REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Noclegi oddelegowanych pracowników - skutki podatkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Noclegi oddelegowanych pracowników - skutki podatkowe
Noclegi oddelegowanych pracowników - skutki podatkowe

REKLAMA

REKLAMA

W praktyce funkcjonowania firmy często zdarza się, że praca pracownika jest potrzebna w innym miejscu, niż przewidywała pierwotnie jego umowa o pracę. Gdzieś trzeba pilnie pojechać, odwiedzić kontrahenta, czy spędzić jakiś czas w oddziale lub fabryce przedsiębiorstwa. Kwestie podatkowe dotyczące „delegacji” są dość skomplikowane. Jednym z ciekawych zagadnień prawnopodatkowych jest kwalifikowanie wydatków na noclegi oddelegowanych pracowników. Niestety, jeżeli jakiś temat jest „ciekawy” oznacza to, że może być nie jasny dla podatników, z różnymi (sprzecznymi) decyzjami czy interpretacjami. Są to kwestie ważne zarówno dla pracodawcy jak i pracowników.

Różnica pomiędzy podróżą służbową, a oddelegowaniem

Po pierwsze trzeba wyjaśnić, że słowo „delegacja”, używane jest dość dowolnie, a może mieć podatkowo zupełnie różne znaczenia i skutki. Czym innym jest bowiem podróż służbowa, a czym innym oddelegowanie.  Z założenia, podróż służbowa związana jest z fizycznym podróżowaniem poza miejsce pracy, na podstawie dokumentu polecenia podróży służbowej. W przypadku podróży służbowej pracownikom przysługują dodatkowe świadczenia, takie jak diety, czy zwrot kosztów noclegów i podróży.  Ten rodzaj wyjazdu został określony wprost w kodeksie pracy:

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Art. 775. Kodeksu pracy:
§ 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Oddelegowanie natomiast, to czasowa zmiana miejsca pracy, która wcale nie musi wiązać się z podróżowaniem - może trwać zdecydowanie dłużej, a pracownikowi nie przysługują z założenia dodatkowe należności. W przypadku jeżeli trwa powyżej 3 miesięcy powinno zostać odpowiednio uwzględniona w umowie. Zgodnie z kodeksem pracy:

Art.  42. § 4 Kodeksu pracy:
Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Zapewnienie noclegu pracownikowi – rozważania Trybunału Konstytucyjnego

Z pewnością jeżeli pracownik musi pracować gdzieś poza stałym miejscem swojego zamieszkania, to zapewnienie mu mieszkania przez pracodawcę jest jakiegoś rodzaju korzyścią. Pytaniem pozostaje, czy zapewnienie takiego noclegu jest również jego przychodem, w rozumieniu prawa podatkowego. W tej kwestii warto zwrócić uwagę, że czym innym może być zapewnienie bezpłatnego noclegu - na przykład w mieszkaniu służbowym posiadanym przez pracodawcę, a czym innym będzie zapłata przez pracodawcę za hotel.

Przechodząc do analizy przepisów, należy zwrócić uwagę na artykuł 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 12 ust. 1 ustawy o PIT:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

REKLAMA

Z grup - wartość pieniężna świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, nieodpłatne świadczenia - niektóre organy podatkowe wyciągały wnioski w postaci interpretacji, że ponoszenie kosztów oddelegowania pracowników jest przychodem ze stosunku służbowego jako przynależnego do jednej z grup.

Jednym z kluczowych wyroków, który zaczął regulować tą kwestię, pozostaje do dziś wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku, sygn. akt K 7/13. Wyrok ten wyjaśnia, jak należy oceniać nieodpłatne świadczenie i związany z nim realny charakter przysporzenia i powstania zobowiązania podatkowego. Cytując uzasadnienie wyroku:

Należy przyjąć, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

- po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
- po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).


Rozbieżne interpretacje, decyzje i wyroki - trudna praktyka

Niestety, pomimo wyroku Trybunału Konstytucyjnego, nadal zagadnienie nie jest wyjaśnione wprost. Dlatego w praktyce pojawiały się zarówno decyzje kwalifikujące wydatki na oddelegowanie pracownika jako jego przychód, jak i te odróżniające ten rodzaj wydatków od przychodów pracownika. Jak uzasadniały to organy? Warto sprawdzić na przykładach:

stan faktyczny:

Spółka deleguje pracowników do pracy za granicę, głównie do Francji i Niemiec. Na czas delegowania do pracy za granicą, w drodze aneksu do umowy o pracę, zmianie ulegają miejsce wykonywania pracy oraz wynagrodzenie. Jako miejsce wykonywania pracy określana jest miejscowość poza granicami kraju, w której praca jest wykonywana (poza siedzibą pracodawcy, a jednocześnie poza miejscem zamieszkania pracowników). Wynagrodzenie zaś ustalane jest zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami w kraju przejściowego wykonywania zatrudnienia. Pracownicy nie wyjeżdżają więc do pracy za granicę w ramach podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy, w konsekwencji spółka nie wypłaca pracownikom diet i innych należności przysługujących pracownikom zgodnie z kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych. Zgodnie z zapisami w regulaminie pracy i wynagradzania, pracownicy delegowani mają zapewnione zakwaterowanie podczas wykonywania pracy za granicą, za które płaci pracodawca lub jego kontrahent.

Zadane pytanie:

Czy wartość finansowanych przez stronę i udostępnianych bezpłatnie w czasie oddelegowania pracownikom noclegów, z których będą oni korzystać w związku z koniecznością świadczenia pracy w ramach oddelegowania przy realizacji usług na poszczególnych projektach (kontraktach), poza siedzibą spółki i poza miejscem swego zamieszkania jest przychodem pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f. i czy w rezultacie spółka powinna pobierać oraz odprowadzać z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, jeśli świadczenie to przekracza miesięcznie   500 zł?

Sprawa rozpatrywana była nie tylko przez organy podatkowe, ale trafiła również do Sądu. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 listopada 2018, sygn. akt. II FSK 799/18, wydatki ponoszone przez pracodawcę na zapewnienie noclegów dla swoich pracowników w miejscu wykonywania przez nich pracy na jego rzecz, z wyłączeniem podróży służbowej, będą stanowić dla nich przychód, w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, od którego płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 tej ustawy.

W orzecznictwie można jednak znaleźć zupełnie inne interpretacje, wskazujące, że wydatki poniesione przez pracodawcę, związane z oddelegowaniem pracownika, są ponoszone w interesie pracodawcy (żeby pracownik zgodził się wyjechać) i dlatego nie powinny być kwalifikowane jako przychód ze stosunku pracy. Takie stanowisko znalazło się w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego, z dnia 9 sierpnia 2016 roku w sprawie II FSK 1970/14. Teza tego wyroku stwierdza, że :

1. Zarówno zapewnienie noclegu przez pracodawcę pracownikowi, jak i transportu do odległego miejsca wykonywania pracy, zwłaszcza w przypadku usług o charakterze budowlano-montażowym - służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego - pracownik nie ma tutaj żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzeniu tym świadczeniem, a wykorzystuje je tylko w konkretnym celu - wykonaniu swoich obowiązków pracowniczych.

2. Zarówno koszty zakwaterowania, stworzenia odpowiedniego do warunków pracy zaplecza socjalnego, jak również dojazdu do określonego i zmieniającego się w zależności od położenia budowy miejsca wykonywania pracy są przede wszystkim kosztami pracodawcy i to ponoszonymi w jego interesie wynikającym z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, nie zaś w interesie pracownika. Wobec tego niezależnie od regulacji przyjętej przez ustawodawcę w art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f., limitującej zwolnienie od podatku wyłącznie diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, nie stanowią tego rodzaju świadczenia przychodu określanego jako wartość innych nieodpłatnych świadczeń.

VAT i podsumowanie

W zakresie podatku od towarów i usług ponownie sytuacja nie jest jasna – różne decyzje i interpretacje w podobnych stanach faktycznych stwarzają rodzaj niepewności prawnej. Dlatego nie można zarekomendować jednego prawidłowego rozwiązania, które będzie bezpieczne dla podatnika. Każdą sytuację należy więc rozpatrywać indywidualnie, możliwe, że dobrym pomysłem może być skorzystanie z rady odpowiedniego doradcy podatkowego i wystąpienie o interpretację indywidualną dla siebie.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA