REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rewolucja coraz bliżej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rewolucja coraz bliżej
Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rewolucja coraz bliżej
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

KSeF. Od lutego 2026 do stycznia 2027 roku większość firm działających w Polsce zostanie objęta obowiązkiem e-fakturowania. Proces ten wciąż budzi wiele pytań – awaryjność systemu, sprawność przesyłania danych, ich ochrona, a także niejasności w nowych regulacjach wywołują obawy co do wpływu wdrożenia e-fakturowania na funkcjonowanie sprzedaży i raportowania w firmach.

E-fakturowanie w Europie

W sformułowaniu odpowiedzi na pytania o realne zagrożenia i korzyści płynące z wprowadzenia obowiązku e-fakturowania pomóc mogą doświadczenia innych państw. Zważywszy na pionierski charakter tego mechanizmu, nie zgromadzono ich jednak w Europie zbyt wiele. Zgodę instytucji unijnych na prowadzenie obowiązkowego e-fakturowania uzyskało dotychczas sześć państw: Włochy (2018 r.), Polska i Francja (2022 r.), Niemcy i Rumunia (2023 r.) oraz Grecja (marzec 2025 r.). Z udzielonej zgody skorzystały jak dotąd dwa kraje: Włochy, gdzie obowiązek e-fakturowania wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2019 r., oraz Rumunia, w której obligatoryjny system funkcjonować zaczął z początkiem 2024 r. Przykład Włoch, mających ponad sześć lat doświadczeń w stosowaniu nowych regulacji, wydaje się szczególnie cenny z punktu widzenia Polski. Tym bardziej że włoskie rozwiązanie, polegające na przesyłaniu faktur pomiędzy przedsiębiorcami za pośrednictwem krajowej platformy, stanowiło inspirację dla polskiego modelu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

REKLAMA

Wdrożenie e-faktury we Włoszech

W 2016 r., tj. w dwa lata po ogłoszeniu decyzji o rozpoczęciu prac nad e-fakturowaniem, podatnikom udostępnione zostało środowisko testowe. Z początkiem 2019 r. w obowiązkowy system włączono pierwsze 2,8 mln podatników, tj. ok. 44 proc. włoskich przedsiębiorców. Podmioty o rocznych przychodach przekraczających 25 tys. euro objęte zostały obowiązkiem w połowie 2022 r., zaś pozostali podatnicy z dniem 1 stycznia 2024 r. Liczba faktur przesyłanych za pośrednictwem krajowej platformy wzrosła w tym okresie z 2,1 mld w 2019 r. do 2,4 mld w 2023 r. Natomiast liczba faktur, które pomimo prawidłowego przesłania, z przyczyn technicznych nie zostały zarejestrowane w systemie, wyniosła w pierwszym roku wdrożenia ok. 1,6 proc. Liczba „odrzuceń”, pomimo usprawnień systemu, pozostaje na stałym poziomie.

Efektywność przewyższająca 98 proc. oznacza, że co roku, z przyczyn technicznych we Włoszech ginie ponad 33 mln faktur. Nie wiąże się to jednak ze znacznymi utrudnieniami dla biznesu. Integracja systemów podatkowo-księgowych firm z prowadzonym przez administrację rejestrem pozwala na automatyczną identyfikację tych odrzuceń i ponowne przesyłanie brakujących faktur do systemu. Według badań naukowców z Politechniki w Mediolanie, wdrożenie e-fakturowania stanowiło dla wielu przedsiębiorców impuls do dokonania transformacji w kierunku większej efektywności procesów, w tym do odejścia od modelu opartego na rozproszonych, niepołączonych systemach IT. Na będące wynikiem e-fakturowania korzyści w postaci oszczędności czasu i kosztów oraz optymalizacji procesów w przedsiębiorstwie wskazuje ok. 53 proc. włoskich firm. Jako przyczynę sprawnego wdrożenia reformy włoscy naukowcy wskazują przeprowadzenie efektywnego pilotażu, rozłożenie jej realizacji na wiele lat oraz stały kontakt z podatnikami poprzez działające permanentnie forum.

Pilotaż nie przygotował firm do KSeF

Inaczej niż we Włoszech, w toku trwającego od początku 2022 r. pilotażu, do 5 marca 2025 r. z fakultatywnego Krajowego Systemu e-Faktur skorzystało niewiele ponad 5 tys. podatników VAT, czyli ok. 3 promile uprawnionych podmiotów. W efekcie pilotaż nie przygotował firm do obowiązkowego e-fakturowania ani nie stanowił dla administracji realnego testu wydajności i bezpieczeństwa wdrażanego systemu.

REKLAMA

Pozytywnie jednak należy ocenić fakt, że ramy prawne obowiązkowego KSeF tworzone są w bliskiej współpracy z przedsiębiorcami. Tylko w cyklu spotkań „Konsultujemy KSeF”, udział wzięło ponad 10 tys. przedstawicieli biznesu oraz branży doradczej. Wskazane konsultacje miały niestety charakter doraźny. Inaczej niż we Włoszech, nie powołano w Polsce forum, które stanowiłoby stałe miejsce dialogu na temat KSeF z udziałem administracji i podatników, przyczyniając się do szybkiego przepływu informacji oraz sprawnego reagowania na ewentualne trudności. Jest to o tyle zaskakujące, że tego rodzaju forma cyklicznej współpracy z biznesem funkcjonuje już w Polsce z powodzeniem, czego przykład stanowi działające od siedmiu lat Forum Cen Transferowych. Ujęcie dialogu z biznesem w ramy organizacyjne byłoby także impulsem dla ustrukturyzowania procesu konsultacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Brak ustalonego harmonogramu prac doprowadził do sytuacji, w której mimo że od zaprezentowania podatnikom pierwszego projektu regulacji KSeF minęło już ponad dwa i pół roku, ostateczna treść przepisów, które mają być stosowane w pierwszym kwartale 2026 r. nie jest jeszcze znana. Wdrożenie KSeF zostało zaplanowane na okres pomiędzy lutym 2026 r. a styczniem 2027 r. Analogiczny proces trwał we Włoszech nie 11 miesięcy, a pięć lat, poczynając od stycznia 2019 r., a kończąc na styczniu 2024 r. Zestawienie ambitnego terminarza wdrożenia e-fakturowania z umiarkowanym sukcesem pilotażu, trwającymi pracami nad określeniem ram prawnych reformy oraz brakiem stałych kanałów dialogu pomiędzy biznesem a resortem finansów pozwala stwierdzić, że Polska w ograniczonym stopniu skorzystała z włoskiej recepty na sukces. Czy to, co zrobiono, wystarczy, aby zapewnić sprawny przebieg czekającej podatników rewolucji w fakturowaniu? Czas pokaże.

Temat KSeF był poruszany podczas Kongresu Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan.

Jan Sarnowski (LL.M. Köln), doradca podatkowy, pracownik naukowy Zakładu Podatków w Instytucie Finansów SGH. Członek Grupy Ekspertów VAT Komisji Europejskiej. Ekspert w zakresie prawno-podatkowej obsługi procesów inwestycyjnych i transakcji transgranicznych. W latach 2019-2022 był wiceministrem finansów odpowiedzialnym za legislację podatkową w Polsce, za wdrożenie ulg podatkowych dla MŚP, przemysłu wytwórczego i nowych technologii. W latach 2022-2023 był członkiem zarządu i dyrektorem finansowy KUKE SA. Od 2024 r. jest szefem działu podatkowego w B2R Law.

Źródło informacji: SGH

Polecamy: KOMPLET PODATKI 2025

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: PAP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury w zamówieniach publicznych – integracja PEF z KSeF od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

REKLAMA

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF. Nowy obowiązek dla firm sektora MŚP

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. Podczas gdy uwaga przedsiębiorców skupia się dziś na KSeF, równie istotna zmiana dotknie ich jeszcze wcześniej. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie KPiR możliwe będzie wyłącznie w formie cyfrowej. MF przekonuje, że to krok w stronę uproszczenia, automatyzacji oraz zwiększenia transparentności biznesu. Dla sektora MŚP oznacza on również nowe formalności, konieczność inwestycji w systemy IT oraz kary za nieterminowe raporty.

REKLAMA

Samochód w JDG – zakup, leasing, VAT, koszty (100%, 75%, czy 50%), sprzedaż. To przedsiębiorca musi wiedzieć koniecznie

Mobilność to często klucz do efektywnego działania przedsiębiorcy, zwłaszcza w usługach, handlu czy transporcie. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogą skorzystać z licznych udogodnień podatkowych, które umożliwiają nie tylko częściowe odliczenie kosztów zakupu pojazdu, ale także rozliczanie wydatków związanych z jego użytkowaniem i eksploatacją. Bierzemy pod lupę najpopularniejsze ulgi i odliczenia samochodowe przysługujące od momentu zakupu, poprzez jego użytkowanie aż po sprzedaż.

KSeF zmienia zasady gry. Jak biura rachunkowe mogą zabezpieczyć siebie i klientów?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zautomatyzuje obieg dokumentów, ale jednocześnie zrodzi fundamentalne pytanie o odpowiedzialność za kwalifikację kosztów. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy, jednak w praktyce to biura rachunkowe znajdą się na pierwszej linii jeśli idzie o nowe wyzwanie. Niewdrożenie odpowiednich procedur może prowadzić do chaosu komunikacyjnego, sporów z klientami, a nawet do procesów sądowych.

REKLAMA