Jak rozliczyć i udokumentować delegacje pracowników w pkpir

Ustawa o PIT, nie zawiera zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety bądź z innego tytułu, w związku z odbywaniem podróży służbowych pracowników.

Ograniczenie zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT dotyczy natomiast diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

Przepis ten stanowi, że nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Więc niezależnie od tego czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, tj. przepisów prawa pracy – dietą lub inną należnością, wypłacaną w związku podróżami służbowymi pracowników, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Jeżeli oczywiście spełniają przesłanki z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Prawidłowo udokumentowane wydatki na zwrot kosztów związanych z wyjazdami służbowymi zleceniobiorców wynikające z zawartych w formie pisemnej umów zlecenia, osobom nie będącym pracownikami można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów z działalności. Jednak podatnik powinien móc wykazać, iż pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przez niego przychodami z działalności gospodarczej.

Polecamy: Limity ulg i odliczeń w PIT

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) określa sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W § 14 tego rozporządzenia zawarte zostały wymogi, jakie dane powinny zawierać dowody księgowe dotyczące podróży służbowej pracowników, osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

Zgodnie z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:
a) przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a
b) w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Polecamy: serwis VAT

Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (§ 14 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Dowody wewnętrzne – w myśl § 14 ust. 3 ww. rozporządzenia – dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:
- imię i nazwisko,
- cel podróży,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
- stawkę i wartość przysługujących diet.

Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio (§ 14 ust. 5 rozporządzenia). Ustęp 4 stanowi natomiast, iż zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 4, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu.
Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej.

Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.