Ekwiwalent dla pracowników za materiały biurowe zwolniony z PIT

Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi z 1 września 2015 r. (nr IPTPB1/4511-295/15-4/SJ).

Pracownicy kupują materiały biurowe - pracodawca zwraca im poniesione koszty

Sprawa dotyczyła podatnika, który wprowadził zmiany w zaopatrzeniu pracowników w materiały biurowe. Zgodnie ze zmienionym regulaminem pracy, obowiązek zaopatrzenia się w materiały biurowe będzie ciążył na pracowniku. Z tego tytułu przysługuje pracownikowi zwrot kosztów dokonany w formie ekwiwalentu. Ekwiwalent jest wypłacany w pieniądzu, a materiały biurowe stanowią własność pracowników i są przez nich wykorzystywane przy wykonywaniu pracy. Kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracowników wydatkom. Na tle powyższego, podatnik zwrócił się do organu podatkowego z wnioskiem o interpretację indywidualną, w którym zapytał, czy w związku z wypłatą przedmiotowego ekwiwalentu ciążą na nim obowiązki płatnika.

Przedstawiając własne stanowisko, podatnik wskazał, że zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy, jako pracodawca jest zobowiązany do stworzenia pracownikowi prawidłowych warunków do wykonywania pracy, co dotyczy także odpowiedniego wyposażenia stanowiska pracy. Podatnik pozostawił pracownikom możliwość wyboru niezbędnych materiałów do pracy biurowej na rzecz pracodawcy.

Z kolei stosownie do treści art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Z powyższego przepisu wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

-  ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

-  kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom,

-  narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

-  narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Monitor Księgowego – prenumerata

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Ekwiwalent za materiały biurowe bez podatku

Podatnik wskazał, że jeśli wskazane wyżej warunki zostaną spełnione, kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku. Mając powyższe na uwadze, stwierdzić należy, że ekwiwalent wypłacany przez podatnika spełnia warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, co z kolei oznacza, że podatnik nie był zobowiązany do naliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy.

Dyrektor Izby Skarbowej podzielił stanowisko wnioskodawcy. 

Monika Sitarek, konsultant w  Zespole Zarządzania Wiedzą Działu Prawno-Podatkowego PwC