Noclegi oddelegowanych pracowników - skutki podatkowe

Różnica pomiędzy podróżą służbową, a oddelegowaniem

Po pierwsze trzeba wyjaśnić, że słowo „delegacja”, używane jest dość dowolnie, a może mieć podatkowo zupełnie różne znaczenia i skutki. Czym innym jest bowiem podróż służbowa, a czym innym oddelegowanie.  Z założenia, podróż służbowa związana jest z fizycznym podróżowaniem poza miejsce pracy, na podstawie dokumentu polecenia podróży służbowej. W przypadku podróży służbowej pracownikom przysługują dodatkowe świadczenia, takie jak diety, czy zwrot kosztów noclegów i podróży.  Ten rodzaj wyjazdu został określony wprost w kodeksie pracy:

Art. 77⁵. Kodeksu pracy:
§ 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Oddelegowanie natomiast, to czasowa zmiana miejsca pracy, która wcale nie musi wiązać się z podróżowaniem - może trwać zdecydowanie dłużej, a pracownikowi nie przysługują z założenia dodatkowe należności. W przypadku jeżeli trwa powyżej 3 miesięcy powinno zostać odpowiednio uwzględniona w umowie. Zgodnie z kodeksem pracy:

Art.  42. § 4 Kodeksu pracy:
Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Zapewnienie noclegu pracownikowi – rozważania Trybunału Konstytucyjnego

Z pewnością jeżeli pracownik musi pracować gdzieś poza stałym miejscem swojego zamieszkania, to zapewnienie mu mieszkania przez pracodawcę jest jakiegoś rodzaju korzyścią. Pytaniem pozostaje, czy zapewnienie takiego noclegu jest również jego przychodem, w rozumieniu prawa podatkowego. W tej kwestii warto zwrócić uwagę, że czym innym może być zapewnienie bezpłatnego noclegu - na przykład w mieszkaniu służbowym posiadanym przez pracodawcę, a czym innym będzie zapłata przez pracodawcę za hotel.

Przechodząc do analizy przepisów, należy zwrócić uwagę na artykuł 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 12 ust. 1 ustawy o PIT:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z grup - wartość pieniężna świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, nieodpłatne świadczenia - niektóre organy podatkowe wyciągały wnioski w postaci interpretacji, że ponoszenie kosztów oddelegowania pracowników jest przychodem ze stosunku służbowego jako przynależnego do jednej z grup.

Jednym z kluczowych wyroków, który zaczął regulować tą kwestię, pozostaje do dziś wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku, sygn. akt K 7/13. Wyrok ten wyjaśnia, jak należy oceniać nieodpłatne świadczenie i związany z nim realny charakter przysporzenia i powstania zobowiązania podatkowego. Cytując uzasadnienie wyroku:

Należy przyjąć, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

- po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
- po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).