REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy przedstawicielom handlowym przysługują diety z tytułu odbywania podróży służbowej

Joanna Krawczyk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów dla hurtowni. Firma zatrudnia na umowy o pracę kierowców i przedstawicieli handlowych. W każdy poniedziałek wyjeżdżają oni na kilkudniowe (często do piątku włącznie) delegacje. Celem wyjazdów jest sprzedaż obwoźna towarów, jak również dowóz do kontrahentów wcześniej zamówionych towarów oraz zakup nowych. Wyjazdy są zaniechane praktycznie tylko na czas urlopów. Czy w takiej sytuacji pracownikom przysługuje dieta? Jak należy postąpić, gdy w podróż udaje się właściciel lub jego małżonek?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Przyznanie diet pracownikom, przedsiębiorcy lub osobom współpracującym z nim zależy od tego, czy możemy mówić o odbywaniu przez nich podróży służbowej. W przypadku pracowników rozstrzygające będzie ustalenie stałego miejsca pracy oraz zadań służbowych. W przypadku przedsiębiorcy (lub osoby z nim współpracującej) należy ustalić miejsce wykonywania działalności gospodarczej oraz cel wyjazdu. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Celem diety jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w związku z odbyciem podróży służbowej na terenie kraju. Aby jednak przyznać dietę, należy przeanalizować, czy w danym przypadku mamy w ogóle do czynienia z odbyciem podróży służbowej.

Niestety, w przepisach podatkowych nie znajdziemy definicji podróży służbowej. O tym, czym jest podróż służbowa, decydują przepisy prawa pracy. Na ich podstawie podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

WAŻNE!

Podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Przykładową sytuację, w której pracownik odbywa podróż służbową, obrazujemy schematem I.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pracodawca w umowie o pracę określa stałe miejsce pracy. Od precyzyjności tego zapisu zależy, czy w konkretnej sytuacji jest wykonywana podróż służbowa, czy też nie. Odnosząc się do opisanego w pytaniu przypadku, jeżeli stałym miejscem pracy kierowców i przedstawicieli handlowych jest np. siedziba pracodawcy lub większy obszar (np. granice powiatu, regionu itp.), to każdorazowy wyjazd w celu wykonania wyodrębnionego zadania poza to miejsce (obszar) będzie podróżą służbową. Natomiast w przypadku gdy zadanie polegające na realizacji wcześniej złożonych przez klientów zamówień odbywa się w granicach obszaru (powiatu, regionu), który w umowie jest określony jako stałe miejsce pracy, to nie będzie to podróż służbowa. Dodatkowym argumentem przemawiającym za tym, że nie można mówić o odbywaniu podróży służbowych, będzie wykonywanie przez pracowników zadania mieszczącego się w stałym, powtarzalnym zakresie ich obowiązków służbowych.

Pierwszą czynnością, którą pracodawca powinien wykonać, jest przeanalizowanie treści zawartych z pracownikami umów o pracę. W umowach tych ujęte jest bowiem miejsce i rodzaj pracy. Jeśli okaże się, że w konkretnym przypadku można mówić o tym, że pracownik odbywa podróż służbową, przyznane mu diety będą dla tego pracownika stanowiły przychód zwolniony od opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 16 updof). Dla pracodawcy będą stanowić koszty uzyskania przychodów.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów podstawą do zaksięgowania wartości diet do kosztów (kolumna 13 „pozostałe wydatki”) jest dowód wewnętrzny - rozliczenie kosztów podróży służbowej. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko,

• cel podróży,

• nazwę miejscowości docelowej,

• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

• stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie pkpir).

 

REKLAMA

Właścicielowi firmy czy osobom współpracującym z nim (np. małżonkowi) z tytułu odbywania podróży służbowych przysługują diety na takich samych zasadach i w takiej samej wysokości jak pracownikom. W celu rozstrzygnięcia, czy w odniesieniu do tych osób mamy do czynienia z odbywaniem podróży służbowej, nie możemy odwołać się wprost do przepisów prawa pracy. Przepisy te mają bowiem zastosowanie do osób mających status pracownika.

Orzeczenia sądowe i interpretacje urzędowe przyjmują najczęściej, że o podróży służbowej przedsiębiorcy (osoby z nim współpracującej) można mówić wtedy, gdy wyjazd odbywa się poza stałe miejsce prowadzenia działalności. Jednocześnie podkreślają, że prawo do naliczenia diet, czyli uznania, że w danym przypadku mamy do czynienia z podróżą służbową, nie zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Tym samym nie można z góry wykluczyć prawa do diet np. osoby wykonującej usługi transportowe. Należy rozstrzygnąć, jaki charakter ma wyjazd przedsiębiorcy, a więc czy mieści się w granicach tego, co jest traktowane jako stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, czy też wykracza poza te granice. Dotyczy to również celu wyjazdu.

W zakresie kwalifikowania odbywanych podróży jako podróży służbowych wielokrotnie wypowiadały się sądy administracyjne. W wyroku WSA w Poznaniu z 23 listopada 2007 r., sygn. I SA/Po 1021/07, czytamy, że:

Każda działalność gospodarcza posiada określoną bazę i podstawę, w tym miejsce, do którego jest faktycznie i prawnie odnoszona. W związku z tym wykonywanie poza tą miejscowością zadań służbowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej będzie więc mogło stanowić podstawę do oceny możliwości i uzasadnienia zastosowania w tego rodzaju sytuacji przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Będzie to mogło nastąpić przy odpowiednim, a nie wprost, zastosowaniu przepisu art. 775§ 1 Kodeksu pracy.

Również w wyroku WSA w Rzeszowie z 23 czerwca 2005 r., sygn. I SA/Rz 30/05, stwierdzono, że:

Podróżą służbową jest wykonywanie zadań poza siedzibą przedsiębiorcy i poza stałym miejscem wykonywania pracy, nie jest nią natomiast stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, wynikających z organizacji pracy przez samego przedsiębiorcę. Podróżą służbową dla takiej osoby byłby wyjazd poza miejsce świadczenia usług, np. na targi branżowe, konferencje, w celu pozyskania nowych kontrahentów czy zawarcia umów.

Należy pamiętać, że małżonek przedsiębiorcy ma prawo do diet, ale tylko wtedy, gdy ma status osoby współpracującej. Definicji tej nie ma również w przepisach podatkowych. Została ona zawarta w przepisach o ubezpieczeniach społecznych. Osoba współpracująca to osoba z kręgu osób najbliższych przedsiębiorcy, która podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych na podobnych zasadach jak przedsiębiorca.

Jeżeli małżonek nie jest osobą współpracującą z punktu widzenia powyższych przepisów, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diet za odbycie przez niego podróży służbowej wraz z przedsiębiorcą.

Dokumentowanie kosztów diet przedsiębiorcy i współpracowników jest analogiczne jak w przypadku pracowników. Podstawą do ich zaksięgowania jest więc dowód wewnętrzny - rozliczenie kosztów podróży służbowej.

Należy pamiętać o ograniczeniu w zaliczaniu do kosztów diet wypłacanych osobom prowadzącym działalność gospodarczą i osobom z nimi współpracującym. Kosztu uzyskania przychodu nie stanowi wartość diet wypłacanych tym osobom z tytułu odbywanej przez nich podróży służbowej - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom zatrudnionym w sferze budżetowej (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

• art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

• § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy, właścicielka kancelarii podatkowej w Poznaniu

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Unijne rozporządzenie DORA już obowiązuje. Które firmy muszą stosować nowe przepisy od 17 stycznia 2025 r.?

Od 17 stycznia 2025 r. w Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie DORA. Objęte nim podmioty finansowe miały 2 lata na dostosowanie się do nowych przepisów w zakresie zarządzania ryzykiem ICT. Na niespełna miesiąc przed ostatecznym terminem wdrożenia zmian Europejski Bank Centralny opublikował raport SREP (Supervisory Review and Evaluation Process) za 2024 rok, w którym ze wszystkich badanych aspektów związanych z działalnością banków to właśnie ryzyko operacyjne i teleinformatyczne uzyskało najgorsze średnie wyniki. Czy Rozporządzenie DORA zmieni coś w tym zakresie? Na to pytanie odpowiadają eksperci Linux Polska.

Transfer danych osobowych do Kanady – czy to bezpieczne? Co na to RODO?

Kanada to kraj, który kojarzy się nam z piękną przyrodą, syropem klonowym i piżamowym shoppingiem. Jednak z punktu widzenia RODO Kanada to „państwo trzecie” – miejsce, które nie podlega bezpośrednio unijnym regulacjom ochrony danych osobowych. Czy oznacza to, że przesyłanie danych na drugi brzeg Atlantyku jest ryzykowne?

e-Urząd Skarbowy w Twoim telefonie! Nowa aplikacja zmienia sposób korzystania z usług skarbowych

Ministerstwo Finansów wprowadza rewolucję w dostępie do usług skarbowych. Aplikacja e-Urząd Skarbowy pozwala na szybkie i bezpieczne załatwianie spraw urzędowych. To dopiero początek – kolejne aktualizacje przyniosą jeszcze więcej funkcji!

W 2025 roku oprocentowanie lokat bankowych mocno spadnie. Jak zadbać o oszczędności?

Banki przewidują mocny spadek stóp procentowych. Przykładowo BNP Paribas prognozuje, że na koniec 2025 roku podstawowa stopa procentowa NBP spadnie do 4%, czyli obniży się aż o 1,75 p.p. Z kolei PKO BP zakłada, że stopy procentowe spadną do 3,5%-4% do końca 2026 r. Te oczekiwania już teraz wpływają na oprocentowanie lokat bankowych. Rankomat.pl zwraca uwagę, że średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane NBP) wyniosło zaledwie 3,96% i w kolejnych miesiącach prawdopodobnie będzie dalej spadać. Między innymi dlatego w 2025 r. warto zmienić część swoich nawyków finansowych, do których przywykliśmy w ostatnich dwóch latach.

REKLAMA

Jak opodatkować przychody z najmu? Kluczowe zasady i przepisy

Przychody z najmu można opodatkować ryczałtem lub w ramach działalności gospodarczej. Wybór odpowiedniego sposobu zależy od rodzaju najmu i decyzji podatnika. Sprawdź, jakie zasady obowiązują, jakie stawki podatkowe mają zastosowanie oraz kiedy najem kwalifikuje się jako odrębne źródło przychodów.

9000 zł brutto średniej pensji w Polsce w 2025 r. Kiedy pęknie bariera psychologiczna 10 tys. zł miesięcznie?

Główny Urząd Statystyczny podał, że w grudniu 2024 r. przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw wyniosło 8.821,25 zł. Eksperci oceniają, że w 2025 roku na pewno przeciętne wynagrodzenie w przedsiębiorstwach przekroczy kwotę 9.000 zł brutto (ok. 6.450 zł netto). Natomiast zdaniem przedsiębiorców, granicą psychologiczną przeciętnej miesięcznej pensji w Polsce jest kwota 10 000 zł brutto (ok. 7.150 zł netto). Kiedy ta granica zostanie przełamana?

ZUS zmienił zasady doręczania pism na PUE (eZUS). Nowości od 15 stycznia 2025 r.

W komunikacie z 24 stycznia 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że od 15 stycznia 2025 r. na portalu PUE eZUS udostępnił funkcjonalności, które wynikają z art. 71 ab ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń́ społecznych w zakresie tzw. e-Doręczeń.

Rozliczenie PIT emeryta i rencisty w 2025 r. ZUS wysyła PIT-40A, PIT-11A i PIT-11 za 2024 r. Kiedy zwrot nadpłaty podatku? Jak odliczać i przekazać 1,5 proc. podatku?

W najbliższych tygodniach emeryci i renciści otrzymają ważny formularz, dotyczący rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). ZUS rozpoczął właśnie wysyłkę deklaracji PIT-40A, PIT-11A i PIT-11 za miniony rok. W całym kraju akcja obejmie niemal 10,5 mln osób.

REKLAMA

Zmiany w uldze na dziecko. Wyższe limity, do 120 i 60 tys. zł rocznie

Nowelizacja ustawy o PIT zakłada podwyższenie limitów dochodów uprawniających do ulgi na dziecko. Proponowane zmiany obejmują m.in. zwiększenie limitu przychodów dla rodzin z czwórką lub więcej dzieci do 120 tys. zł rocznie oraz wyższe progi dochodowe dla rodziców wychowujących jedno dziecko.

Płatniku, sporządź i wyślij poprawnie PIT-11, PIT-R, PIT-4R i PIT-8AR

Ministerstwo Finansów przypomina płatnikom o obowiązku sporządzenia i przesłania deklaracji podatkowych za 2024 rok. Sprawdź, jak przygotować formularze, na co zwrócić uwagę i jak uniknąć błędów w dokumentach PIT.

REKLAMA