Jak rozliczyć zakup towarów handlowych w księdze przychodów i rozchodów

Podatnicy miewają problemy z datą ujęcia kosztu w pkpir w sytuacji, gdy faktura za towar zostanie wystawiona wcześniej niż dotrze do nich towar.

Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Definicja momentu poniesienia kosztu zawarta w ww. przepisie dotyczy wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów niezależnie od przyjętej metody ewidencjonowanych zdarzeń gospodarczych.

Zasadniczym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji jest faktura zakupu. Zatem, podstawą wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest w pierwszym rzędzie faktura uzyskana od dostawcy.

Polecamy: serwis Koszty

Wymogi prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Z przepisów zawartych w § 17 ust. 1 ww. rozporządzenia wynika, iż zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Jednak w sytuacji kiedy faktura dokumentująca nabycie towaru handlowego została wystawiona przed dostawą towaru (np. w miesiącu poprzedzającym dostawę), to w kolumnie 2 podatkowej księgi przychodów i rozchodów „Data zdarzenia gospodarczego” należy wpisać datę wystawienia faktury. Data wystawienia faktury jest datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu.

Polecamy: serwis Urząd skarbowy

Należy jednocześnie zauważyć, że stosownie do § 28 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika.

Dlatego też dla podatników prowadzących pkpir, dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu artykułami przemysłowymi i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Towar sprowadza z Chin. W styczniu 2010 roku otrzymał dostawę towaru zamówionego w październiku 2009 r. Odprawa celna odbyła się w dniu 20 stycznia 2010 r. w Hamburgu, natomiast faktura za towar (wystawiona przez dostawcę z Chin) ma datę wystawienia 23 października 2009 r. Do magazynu towar dojechał w 21 stycznia 2010 roku.

Podatnik nie wiedział pod jaką datą dostawa towaru powinna zostać zaksięgowana w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jeśli faktura została wystawiona znacznie wcześniej niż nastąpiło taktyczne otrzymanie towaru.

Zdaniem podatnika dostawa ta powinna być zaksięgowana z datą 21 stycznia 2010 roku (pojawienie się towaru w magazynie podatnika – zgodnie z ) i stanowić koszt uzyskania przychodu roku 2010.

Jednak Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (do którego podatnik zwrócił się z wnioskiem o interpretację podatkową) 5 maja 2010 r. (interpretacja nr IPPB1/415-244/10-2/AM) uznał, że datą poniesienia kosztu jest data wystawienia faktury – czyli 23 października 2009 r.. I to z tą datą podatnik powinien dokonać stosownego zapisu w pkpir.