Czy płatności na konto bankowe należy ewidencjonować na kasie rejestrującej

RADA

Jeśli dokonujecie Państwo sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i nie korzystacie ze zwolnienia, macie obowiązek rejestrować na kasie rejestrującej również otrzymane zaliczki. Zaliczki powinny być ewidencjonowane na kasie w dniu ich wpływu na konto. Jeśli podatnik uzyska informację o wpływie zaliczki na konto następnego dnia lub później, może je zaewidencjonować w dniu uzyskania informacji. Jeżeli takie zdarzenie ma miejsce na przełomie miesiąca, podatnik musi dokonać zapisów w ewidencji korekt, aby prawidłowo ustalić moment powstania obowiązku podatkowego. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Z pytania wynika, że sprzedaży dokonujecie Państwo głównie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zatem bezwzględnie musicie ewidencjonować tę sprzedaż na kasie rejestrującej, chyba że macie prawo do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu na kasie rejestrującej. Ponieważ jednak w swoim pytaniu nie podajecie żadnych szczegółów na temat tego, co jest przedmiotem sprzedaży oraz jakie obroty z tej sprzedaży osiągacie, trudno jest stwierdzić, czy macie prawo do takiego zwolnienia przedmiotowego bądź podmiotowego. Jeśli nie macie takiego prawa, wówczas sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej bądź rolników ryczałtowych będzie podlegała ewidencjonowaniu na kasie rejestrującej. Obowiązek taki wystąpi także wówczas, gdy płatność za kupiony towar zostanie przelana na konto bankowe firmy.

Rozporządzenie w sprawie warunków technicznych kas nakłada na podatników posiadających kasy pewne obowiązki. Muszą oni m.in.:

• dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy;

• sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzać raport fiskalny za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu, jak również prowadzić bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii;

• dokonywać wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej, jeżeli druk kopii umożliwia konstrukcja kasy i umożliwiają to przepisy rozporządzenia;

• przechowywać kopie dokumentów kasowych.

Zatem obrót zaewidencjonowany na kasie podlega dodatkowo udokumentowaniu poprzez wystawienie paragonu fiskalnego lub faktury.

Obowiązek podatkowy

W rozpatrywanym przypadku możemy mieć do czynienia z trzema możliwościami powstania obowiązku podatkowego w zakresie rejestracji obrotu na kasie rejestrującej.

Otrzymanie zaliczki

Obowiązek podatkowy powstaje w momencie wydania towaru bądź wykonania usługi. Jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w siódmym dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli jednak przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, w tej części.

Jeżeli zatem klient przeleje zaliczkę na poczet dostawy, wówczas należy zaewidencjonować na kasie ten przelew w dniu uznania rachunku bankowego sprzedawcy.

Przykład

Klient zawarł ze sprzedawcą umowę kupna o zakup sprzętu elektronicznego. Sprzedawca zażądał wpłaty zaliczki w wysokości 3000 zł. Po otrzymaniu zaliczki zobowiązał się sprowadzić sprzęt w ciągu 14 dni. Klient dokonał wpłaty zaliczki 14 maja. Tego samego dnia na koncie sprzedawcy zaksięgowano wpłatę. Tego dnia sprzedawca zaewidencjonował wpłatę na kasie rejestrującej.

Otrzymanie wpłaty na konto

Może się zdarzyć także taka sytuacja, że klient dokona przelewu po południu w danym dniu i wieczorem sprzedawca będzie już dysponował pieniędzmi na swoim koncie. Co jednak należy zrobić, jeśli sprzedawca o tym nie wie, ponieważ wieczorem nie sprawdza konta? Zazwyczaj dowiaduje się o tym fakcie następnego dnia rano.

W tym miejscu trzeba zauważyć, że zarówno uregulowania ustawy o podatku od towarów i usług, jak i przepisy wykonawcze do tej ustawy nie określają terminu zaewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej w opisanej sytuacji.