Jakie skutki wywołuje wystawienie faktur z błędnym numerem NIP

RADA

Błąd w NIP sprzedawcy lub nabywcy na fakturze VAT ma charakter błędu formalnego i nie wpływa na ważność takiej faktury oraz możliwość odliczenia z niej VAT. Sprzedawca, który wystawił fakturę zawierającą błąd w NIP, może go poprawić poprzez wystawienia faktury korygującej. Błąd może również zostać poprawiony przez nabywcę, który może wystawić w tym celu notę korygującą. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Zasady wystawiania faktur zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie w sprawie zwrotu VAT). W § 9 tego rozporządzenia określono, co powinna zawierać faktura dokumentująca sprzedaż. Wśród wymienionych tam elementów znalazły się m.in.:

- imiona i nazwiska sprzedawcy i nabywcy,

- dzień, miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia faktury,

- numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy.

Oznacza to, że wszyscy podatnicy mają obowiązek zamieszczania na fakturze m.in. prawidłowego NIP, zarówno swojego, jak i kontrahenta.

Z pytania wynika, że w wyniku błędnego wpisania do programu komputerowego Pana numeru identyfikacji podatkowej wystawiał Pan przez jakiś czas kontrahentom faktury z nieprawidłowym NIP.

Błędy związane z NIP, polegające na jego braku na fakturze lub nieprawidłowym wpisaniu niektórych cyfr, określane są jako błędy formalne, które nie powodują nieważności faktury.

Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie z 18 sierpnia 2004 r. nr PP-443/204/04 Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków-Podgórze stwierdził, że: „Należy stwierdzić, że zarówno brak podpisu odbiorcy na fakturze, jak i brak numeru NIP odbiorcy na fakturze nie powodują sankcji w postaci nieważności faktury, ponieważ przepisy ustawy VAT ani rozporządzenia wykonawczego do ustawy VAT takiej sytuacji nie regulują”.

Jeżeli chodzi o prawo do odliczenia VAT z takiej faktury przez Pana kontrahentów, to należy się odwołać do art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, w którym wymieniono, jakie faktury i dokumenty celne nie dają prawa do obniżenia podatku należnego. Wymieniono wśród nich m.in. przypadki, w których:

- sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

- wystawionymi przez podmiot nieistniejący lub nieuprawniony do wystawiania faktur lub faktur korygujących,

- w których kwota podatku wykazana na oryginale faktury lub faktury korygującej jest różna od kwoty wykazanej na kopii,

- transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu, jest zwolniona od podatku - a kwota wykazana w fakturze nie została uregulowana (od 1 stycznia 2008 r. VAT z takiej faktury nie podlega odliczeniu również gdy należność została uregulowana),

- wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż.

Ponieważ przepisy określające przypadki, w których wyłączono prawo do obniżenia VAT, znalazły się tylko w ustawie o podatku od towarów i usług i nie ma wśród nich sytuacji, w której sprzedaż została potwierdzona fakturą, na której znalazły się błędy w elementach faktury wymienionych w § 9 rozporządzenia w sprawie zwrotu VAT, to należy uznać, że nie ma żadnych przeszkód, aby Pana kontrahenci odliczyli VAT wynikający z otrzymanych od Pana faktur.

Jeżeli chodzi o poprawienie tego rodzaju błędu na wystawionych już fakturach, to można to zrobić na dwa sposoby. Pan jako sprzedawca może wystawić faktury korygujące lub Pana kontrahenci jako nabywcy mogą wystawić noty korygujące.

Zasady wystawiania faktur korygujących zostały zawarte w rozporządzeniu w sprawie zwrotu VAT. Sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą, w sytuacji gdy:

- po wystawieniu faktury udzielono rabatów,

- podwyższono cenę po wystawieniu faktury, stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Z powyższego wynika, że fakturę korygującą wystawia się nie tylko z powodu udzielenia rabatów lub zmian ceny, ale również w przypadku innych błędów w pozostałych pozycjach faktury. Oznacza to, że jeżeli na skutek błędu w programie komputerowym przez określony czas były wystawiane faktury z nieprawidłowym NIP sprzedawcy, powinien to Pan skorygować przez wystawienie faktur korygujących.

Takie stanowisko potwierdzają również organy podatkowe. W piśmie z 20 marca 2006 r. nr DV/443-38/06 Naczelnik Urzędu Skarbowego w Gdańsku odpowiadał na pytanie, czy podatnik powinien wystawiać fakturę korygującą w przypadku braku NIP na fakturze pierwotnej. Urząd odpowiadając, stwierdził, że: „Nieprawidłowości w wystawianych przez podatników fakturach VAT można usunąć poprzez wystawienie faktury korygującej, o której mowa w § 16 i 17 powyższego rozporządzenia. Zgodnie z ww. przepisem fakturę korygującą wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury”.

Jak wspomniano, w przypadku pomyłek w NIP oprócz możliwości wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę błąd może zostać również poprawiony przez nabywcę poprzez wystawienie noty korygującej.

Zgodnie bowiem z § 18 rozporządzenia w sprawie zwrotu VAT nabywca towaru, który otrzyma od sprzedawcy fakturę, na której znalazły się pomyłki związane ze sprzedawcą lub nabywcą, może wystawić fakturę określaną jako nota korygująca. Nota korygująca powinna zawierać co najmniej:

- numer kolejny i datę jej wystawienia,

- imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej,

- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca,

- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej, w tym przypadku będzie to nieprawidłowy NIP nabywcy.

Wystawiona przez Pana kontrahenta nota korygująca powinna zawierać wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”.

Po wystawieniu noty korygującej powinna ona zostać przesłana przez kontrahenta do Pana wraz z kopią w celu zaakceptowania naniesionych zmian podpisem.

W związku z wystawieniem przez Pana faktury korygującej lub noty korygującej przez Pana kontrahentów może powstać wątpliwość, czy dokumenty te nie będą skutkowały koniecznością korekty terminu, w jakim nastąpiło odliczenie VAT z faktur pierwotnych. Odpowiedź na to pytanie jest jednak przecząca. W przypadku otrzymania faktury korygującej lub wystawienia noty korygującej do faktury pierwotnej, na której znalazły się drobne błędy o charakterze formalnym, nie ma konieczności korygowania terminu, w jakim nastąpiło odliczenie VAT z faktury pierwotnej. Wystawione przez Pana faktury korygujące nie będą bowiem dotyczyły udzielenia rabatu, podwyższenia ceny, zmiany stawki lub kwoty podatku, na skutek czego zmniejszeniu lub zwiększeniu ulegnie kwota VAT odliczonego na podstawie faktury pierwotnej.

Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie z 21 lipca 2006 r. nr VI/443-124/06/JD Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego, odpowiadając na pytanie, czy w przypadku otrzymania faktur VAT z błędami o charakterze formalnym, w tym wypadku brakiem NIP, a następnie wystawieniem przez nabywcę not korygujących, nabywca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach pierwotnych, stwierdził, że: „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje, zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za następny okres rozliczeniowy (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT oraz rozporządzenia nie przewidują ograniczeń co do prawa do obniżenia kwoty podatku należnego w przypadku wystawienia noty korygującej, uzależniając to prawo od terminu akceptacji wystawionej noty. Tym samym jeśli zakupione towary lub usługi wykorzystane były do wykonywania czynności opodatkowanych, Podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określoną w pierwotnej fakturze otrzymanej przez Podatnika, w terminach określonych w cytowanych wyżej przepisach”.

Postawa prawna

- art. 86 ust. 10 i 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029

- § 16 , 17 i 18 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawienia faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

Alicja Sadowiak

ekspert w zakresie VAT