PKPiR 2026: 15 ważnych zmian i nowe rozporządzenie. Dodatkowe kolumny do KSeF, dowody księgowe, terminy wpisów i inne nowości

• Zmiany w pkpir od 1 stycznia 2026 r. Dlaczego konieczne jest nowe rozporządzenie?
• Elektroniczna forma pkpir od 2026 roku
• Jakie zmiany przyniesie nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir?
• Termin wejścia w życie nowego rozporządzenia i przepisy przejściowe

Zmiany w pkpir od 1 stycznia 2026 r. Dlaczego konieczne jest nowe rozporządzenie?

Warto przypomnieć, że obecnie obowiązuje w tej materii rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544 – ostatnia zmiana: Dz.U. 2024 poz. 1744).
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu omawianego projektu, konieczność wydania nowego rozporządzenia wynika z następujących powodów.

Pierwszym jest zmieniona treść art. 24a ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), który to przepis od 1 stycznia 2026 r. będzie stanowił, że minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać podatkowa księga przychodów i rozchodów, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, w celu umożliwienia wykorzystania tej księgi jako dowodu pozwalającego na określenie zobowiązań podatkowych w prawidłowej wysokości.

Zmiana ta wynika z art. 1 pkt 39 lit. c) ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2105; ost. zm.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1593).

A na podstawie § 32 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (Dz. U. z 2016 r. poz. 283), jeżeli zmienia się treść przepisu upoważniającego do wydania aktu wykonawczego w ten sposób, że zmienia się rodzaj aktu wykonawczego, zakres spraw przekazanych do uregulowania aktem wykonawczym lub wytyczne dotyczące treści tego aktu, przyjmuje się, że akt wykonawczy wydany na podstawie tego przepisu upoważniającego traci moc obowiązującą z dniem wejścia w życie przepisu zmieniającego treść przepisu upoważniającego.

Elektroniczna forma pkpir od 2026 roku

Ponadto ww. nowelizacja ustawy o PIT z 29 października 2021 r. nakłada od 1 stycznia 2026r. obowiązek prowadzenia w postaci elektronicznej oraz przesyłania do właściwego naczelnika urzędu skarbowego ksiąg podatkowych, prowadzonych na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. 

Zgodnie z nowymi przepisami art. 24a ust. 1e i 1f ustawy o PIT:
1e. Podmioty, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 pkt 2 oraz art. 15 ust. 2, prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 45 ust. 1, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej.

1f. W przypadku spółki niebędącej osobą prawną księga, księgi rachunkowe lub ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są przesyłane naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku prowadzenia działalności w więcej niż jednym miejscu – naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca siedziby. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie właściwości naczelnika urzędu skarbowego na podstawie zdania pierwszego, właściwość tę ustala się według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników.

Warto przypomnieć, że obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów mają na podstawie art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, wykonujące działalność gospodarczą :
- osoby fizyczne,
- przedsiębiorstwa w spadku,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki cywilne osób fizycznych
- przedsiębiorstwa w spadku,
- spółki jawne osób fizycznych oraz
- spółki partnerskie.
Te wszystkie podmioty będą zatem musiały od 1 stycznia 2026 r. prowadzić pkpir w formie elektronicznej. O ile oczywiście nie prowadzą ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o rachunkowości (tzw. pełna księgowość).

Ponadto na podstawie art. 24a ust. 2 ustawy o PIT 2, obowiązek prowadzenia pkpir dotyczy także:
1) osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów;
2) osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg;
3) duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Przy czym z tych trzech kategorii osób tylko prowadzący działy specjalne produkcji rolnej będą musieli stosować pkpir w formie elektronicznej od przyszłego roku.

Polecamy: Podatki 2025 (komplet) 

Polecamy: Instrukcje księgowego. 100 praktycznych procedur z bazą narzędzi online

Polecamy: PKPiR 2025

Jakie zmiany przyniesie nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir?

Ministerstwo Finansów przygotowało zestawienie 15 różnic między starym a nowym rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Omawiany projekt przewiduje następujące nowości od 1 stycznia 2026 r.

1. Podstawowym sposobem prowadzenia pkpir będzie od początku 2026 r. prowadzenie jej przy użyciu programów komputerowych. Jednakże, jak wskazano w § 3 ust. 3 nowego rozporządzenia, pkpir może być prowadzona bez ich użycia, jeżeli odrębne przepisy wyłączają lub zwalniają z takiego obowiązku. Zgodnie z nowymi przepisami ten nowy obowiązek nie został nałożony na podmioty, o których mowa w art. 24a ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy PIT, tj. osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia zawartych na podstawie odrębnych przepisów oraz duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego. Co więcej, na podstawie obowiązującego od dnia 1 stycznia 2026 r. przepisu art. 24a ust. 8 ustawy o PIT, minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, grupy podmiotów zwolnionych z obowiązku prowadzenia ksiąg podatkowych w postaci elektronicznej lub zwolnionych z obowiązku ich przesyłania.

2. Brak preferencji w postaci możliwości prowadzenia uproszczonej księgi przez rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, osiągających do 10.000 zł przychodu w roku podatkowym. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że taka preferencja nie wchodzi w zakres spraw przekazanych do uregulowania nowym upoważnieniem określonym w art. 24a ust. 7 ustawy PIT (ust. 2 w § 2 starego rozporządzenia oraz załącznik nr 2 starego rozporządzenia).

3. Z przepisu zawierającego definicje używanych w rozporządzeniu pojęć usunięto pojęcia, które są zdefiniowane na gruncie ustawy PIT, takie jak: przychód, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne. Zmieniono również definicję biura rachunkowego (§ 2 pkt 5 nowego rozporządzenia). Ponadto w pkt 6 oraz pkt 7 dodano odpowiednio definicję ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku od towarów i usług. 

4. Brak preferencji w postaci możliwości zwolnienia niektórych podatników, gdy jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, ze stosowania przepisów rozporządzenia w określonym zakresie. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że zwolnienie to było przyznawane przez naczelnika urzędu skarbowego, na wniosek podatnika. Preferencja taka nie wchodzi w zakres spraw przekazanych do uregulowania nowym upoważnieniem określonym w art. 24a ust. 7 ustawy PIT (§ 4 starego rozporządzenia). Jednocześnie przepis przejściowy utrzymuje w mocy przyznane zwolnienia (§ 25 nowego rozporządzenia). 

5. Brak regulacji dotyczących wykorzystywania ewidencji sprzedaży prowadzonej dla potrzeb księgi, przez podatników korzystających ze zwolnienia od podatku VAT, nieprowadzących ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług3 (§ 7 ust. 4 starego rozporządzenia). Rozwiązanie to wykracza poza zakres spraw regulowanych niniejszym rozporządzeniem. Nie zmienia to faktu, że dla potrzeb podatku od towarów i usług zgodnie z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić 3(Dz. U. z 2024 r. poz. 361, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”. 2 ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

6. Brak regulacji dotyczących miejsca przechowywania księgi oraz dowodów księgowych. Dotychczas obowiązujące rozporządzenie wskazuje wprost, iż księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro (§ 8 ust. 2 starego rozporządzenia). Obowiązek przechowywania ksiąg oraz dowodów księgowych wynika bowiem z art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

7. Brak obowiązku posiadania przez przedsiębiorstwa wielozakładowe ksiąg w ramach każdego zakładu oraz obowiązku sporządzania dowodów przesunięć (ust. 3–5 w § 8 starego rozporządzenia).

8. Wyłączenie z katalogu dowodów księgowych dziennych zestawień dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzanych do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem. Podatnik będzie dokonywał zapisów bezpośrednio w księdze, prowadzonej co do zasady w postaci elektronicznej, na podstawie poszczególnych faktur. Podatnik nie będzie już wykazywał tych faktur w odrębnym zestawieniu, a bezpośrednio w księdze, zamiast zbiorczej kwoty (pkt 1 w § 12 starego rozporządzenia oraz ust. 3 i 4 w § 18 starego rozporządzenia). Podstawę zapisów w księdze nie będzie stanowiło również zestawienie sprzedaży sporządzane na podstawie ewidencji sprzedaży VAT, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT (§ 20 starego rozporządzenia).  Zmiana ta podyktowana jest także efektywnością wykorzystania struktur JPK_PKPiR. W przypadku dokonywania zapisów w księdze na podstawie zestawień faktur (zestawień sprzedaży), poszczególne faktury nie byłyby w niej ujęte, co uniemożliwiłoby analizę poszczególnych dokumentów w ramach struktur JPK. 

9. Wyłączenie możliwości dokumentowania paragonami bez NIP określonych zakupów w jednostkach handlu detalicznego, np. materiałów, środków czystości (§ 13 ust. 4 starego rozporządzenia) oraz możliwości dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych (§ 13 ust. 2 pkt 4 starego rozporządzenia). Zakupy takie podatnicy mogą dokumentować fakturą uproszczoną (paragonem z NIP). Bez zmian pozostanie natomiast sposób dokumentowania wydatków poniesionych na zakup paliw oraz olejów za granicą; nadal będą mogły być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Co istotne wyłącznie paragonami lub dowodami kasowymi w formie papierowej. Podkreślić bowiem należy, że tego rodzaju dokumenty stanowią wyjątek na udokumentowanie wydatku, pomimo że nie zawierają danych przedsiębiorcy.    

10. Ujednolicenie terminów dokonywania wpisów do księgi (zarówno od strony kosztowej, jak i przychodowej). Niezależnie od tego, czy księga będzie prowadzona przez biuro rachunkowe, czy samodzielnie przez podatnika, wpisy będą dokonywane, co do zasady, najpóźniej do dnia 20. każdego miesiąca, następującego po miesiącu dokonania wydatków bądź uzyskania przychodu (§ 11 oraz § 14 nowego rozporządzenia).

11. Brak obowiązku podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis. Spis będzie podpisywany jedynie przez właściciela zakładu (wspólników). Ponadto do księgi wpisywana będzie wyłącznie wartość spisu (§ 25 i § 26 starego rozporządzenia).

12. Brak regulacji określających warunki, jakim odpowiadać powinna księga prowadzona w postaci elektronicznej, aby mogła być uznana za prawidłową (§ 28 starego rozporządzenia). 

13. Modyfikacja regulacji dotyczących faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nowe rozporządzenie zachowuje normę stanowiącą, że podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży, uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie przewiduje natomiast regulacji związanych z przechowywaniem paragonu i faktury w takiej sytuacji, gdyż są one ujęte w przepisach dotyczących VAT (§ 19 ust. 3 starego rozporządzenia i § 12 ust 3 nowego rozporządzenia).

14. Modyfikacja sposobu korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach. Dotychczas podatnik był obowiązany do opisywania tego rodzaju korekt na odwrocie raportu fiskalnego. Zgodnie z nowymi regulacjami korekty takiej dokona na podstawie dowodu wewnętrznego (§ 19 ust. 4 starego rozporządzenia i § 12 ust. 4 i 5 nowego rozporządzenia).

15. Wzór księgi został uzupełniony o dodatkowe kolumny (zmiany w załączniku do rozporządzenia).
W dodanej kolumnie nr 3 podatnik będzie wpisywał nr identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z kolei w dodanej kolumnie nr 5 – identyfikator podatkowy kontrahenta. Przy podawaniu danych kontrahenta wystarczające będzie wpisanie jego NIP. Oczywiście obowiązek identyfikacji kontrahenta nie obejmuje zapisów dotyczących przychodów dokonywanych na podstawie dowodów wewnętrznych i raportów fiskalnych. 

Termin wejścia w życie nowego rozporządzenia i przepisy przejściowe

Jak już wyżej wspomniano, nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Nowe rozporządzenie ma zawierać także następujące przepisy przejściowe:
§ 24. Do wniosków, o których mowa w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544 oraz z 2024 r. poz. 1744), złożonych do dnia 31 grudnia 2025 r. stosuje się przepisy dotychczasowe.
§ 25. Zwolnienia przyznane na podstawie § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zachowują moc przez okres, na jaki zostały przyznane.

Przypomnijmy, że na podstawie § 4. obecnego rozporządzenia (z 23 grudnia 2019 r.) w sprawie prowadzenia pkpir, przepisów tego rozporządzenia nie stosuje się w zakresie, w jakim jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, w tym związanymi z rodzajem i rozmiarem wykonywanej przez podatnika działalności oraz wiekiem i stanem jego zdrowia, jeżeli naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, na wniosek podatnika, uzna, że niestosowanie przez podatnika przepisów rozporządzenia w określonym zakresie jest uzasadnione szczególnymi okolicznościami. Wniosek taki podatnik musi złożyć co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego przepisy rozporządzenia miałyby nie być stosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Źródło: Projekt (z 19 marca 2025 r.) rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.