wysokości diet. Pracodawca nie może ustalić diety za dobę krajowej podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej w rozporządzeniu.

Dieta ma rekompensować wyższy koszt wyżywienia poza gospodarstwem domowym i stanowić pokrycie zwiększonych wydatków. Zgodnie z przepisami rozporządzenia dieta wynosi 23 zł za dobę podróży.

REKLAMA

Jak liczyć diety

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, a jej wysokość zależy od czasu trwania podróży służbowej.

Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje połowa diety (11,50 zł).

W przypadku podróży trwającej ponad 12 godzin, ale nie dłużej niż doba - przysługuje dieta w pełnej wysokości (23 zł).

Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Za niepełną, ale rozpoczętą dobę (do 8 godzin) - przysługuje połowa diety, a jeżeli niepełna, ale rozpoczęta doba trwa ponad 8 godzin – pracownikowi wypłacimy za ten dzień dietę w pełnej wysokości.

Czy możemy wypłacić pracownikowi diety w kwotach wyższych niż przewidziane w rozporządzeniu

Pracodawca może ustalić wyższe stawki diet dla pracowników z tytułu podróży, niż ustalone w rozporządzeniu. Kwoty wypłacone z tytułu diet zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w pełnej, podwyższonej stawce. Ważne jest jednak, że jeżeli pracodawca wypłaci pracownikowi dietę w kwotach wyższych niż określone w rozporządzeniu, kwota przekraczająca określone stawki będzie stanowić przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, a pracodawca będzie musiał pobrać zaliczkę na podatek oraz naliczyć składki ZUS.

Kiedy dieta nie przysługuje pracownikowi

Pracodawca nie wypłaci pracownikowi diety za czas podróży służbowej jeżeli:
- podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin,
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
- w czasie podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni pracownik przebywał w miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu i otrzymał zwrot kosztów przejazdu do tej miejscowości i z powrotem w dniu wolnym od pracy,
- pracownikowi zapewniono w czasie podróży służbowej bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Gdy mimo zapewnienia wyżywienia pracodawca dokona wypłaty diet, wówczas powinny zostać one opodatkowane, nie ma bowiem podstaw do przyznania tego typu świadczenia pracownikowi.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

REKLAMA