Czy pracodawcy mogą się posługiwać zbiorczym poleceniem wyjazdu?

Przykładem stanowiska fiskusa w tej sprawie jest interpretacja indywidualna z 20 grudnia 2010 r. (sygnatura IBPBI/2/423-1214/10/PC).

Pytanie zadała spółka, która świadczy usługi budowlano-montażowe.

W celu ograniczenia ilości dokumentów, usprawnienia pracy oraz zmniejszenia czasu związanego z wystawianiem odrębnych poleceń wyjazdów służbowych spółka miała zamiar wprowadzić druk zbiorczego polecenia wyjazdu służbowego dla zespołu oddelegowanych pracowników z wyszczególnieniem każdego z nich z imienia i nazwiska.

Polecamy:Czy wydatki pracowników poniesione w związku z podróżą służbową można zaliczyć do kosztów podatkowych

Rozliczenie kosztów podróży służbowej miało następować na jednym druku indywidualnie dla każdej z delegowanych osób, natomiast zbiorcze będą elementy wspólne i identyczne dla każdego z pracowników, tj.:
- czas pobytu służbowego,
- trasy dojazdu i powrotu,
- podpis zlecającego odbycie podróż służbową,
- podpis sprawdzającego dokument,
- podpis zatwierdzającego dokument.

Każdy z delegowanych pracowników zobowiązany byłby do umieszczania na dokumencie swojego podpisu jako przedkładającego, a w przypadku rozliczenia gotówkowego również jako kwitujący odbiór kwoty.

W sprawie tej zarówno podatnik i organ podatkowy odwołali się do ustawy o rachunkowości. Przepis art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, że, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Z kolei art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Polecamy:Jak rozliczyć i udokumentować delegacje pracowników w pkpir

Generalnie według przepisów ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, oraz wolne od błędów rachunkowych.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził w ww. interpretacji, że:
„Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych, choć niejednokrotnie niewystarczającym. Należy bowiem podkreślić, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony, ale wskazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów, a ponadto potwierdzić racjonalność poniesionych wydatków. (…) Kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów – jak wyjaśniono powyżej – normują odrębne przepisy. Zatem, jeżeli na gruncie przepisów ustawy o rachunkowości nie będącej przedmiotem niniejszej interpretacji, zbiorcze polecenia wyjazdu służbowego, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, to taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.”