Czy zwrot wydatków poniesionych przez przedstawiciela handlowego jest opodatkowany PIT?

Spółka zatrudnia przedstawicieli handlowych na podstawie umowy o pracę. Jako miejsce świadczenia pracy w umowie wskazany jest obszar kilku województw. Do zakresu obowiązków przedstawicieli należy m.in. pozyskiwanie i utrzymywanie dobrych relacji z klientami. Oznacza to, że nieodłącznym elementem ich pracy są przejazdy, spotkania w rożnych miastach.

Wspomniane przejazdy spółka nie traktuje jako podroży służbowych w rozumieniu kodeksu pracy (art. 77⁵ § 1 ustawa Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 roku, Dz.U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późniejszymi zmianami). Za odbywane podróży służbowych przysługuje zwrot kosztów podróży oraz dieta za czas podróży służbowej.

Należy zaznaczyć, że w polskim prawie podatkowym nie ma jednoznacznej definicji terminu podróż służbowa. Ogólna definicja tego pojęcia znajduje się w art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy.

Polecamy: Zwrot wydatków pracownika w krajowej podróży służbowej

Przedstawiciele handlowi dokumentują ponoszone wydatki związane z przejazdem, noclegiem itp. zachowując faktury, rachunki czy paragony. Wystawiane są one na spółkę jako nabywcę poszczególnych usług, rzeczy. Następnie przekazują je spółce aby otrzymać zwrot równowartości poniesionych kosztów.

Zgodnie z art. 10 ust.1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 51 poz. 307 z późniejszymi zm.) źródłem przychodów jest m.in. stosunek pracy.

Przepis art. 12 ust.1 tej ustawy wskazuje, że za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
- wynagrodzenia zasadnicze,
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
- różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop
- wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona
- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Powyższe wyliczenie jest wyliczeniem przykładowym. Do przychodów ze stosunku pracy można będzie zaliczyć zatem wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne powodujące zwiększenie składników majątkowych podatnika. Mają one swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy.

Wydatki poniesione przez przedstawiciela handlowego nie są związane z celami osobistymi. Mają charakter wyłącznie służbowy. Są bezpośrednio łączone z wykonywaniem obowiązków służbowych - pracownik ponosi je dokonując czynności, które są realizowane w imieniu i na rzecz spółki.

Oznacza to, że wydatki te nie stanowią przysporzenia majątkowego dla podatnika. Zwrot kosztów poniesionych na przejazdy, noclegi, opłaty nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy. Spółka nie odprowadzi także z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 6 maja 1994 (sygnatura SA/Łd 465/94) podkreślił, że o tym, czy świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy (i innych stosunków wymienionych w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik w rozumieniu ust. 4 tegoż artykułu, czy także inna osoba niezwiązana (aktualnie lub w przeszłości) z pracodawcą.

Sposób rozliczenia pomiędzy spółką a przedstawicielem handlowym wynikać będzie z regulaminu, statutu spółki lub z umowy łączącej spółkę z pracownikami.