Zmiana miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych

rada

Spółka powinna powiadomić właściwy urząd skarbowy o zmianie miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należy to zrobić, składając formularz aktualizujący NIP-2 i dołączając do niego uwierzytelnioną kopię umowy zawartej z biurem.

uzasadnienie

Księgi rachunkowe należy prowadzić w siedzibie jednostki. Jednostki posiadające oddziały (zakłady) mogą prowadzić księgi rachunkowe w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów). W przypadku przekazania ksiąg do prowadzenia przez biuro rachunkowe spółka ma obowiązek poinformować o tym fakcie urząd skarbowy. Informację tę należy przekazać na formularzu NIP-2. W pozycji B.10.1 zawiera on informacje o biurze rachunkowym, które będzie prowadziło księgi jednostki. Ponieważ informacje te są dość lakoniczne, bo ograniczają się jedynie do nazwy biura oraz jego NIP, urzędy skarbowe żądają dodatkowo uwierzytelnionej lub urzędowo poświadczonej umowy z biurem rachunkowym w celu uzyskania wszelkich danych biura. Poza tym kopia umowy stanowi dowód, że umowa została faktycznie zawarta, a dane wpisane przez podatnika są prawdziwe i wolne od błędów. Wprawdzie z przepisów nie wynika wprost, że dołączenie umowy zawartej z biurem jest obowiązkowe, ale art. 5 ust. 4b ustawy o ewidencji podatników stanowi, że do zgłoszenia identyfikacyjnego podatnicy dołączają uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem, a w szczególności kopie: odpisu z KRS, umowy spółki, dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu, w których znajduje się siedziba, zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON.

Wymienione dokumenty stanowią katalog otwarty, dlatego urzędy skarbowe mogą żądać dodatkowych informacji w postaci np. umowy zawartej z biurem. Trzeba zaznaczyć, że w przypadku aktualizacji danych spółka ma obowiązek dołączenia tylko tych dokumentów, które odnoszą się do zaistniałych zmian. Szczegółowe informacje na temat dołączanych do druku aktualizującego dokumentów można znaleźć na stronach urzędów skarbowych.

Należy pamiętać, że jednostka, która nie dokonuje w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego ani aktualizacji objętych nim danych albo podaje w nim dane niezgodne ze stanem rzeczywistym lub niepełne, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

•  art. 5 ust. 4b, art. 9 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników - j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 112, poz. 769

•   art. 81 § 1 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 66, poz. 410

Wioletta Chaczykowska

księgowa z licencją MF