REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rewolucja coraz bliżej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rewolucja coraz bliżej
Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rewolucja coraz bliżej
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

KSeF. Od lutego 2026 do stycznia 2027 roku większość firm działających w Polsce zostanie objęta obowiązkiem e-fakturowania. Proces ten wciąż budzi wiele pytań – awaryjność systemu, sprawność przesyłania danych, ich ochrona, a także niejasności w nowych regulacjach wywołują obawy co do wpływu wdrożenia e-fakturowania na funkcjonowanie sprzedaży i raportowania w firmach.

E-fakturowanie w Europie

W sformułowaniu odpowiedzi na pytania o realne zagrożenia i korzyści płynące z wprowadzenia obowiązku e-fakturowania pomóc mogą doświadczenia innych państw. Zważywszy na pionierski charakter tego mechanizmu, nie zgromadzono ich jednak w Europie zbyt wiele. Zgodę instytucji unijnych na prowadzenie obowiązkowego e-fakturowania uzyskało dotychczas sześć państw: Włochy (2018 r.), Polska i Francja (2022 r.), Niemcy i Rumunia (2023 r.) oraz Grecja (marzec 2025 r.). Z udzielonej zgody skorzystały jak dotąd dwa kraje: Włochy, gdzie obowiązek e-fakturowania wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2019 r., oraz Rumunia, w której obligatoryjny system funkcjonować zaczął z początkiem 2024 r. Przykład Włoch, mających ponad sześć lat doświadczeń w stosowaniu nowych regulacji, wydaje się szczególnie cenny z punktu widzenia Polski. Tym bardziej że włoskie rozwiązanie, polegające na przesyłaniu faktur pomiędzy przedsiębiorcami za pośrednictwem krajowej platformy, stanowiło inspirację dla polskiego modelu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Wdrożenie e-faktury we Włoszech

W 2016 r., tj. w dwa lata po ogłoszeniu decyzji o rozpoczęciu prac nad e-fakturowaniem, podatnikom udostępnione zostało środowisko testowe. Z początkiem 2019 r. w obowiązkowy system włączono pierwsze 2,8 mln podatników, tj. ok. 44 proc. włoskich przedsiębiorców. Podmioty o rocznych przychodach przekraczających 25 tys. euro objęte zostały obowiązkiem w połowie 2022 r., zaś pozostali podatnicy z dniem 1 stycznia 2024 r. Liczba faktur przesyłanych za pośrednictwem krajowej platformy wzrosła w tym okresie z 2,1 mld w 2019 r. do 2,4 mld w 2023 r. Natomiast liczba faktur, które pomimo prawidłowego przesłania, z przyczyn technicznych nie zostały zarejestrowane w systemie, wyniosła w pierwszym roku wdrożenia ok. 1,6 proc. Liczba „odrzuceń”, pomimo usprawnień systemu, pozostaje na stałym poziomie.

Efektywność przewyższająca 98 proc. oznacza, że co roku, z przyczyn technicznych we Włoszech ginie ponad 33 mln faktur. Nie wiąże się to jednak ze znacznymi utrudnieniami dla biznesu. Integracja systemów podatkowo-księgowych firm z prowadzonym przez administrację rejestrem pozwala na automatyczną identyfikację tych odrzuceń i ponowne przesyłanie brakujących faktur do systemu. Według badań naukowców z Politechniki w Mediolanie, wdrożenie e-fakturowania stanowiło dla wielu przedsiębiorców impuls do dokonania transformacji w kierunku większej efektywności procesów, w tym do odejścia od modelu opartego na rozproszonych, niepołączonych systemach IT. Na będące wynikiem e-fakturowania korzyści w postaci oszczędności czasu i kosztów oraz optymalizacji procesów w przedsiębiorstwie wskazuje ok. 53 proc. włoskich firm. Jako przyczynę sprawnego wdrożenia reformy włoscy naukowcy wskazują przeprowadzenie efektywnego pilotażu, rozłożenie jej realizacji na wiele lat oraz stały kontakt z podatnikami poprzez działające permanentnie forum.

Pilotaż nie przygotował firm do KSeF

Inaczej niż we Włoszech, w toku trwającego od początku 2022 r. pilotażu, do 5 marca 2025 r. z fakultatywnego Krajowego Systemu e-Faktur skorzystało niewiele ponad 5 tys. podatników VAT, czyli ok. 3 promile uprawnionych podmiotów. W efekcie pilotaż nie przygotował firm do obowiązkowego e-fakturowania ani nie stanowił dla administracji realnego testu wydajności i bezpieczeństwa wdrażanego systemu.

REKLAMA

Pozytywnie jednak należy ocenić fakt, że ramy prawne obowiązkowego KSeF tworzone są w bliskiej współpracy z przedsiębiorcami. Tylko w cyklu spotkań „Konsultujemy KSeF”, udział wzięło ponad 10 tys. przedstawicieli biznesu oraz branży doradczej. Wskazane konsultacje miały niestety charakter doraźny. Inaczej niż we Włoszech, nie powołano w Polsce forum, które stanowiłoby stałe miejsce dialogu na temat KSeF z udziałem administracji i podatników, przyczyniając się do szybkiego przepływu informacji oraz sprawnego reagowania na ewentualne trudności. Jest to o tyle zaskakujące, że tego rodzaju forma cyklicznej współpracy z biznesem funkcjonuje już w Polsce z powodzeniem, czego przykład stanowi działające od siedmiu lat Forum Cen Transferowych. Ujęcie dialogu z biznesem w ramy organizacyjne byłoby także impulsem dla ustrukturyzowania procesu konsultacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Brak ustalonego harmonogramu prac doprowadził do sytuacji, w której mimo że od zaprezentowania podatnikom pierwszego projektu regulacji KSeF minęło już ponad dwa i pół roku, ostateczna treść przepisów, które mają być stosowane w pierwszym kwartale 2026 r. nie jest jeszcze znana. Wdrożenie KSeF zostało zaplanowane na okres pomiędzy lutym 2026 r. a styczniem 2027 r. Analogiczny proces trwał we Włoszech nie 11 miesięcy, a pięć lat, poczynając od stycznia 2019 r., a kończąc na styczniu 2024 r. Zestawienie ambitnego terminarza wdrożenia e-fakturowania z umiarkowanym sukcesem pilotażu, trwającymi pracami nad określeniem ram prawnych reformy oraz brakiem stałych kanałów dialogu pomiędzy biznesem a resortem finansów pozwala stwierdzić, że Polska w ograniczonym stopniu skorzystała z włoskiej recepty na sukces. Czy to, co zrobiono, wystarczy, aby zapewnić sprawny przebieg czekającej podatników rewolucji w fakturowaniu? Czas pokaże.

Temat KSeF był poruszany podczas Kongresu Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan.

Jan Sarnowski (LL.M. Köln), doradca podatkowy, pracownik naukowy Zakładu Podatków w Instytucie Finansów SGH. Członek Grupy Ekspertów VAT Komisji Europejskiej. Ekspert w zakresie prawno-podatkowej obsługi procesów inwestycyjnych i transakcji transgranicznych. W latach 2019-2022 był wiceministrem finansów odpowiedzialnym za legislację podatkową w Polsce, za wdrożenie ulg podatkowych dla MŚP, przemysłu wytwórczego i nowych technologii. W latach 2022-2023 był członkiem zarządu i dyrektorem finansowy KUKE SA. Od 2024 r. jest szefem działu podatkowego w B2R Law.

Źródło informacji: SGH

Polecamy: KOMPLET PODATKI 2025

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: PAP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA