Dzienna i miesięczna ewidencja przebiegu pojazdu jako integralna całość

Do Izby Skarbowej w Katowicach zostało skierowane pytanie, czy prowadzona przez Spółkę dzienna i miesięczna ewidencja przebiegu pojazdu, stanowiącą integralną całość spełnia przesłanki uznania jej za ewidencję przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Uznano, iż rozumowanie takie jest prawidłowe.

W dniu 16 maja 2014 r. wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca użytkuje i posiada na stanie środków trwałych pojazdy samochodowe wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej Spółki. Dla każdego pojazdu samochodowego przedsiębiorstwo prowadzi kartę drogową, która wypełniana jest codziennie przez kierowcę samochodu.

Karty drogowe gromadzone są w dziale transportu i diagnostyki pojazdów, która prowadzi dodatkowo miesięczną kartę eksploatacyjną dla każdego samochodu.

W związku z wejściem w życie z dniem 1 kwietnia 2014 r. ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Spółka planuje wykorzystać posiadane dokumenty (w odniesieniu do pojazdów samochodowych do 3,5 ton) tj. karty drogowe i miesięczne karty eksploatacyjne w następujący sposób: zmieniając nazwę karty drogowej na "dzienną ewidencję przebiegu pojazdu", która składać się będzie z elementów wyszczególnionych w karcie drogowej oraz wprowadzając dodatkowy elementy karty, tj. cel wyjazdu, konto kosztów i podpis dysponenta. Ponadto, Spółka zamierza zmienić nazwę miesięcznej karty eksploatacyjnej na "Miesięczną ewidencję przebiegu pojazdu", która zawierać będzie elementy wyszczególnione w miesięcznej karcie eksploatacyjnej. Dzienne ewidencje przebiegu pojazdu stanowić będą integralny załącznik do miesięcznej ewidencji przebiegu pojazdu.

Ponadto, Spółka zamierza wprowadzić "Regulamin używania pojazdów służbowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t" ustalający zasady używania pojazdów samochodowych do celów działalności gospodarczej. Równocześnie wnioskodawca wskazał szczegółową listę punktów, z których będzie się składała zmieniona ewidencja. Będzie również sporządzana comiesięczna ewidencja pojazdu na podstawie ewidencji dziennej.

Odliczenie VAT od usług przechowywania opon

Miesięczna ewidencja przebiegu pojazdu zawierać będzie datę rozpoczęcia prowadzenia ewidencji w każdym okresie rozliczeniowym (wynikać będzie z daty pierwszego wpisu do miesięcznej ewidencji przebiegu pojazdu) i zakończenia prowadzenia ewidencji w każdym okresie rozliczeniowym (wynikać będzie z daty ostatniego wpisu do miesięcznej ewidencji przebiegu pojazdu), podpis podatnika oraz liczbę przejechanych kilometrów w danym miesiącu. Dzienne ewidencje przebiegu pojazdu będą stanowiły integralny załącznik do miesięcznej ewidencji przebiegu pojazdu. Spółka w załączeniu przesłała:

• wzór dziennej ewidencji przebiegu pojazdu,
• wzór miesięcznej ewidencji przebiegu pojazdu.

W związku z powyższym zadano pytanie czy prowadzona przez Spółkę dzienna i miesięczna ewidencja przebiegu pojazdu, stanowiącą integralną całość spełnia przesłanki uznania jej za ewidencję przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054 ze zm.)?

Wnioskodawca uznał, iż zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika jeśli sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. W art. 86a ust. 7 ustawy o VAT zawarte są elementy, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, tj.:

1. Numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
2. Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
3. Stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
4. Wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: a) kolejny numer wpisu, b) Datę i cel wyjazdu, c) opis trasy (skąd-dokąd) d) liczbę przejechanych kilometrów, e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
5. Liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia ewidencji.

Wskazania wymaga fakt, iż Spółka posiada pojazdy samochodowe, które są wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej, jednakże nie spełniają one warunków konstrukcyjnych, o których mowa w art. 86 ust. 4 pkt 2) ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji Spółka w celu skorzystania z pełnego prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony z wydatków na pojazdy samochodowe, zmuszona jest do prowadzenia dodatkowej ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86 ust. 4 pkt 1) w/w ustawy. Prowadzona przez Spółkę ewidencja przebiegu pojazdu składać się będzie z dwóch dokumentów dziennej ewidencji przebiegu pojazdu oraz miesięcznej ewidencja przebiegu pojazdów, które łącznie będą zawierać wszystkie elementy określone w art. 86 ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług.

Polecamy: 500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF - PDF

Prowadzona przez Spółkę szczegółowa dzienna ewidencja przebiegu pojazdu wraz z miesięczną ewidencja przebiegu pojazdu spełnia przesłanki określone w art. 86a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług, a więc stanowi ewidencję przebiegu pojazdu, o której mowa w w/w przepisie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Przepis art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawa o VAT, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2014 r. nadanym ustawą z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r., poz. 312) stanowi, że w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Stosownie do art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT przepis ust. 1 nie ma zastosowania w przypadku gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

W myśl art. 86a ust. 4 ustawy, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Przez pojazdy samochodowe, stosownie do art. 2 pkt 34 ustawy, rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - stosownie do art. 86a ust. 5 ustawy - nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:

1. przeznaczonych wyłącznie do:
   1. odprzedaży,
   2. sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
   3. oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;

2. w odniesieniu do których:
   1. kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub
   2. podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (art. 86a ust. 6 ustawy).

W myśl art. 86a ust. 7 ustawy, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
   1. kolejny numer wpisu,
   2. datę i cel wyjazdu,
   3. opis trasy (skąd - dokąd),
   4. liczbę przejechanych kilometrów,
   5. imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
   6. potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Z powołanego wyżej przepisu wynika, jakie minimalne elementy powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, aby umożliwić podatnikowi prowadzącemu działalność gospodarczą odliczenie podatku VAT.

Przez okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów podatku VAT czyli w zależności od tego jak rozlicza się podatnik - miesiąc lub kwartał.

Na podstawie art. 86a ust. 8 ustawy o VAT, w przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa w ust. 7 pkt 4:

1. jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd,
2. obejmuje:
   1. kolejny numer wpisu,
   2. datę i cel udostępnienia pojazdu,
   3. stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
   4. liczbę przejechanych kilometrów,
   5. stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
   6. imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie autentyczności tych wpisów - jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem - może być dokonywane w formie elektronicznej.

Z powyższych przepisów wynika, że prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu musi potwierdzać brak użytku prywatnego pojazdu. Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.

Zapis w ewidencji przebiegu pojazdu z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika - nie powinien wzbudzać wątpliwości.

W przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia podatku VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu.

Wnioskodawca wskazał, że posiada pojazdy samochodowe, które są wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej, jednakże nie spełniają one warunków konstrukcyjnych, o których mowa w art. 86 ust. 4 pkt 2) ustawy o podatku od towarów i usłu, a w celu skorzystania z pełnego prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony z wydatków na pojazdy samochodowe, zmuszona jest do prowadzenia dodatkowej ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86 ust. 4 pkt 1) w/w ustawy. Prowadzona przez Spółkę ewidencja przebiegu pojazdu składać się będzie z dwóch dokumentów dziennej ewidencji przebiegu pojazdu oraz miesięcznej ewidencja przebiegu pojazdów, które łącznie będą zawierać wszystkie elementy określone w art. 86 ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług.

Formularz VAT-26

Spółka ma wątpliwości, czy prowadzona przez nią dzienna i miesięczna ewidencja przebiegu pojazdu, stanowiącą integralną całość spełnia przesłanki uznania jej za ewidencję przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis sprawy oraz przywołane wyżej przepisy prawa stwierdzić należy, że w przedmiotowej sprawie - opisana przez Wnioskodawcę - ewidencja przebiegu pojazdu zawierająca: numer rejestracyjny pojazdu samochodowego, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu (obejmujący kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy skąd - dokąd, liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - wpis potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem), liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, spełnia wymagania, określone art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Podkreślić jednocześnie trzeba, że okoliczność prawidłowego prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczająca do przyjęcia, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, bowiem w tym względzie muszą być spełnione wszystkie wymagania przewidziane przez ustawodawcę przepisem art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT. Powyższa kwestia nie jest jednak przedmiotem niniejszej interpretacji, gdyż w tym zakresie Wnioskodawca nie sformułował pytania jak też nie przedstawił swojego stanowiska. Przedstawione rozstrzygnięcie odnosi się ściśle do zakresu określonego pytaniem Wnioskodawcy.

Interpretacja indywidualna z 1 września 2014 r., sygn. IBPP2/443-463/14/RSz - Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach

autor: Piotr Dobrowolski

Podyskutuj o tym na naszym FORUM