Kategorie

Czy przedstawicielom handlowym przysługują diety z tytułu odbywania podróży służbowej

Joanna Krawczyk
inforCMS
Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów dla hurtowni. Firma zatrudnia na umowy o pracę kierowców i przedstawicieli handlowych. W każdy poniedziałek wyjeżdżają oni na kilkudniowe (często do piątku włącznie) delegacje. Celem wyjazdów jest sprzedaż obwoźna towarów, jak również dowóz do kontrahentów wcześniej zamówionych towarów oraz zakup nowych. Wyjazdy są zaniechane praktycznie tylko na czas urlopów. Czy w takiej sytuacji pracownikom przysługuje dieta? Jak należy postąpić, gdy w podróż udaje się właściciel lub jego małżonek?

RADA

Przyznanie diet pracownikom, przedsiębiorcy lub osobom współpracującym z nim zależy od tego, czy możemy mówić o odbywaniu przez nich podróży służbowej. W przypadku pracowników rozstrzygające będzie ustalenie stałego miejsca pracy oraz zadań służbowych. W przypadku przedsiębiorcy (lub osoby z nim współpracującej) należy ustalić miejsce wykonywania działalności gospodarczej oraz cel wyjazdu. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Reklama

Celem diety jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w związku z odbyciem podróży służbowej na terenie kraju. Aby jednak przyznać dietę, należy przeanalizować, czy w danym przypadku mamy w ogóle do czynienia z odbyciem podróży służbowej.

Niestety, w przepisach podatkowych nie znajdziemy definicji podróży służbowej. O tym, czym jest podróż służbowa, decydują przepisy prawa pracy. Na ich podstawie podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Przykładową sytuację, w której pracownik odbywa podróż służbową, obrazujemy schematem I.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Reklama

Pracodawca w umowie o pracę określa stałe miejsce pracy. Od precyzyjności tego zapisu zależy, czy w konkretnej sytuacji jest wykonywana podróż służbowa, czy też nie. Odnosząc się do opisanego w pytaniu przypadku, jeżeli stałym miejscem pracy kierowców i przedstawicieli handlowych jest np. siedziba pracodawcy lub większy obszar (np. granice powiatu, regionu itp.), to każdorazowy wyjazd w celu wykonania wyodrębnionego zadania poza to miejsce (obszar) będzie podróżą służbową. Natomiast w przypadku gdy zadanie polegające na realizacji wcześniej złożonych przez klientów zamówień odbywa się w granicach obszaru (powiatu, regionu), który w umowie jest określony jako stałe miejsce pracy, to nie będzie to podróż służbowa. Dodatkowym argumentem przemawiającym za tym, że nie można mówić o odbywaniu podróży służbowych, będzie wykonywanie przez pracowników zadania mieszczącego się w stałym, powtarzalnym zakresie ich obowiązków służbowych.

Pierwszą czynnością, którą pracodawca powinien wykonać, jest przeanalizowanie treści zawartych z pracownikami umów o pracę. W umowach tych ujęte jest bowiem miejsce i rodzaj pracy. Jeśli okaże się, że w konkretnym przypadku można mówić o tym, że pracownik odbywa podróż służbową, przyznane mu diety będą dla tego pracownika stanowiły przychód zwolniony od opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 16 updof). Dla pracodawcy będą stanowić koszty uzyskania przychodów.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów podstawą do zaksięgowania wartości diet do kosztów (kolumna 13 „pozostałe wydatki”) jest dowód wewnętrzny - rozliczenie kosztów podróży służbowej. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko,

• cel podróży,

• nazwę miejscowości docelowej,

• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

• stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie pkpir).

 

Właścicielowi firmy czy osobom współpracującym z nim (np. małżonkowi) z tytułu odbywania podróży służbowych przysługują diety na takich samych zasadach i w takiej samej wysokości jak pracownikom. W celu rozstrzygnięcia, czy w odniesieniu do tych osób mamy do czynienia z odbywaniem podróży służbowej, nie możemy odwołać się wprost do przepisów prawa pracy. Przepisy te mają bowiem zastosowanie do osób mających status pracownika.

Orzeczenia sądowe i interpretacje urzędowe przyjmują najczęściej, że o podróży służbowej przedsiębiorcy (osoby z nim współpracującej) można mówić wtedy, gdy wyjazd odbywa się poza stałe miejsce prowadzenia działalności. Jednocześnie podkreślają, że prawo do naliczenia diet, czyli uznania, że w danym przypadku mamy do czynienia z podróżą służbową, nie zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Tym samym nie można z góry wykluczyć prawa do diet np. osoby wykonującej usługi transportowe. Należy rozstrzygnąć, jaki charakter ma wyjazd przedsiębiorcy, a więc czy mieści się w granicach tego, co jest traktowane jako stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, czy też wykracza poza te granice. Dotyczy to również celu wyjazdu.

W zakresie kwalifikowania odbywanych podróży jako podróży służbowych wielokrotnie wypowiadały się sądy administracyjne. W wyroku WSA w Poznaniu z 23 listopada 2007 r., sygn. I SA/Po 1021/07, czytamy, że:

Każda działalność gospodarcza posiada określoną bazę i podstawę, w tym miejsce, do którego jest faktycznie i prawnie odnoszona. W związku z tym wykonywanie poza tą miejscowością zadań służbowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej będzie więc mogło stanowić podstawę do oceny możliwości i uzasadnienia zastosowania w tego rodzaju sytuacji przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Będzie to mogło nastąpić przy odpowiednim, a nie wprost, zastosowaniu przepisu art. 775§ 1 Kodeksu pracy.

Również w wyroku WSA w Rzeszowie z 23 czerwca 2005 r., sygn. I SA/Rz 30/05, stwierdzono, że:

Podróżą służbową jest wykonywanie zadań poza siedzibą przedsiębiorcy i poza stałym miejscem wykonywania pracy, nie jest nią natomiast stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, wynikających z organizacji pracy przez samego przedsiębiorcę. Podróżą służbową dla takiej osoby byłby wyjazd poza miejsce świadczenia usług, np. na targi branżowe, konferencje, w celu pozyskania nowych kontrahentów czy zawarcia umów.

Należy pamiętać, że małżonek przedsiębiorcy ma prawo do diet, ale tylko wtedy, gdy ma status osoby współpracującej. Definicji tej nie ma również w przepisach podatkowych. Została ona zawarta w przepisach o ubezpieczeniach społecznych. Osoba współpracująca to osoba z kręgu osób najbliższych przedsiębiorcy, która podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych na podobnych zasadach jak przedsiębiorca.

Jeżeli małżonek nie jest osobą współpracującą z punktu widzenia powyższych przepisów, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diet za odbycie przez niego podróży służbowej wraz z przedsiębiorcą.

Dokumentowanie kosztów diet przedsiębiorcy i współpracowników jest analogiczne jak w przypadku pracowników. Podstawą do ich zaksięgowania jest więc dowód wewnętrzny - rozliczenie kosztów podróży służbowej.

Należy pamiętać o ograniczeniu w zaliczaniu do kosztów diet wypłacanych osobom prowadzącym działalność gospodarczą i osobom z nimi współpracującym. Kosztu uzyskania przychodu nie stanowi wartość diet wypłacanych tym osobom z tytułu odbywanej przez nich podróży służbowej - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom zatrudnionym w sferze budżetowej (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

• art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

• § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy, właścicielka kancelarii podatkowej w Poznaniu

Źródło: Monitor Księgowego
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    23 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Globalne podatki i minimalna stawka CIT [Raport PIE]

    Globalne podatki. Transfer zysków do rajów podatkowych powoduje, że globalne wpływy z podatku CIT są corocznie zmniejszane o ok 240 mld USD. Najbogatsi ludzie świata przelewają 7,6 bln USD na zagraniczne konta, by uniknąć organów podatkowych. Polski Instytut Ekonomiczny w raporcie „Global taxes in the post-COVID-19 era” wskazuje, że wprowadzenie globalnego podatku majątkowego zapewniłoby 289 mld USD rocznie, globalnego podatku klimatycznego – 279 mld USD rocznie, a globalnej minimalnej stawki CIT – 127 mld USD rocznie. Zebrane w ten sposób środki wystarczyłyby na zaszczepienie przeciw COVID-19 każdej dorosłej osoby na świecie 4 razy w ciągu roku.

    VAT e-commerce. Procedura szczególna dla przesyłek do 150 euro

    VAT e-commerce. Resort finansów objaśnia uproszczoną procedurę w zakresie deklarowania i odroczenia płatności podatku z tytułu importu towarów w przesyłkach o wartości nieprzekraczającej 150 euro (tzw. „USZ”). Zmiany już od 1 lipca 2021 r.

    Fundusze inwestycyjne - zmiana przepisów

    Fundusze inwestycyjne. 22 czerwca 2021 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi oraz ustawy o obrocie instrumentami finansowymi. Projekt ten dostosowuje polskie prawo do przepisów Unii Europejskiej, dotyczących funduszy inwestycyjnych oraz zarządzania alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi. Zgodnie z projektem większość zmian ma wejść w życie 2 sierpnia 2021 r.

    Należyta staranność w cenach transferowych w świetle objaśnień Ministerstwa Finansów

    Należyta staranność w cenach transferowych. Pojęcie należytej staranności nie jest sprecyzowane w przepisach. Ustawodawca nie wskazuje konkretnych działań, które powinny zostać powzięte, ani informacji, które należy weryfikować. Pewne wskazówki w zakresie domniemania oraz należytej staranności, o których mowa w art. 11o ust. 1b ustawy o CIT wynikają z objaśnień podatkowych MF.

    Pakiet Slim VAT 2 z poprawkami

    Slim VAT 2. Sejmowa komisja finansów publicznych przyjęła w dniu 22 czerwca, wraz z poprawkami, nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług, której celem jest uproszczenie rozliczania przez podatników podatku od towarów i usług – tzw. pakiet Slim VAT 2.

    Refakturowanie podatku od nieruchomości na dzierżawcę lub najemcę

    Refakturowanie podatku od nieruchomości. Podatek od nieruchomości nie może być przedmiotem sprzedaży lub innej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, a w efekcie nie podlega odrębnemu „refakturowaniu”. Jednak jeżeli strony umowy dzierżawy lub najmu postanowią, że wynajmujący „przerzuca” koszt podatku od nieruchomości na dzierżawcę (najemcę), wówczas koszt ten stanowi element ceny usługi dzierżawy (najmu). Innymi słowy wartość podatku od nieruchomości stanowi część zapłaty (czynszu) za usługę dzierżawy lub najmu. Dlatego też w takiej sytuacji wydzierżawiający (lub najemce) powinien wystawić fakturę, w której podstawa opodatkowania, to łączna cena (wartość) usługi dzierżawy obejmująca m.in. wartość podatku od nieruchomości, zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT. Koszty podatku od nieruchomości nie mogą bowiem stanowić samodzielnego świadczenia, lecz są elementem podstawowej czynności, jaką jest dzierżawa nieruchomości, zatem co do zasady nie powinny być wykazywane na fakturze w odrębnej pozycji.

    Transparentność wynagrodzeń w UE - jak się przygotować?

    Transparentność wynagrodzeń w UE. Projekt przygotowany przez Komisję Europejską zakłada rewolucyjne zmiany w zakresie transparentności wynagrodzeń. Jakie rozwiązania zakłada i jakie konsekwencje może za sobą nieść? Jak przygotować organizację do ujawnienia płac?

    Jaki wzrost PKB w 2021 roku?

    PKB w 2021 roku. Wzrost gospodarczy (tj. wzrost Produktu Krajowego Brutto - PKB) Polski w 2021 r. może zbliżyć się do 5 proc., ale resort finansów pozostaje konserwatywny w swoich prognozach - powiedział 22 czerwca PAP Biznes minister finansów, funduszy i polityki regionalnej Tadeusz Kościński. Podkreślił, że w budżecie są zabezpieczone środki na wypadek kolejnej fali pandemii. Dodał, że wykonanie budżetu po czerwcu może być zbliżone do tego po maju, kiedy to w odnotowano nadwyżkę w wysokości 9,4 mld zł.

    Elektroniczny TAX FREE od początku 2022 roku

    Ustawa o VAT daje możliwość zwrotu podatku od towarów i usług podróżnym. Procedura TAX FREE pozwala turystom odwiedzającym Polskę na uniknięcie podwójnego opodatkowania. Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa szykują zmiany dla przedsiębiorców działających w systemie zwrotu VAT podróżnym od początku 2022 roku, polegającą na odejściu od papierowej wersji procedury i zastąpienie jej elektronicznym systemem ewidencji.

    Przedsiębiorca jako honorowych dawca krwi - co przysługuje?

    Honorowy dawca krwi, który jest pracownikiem, po oddaniu krwi może otrzymać dwa dni wolnego. Co jednak w sytuacji gdy honorowym dawcą krwi jest przedsiębiorca? Czy z tego tytułu przysługują mu jakieś preferencje?

    Zmęczenie cyfrowe w czasie pandemii

    Zmęczenie cyfrowe. 41% ankietowanych niepokoi się wpływem Internetu na dobre samopoczucie bardziej niż przed pandemią – wynika z badania EY. Jak postrzegamy obecnie korzystanie z kanałów cyfrowych?

    E-faktury - zagrożenia i ryzyka

    E-faktury. Już w październiku 2021 r. w Polsce zostaną wprowadzone e-faktury – zapowiada polski rząd. Na razie będą dobrowolną formą rozliczenia, jednak za dwa lata (od 2023 roku) system podatkowy zostanie całkowicie zdigitalizowany. Eksperci wskazują, że oprócz oczywistych korzyści, takich jak uszczelnienie systemu podatkowego czy uproszczenie rozliczeń między kontrahentami, e-faktury wiążą się też z pewnymi ryzykami. To przede wszystkim obawa przed inwigilacją i działaniami hakerów.

    Pakiet VAT e-commerce, czyli podwyżki w e-handlu

    Pakiet VAT e-commerce. Nowelizacja ustawy o VAT wprowadza tzw. unijny pakiet e-commerce. Zmiana ma wejść we wszystkich krajach Unii. Celem jest wyrównanie szans firm z UE w konkurowaniu w obszarze handlu elektronicznego z podmiotami z krajów trzecich.

    Podatkowa Grupa Kapitałowa (PGK) – jakie korzyści?

    Podatkowa Grupa Kapitałowa (PGK) jest narzędziem do zmniejszenia zobowiązania podatkowego w ramach grupy kapitałowej umożliwiającym zwiększenie swobody dokonywania transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi wchodzącymi w skład PGK oraz zmniejszenie obowiązków administracyjnych związanych z rozliczeniem CIT. Jednak funkcjonowanie w ramach takiej grupy wiąże się również z ryzykiem, które wynika z konieczności przestrzegania bardzo rygorystycznych warunków PGK. Jest to więc rozwiązanie korzystne, a zarazem ryzykowne dla podatników.

    Czy podatek może zapłacić za podatnika inny podmiot?

    Zapłata podatku. Naczelny Sąd Administracyjny orzekł w wyroku z 14 kwietnia 2021 r. (sygn. II FSK 3305/18) , że zobowiązanie podatkowe płatnika wygasa również w przypadku, kiedy kiedy wpłata podatku realizowana jest przez podmiot trzeci. Konieczne jest jednak aby podatek został opłacony ze środków podatnika, by podmiot uiszczający podatek miał do wykonania tej czynności umocowanie oraz aby wiedzę o tym fakcie miał organ podatkowy, na rzecz którego dokonywana jest konkretna wpłata należności.

    Kościński: jesteśmy za sprawiedliwymi podatkami

    Raje podatkowe, podatek minimalny. Działania resortu finansów ukierunkowane są na wprowadzenie sprawiedliwych podatków w UE i poza nią, dlatego istotne jest zwalczanie rajów podatkowych - poinformował minister finansów, funduszy i polityki regionalnej Tadeusz Kościński.

    Tarcza PFR 1.0 - ponad 42 mld zł umorzonych subwencji

    Subwencje z Tarczy PFR. Z 61 mld zł udzielonych subwencji z Tarczy PFR 1.0 umorzymy firmom w sumie 42-45 mld zł, czyli o 4-6 mld zł więcej, niż pierwotnie zakładaliśmy - powiedział wiceprezes Polskiego Funduszu Rozwoju Bartosz Marczuk.

    Opłata reprograficzna - czy przepisy są zgodne z prawem UE?

    Opłata reprograficzna - nowe regulacje. Przepisy dotyczące opłaty reprograficznej mogą być niezgodne z polskim i unijnym prawem. Projekt ustawy o uprawnieniach artysty zawodowego budzi wątpliwości prawników. Które przepisy budzą wątpliwości?

    VAT e-commerce - projekt objaśnień podatkowych MF

    VAT e-commerce. Ministerstwo Finansów przygotowało projekt objaśnień podatkowych do pakietu zmian w VAT zwanego potocznie VAT e-commerce. W objaśnieniach tych zawarto 59 praktycznych przykładów jak działa pakiet. Objaśnienia te mają chronić przedsiębiorców z mocą wiążącą dla administracji skarbowej. Ministerstwo Finansów zaprasza podatników do zgłaszania uwag do tego projektu w ramach prekonsultacji do 30 czerwca.

    Akcyza. Wzory deklaracji uproszczonych AKC-UA i AKC-UAKZ

    Wzory deklaracji akcyzowych. Ukazało się rozporządzenie dotyczące wzorów deklaracji uproszczonych w sprawie podatku akcyzowego od nabycia wewnątrzwspólnotowego wyrobów akcyzowych, chodzi o wzory AKC-UA i AKC-UAKZ. Nowe deklaracje mają zastosowanie począwszy od rozliczenia za trzeci kwartał 2021 r.

    22 czerwca 2021 roku przypada "Dzień Wolności Podatkowej"

    Dzień Wolności Podatkowej. W tym roku "Dzień Wolności Podatkowej" przypada 22 czerwca w 173. dniu roku. Na opłacenie wszystkich danin, czyli podatków i opłat, które są przymusowe niezależnie od tego, jak się nazywają, pracujemy 172 dni z 365, czyli o 12 dni dłużej niż w 2020 r. - poinformowało w poniedziałek Centrum im. Adama Smitha. W 2020 roku Dzień Wolności Podatkowej przypadał 10 czerwca, w 2019 roku 8 czerwca, a w roku 2018 - 6 czerwca.

    Rejestracja samochodu ciężarowego do 3,5 tony - nowy obowiązek akcyzowy od 1 lipca 2021 r.

    Rejestracja samochodu ciężarowego do 3,5 tony. Od 1 lipca 2021 r., aby zarejestrować samochód ciężarowy i specjalny o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, sprowadzany z innego kraju UE, będziemy musieli przedłożyć w wydziale komunikacji odpowiedni dokument z urzędu skarbowego, który potwierdzi, że nie musimy zapłacić akcyzy od tego samochodu. Jest to nowy obowiązek.

    Stawki VAT w gastronomii - dania na wynos z 5% czy 8% VAT?

    Stawki VAT w gastronomii. Sprzedaż w lokalach gastronomicznych dań na wynos jest dostawą towarów, dlatego mogła być opodatkowana stawką 5% zamiast 8%. Tak wynika z orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości UE z 22 kwietnia 2021 r. w sprawie C-703/19, dotyczącej polskiego podatnika. Wyrok ma praktyczne konsekwencje głównie w stanie prawnym obowiązującym do 30 czerwca 2020 r. Zawiera jednak przydatne wskazówki odnoszące się również do stosowania obecnych przepisów, po wprowadzeniu nowej matrycy stawek VAT.

    Specjalista ds. e-przetargów

    Specjalista ds. e-przetargów. Nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych, która weszła w życie 1 stycznia 2021 roku, wprowadziła kilka istotnych zmian, które mają na celu usprawnienie procesów zakupowych wśród wykonawców i zamawiających. Nowe prawo pokazuje, że niezbędne jest także posiadanie dodatkowych kompetencji przez specjalistów z tego sektora. Czy można zatem mówić o tworzeniu się nowego stanowiska pracy, które da się określić mianem specjalisty ds. e-przetargów?

    Niższych podatków, stabilnego prawa - czego życzyć przedsiębiorcom?

    Dzień Przedsiębiorcy jest obchodzony w dniu 21 czerwca. Czego można im życzyć? Stabilnego prawa, mniej uciążliwych formalności oraz niższych podatków i składek ZUS – wynika z badania zleconego przez inFakt agencji ARC Rynek i Opinia. Równie ważne jest, aby pomimo niesprzyjających warunków do prowadzenia biznesu nadal odczuwali satysfakcję ze swojej działalności.