Jaki powinien być obieg dokumentów, aby podatnik nie utracił prawa do odliczenia VAT

RADA

Jeżeli faksy przesyłane są z centrali, która wcześniej otrzymała oryginały faktur, to taki sposób obiegu dokumentów należy uznać za prawidłowy. Za datę otrzymania faktury należy przyjąć dzień jej otrzymania przez centralę. Szerzej w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Ze stanu faktycznego bezpośrednio nie wynika, czy centrala otrzymuje oryginały faktur, dokonuje selekcji i faksuje je do odpowiednich oddziałów, aby te wprowadziły je do swoich rejestrów zakupów. Może przyjęto taki sposób obiegu informacji, że kontrahenci przesyłają oryginały faktur do centrali, a oddziały otrzymują od nich jedynie faksy. Dlatego skutki prawne oraz rozwiązania praktyczne zostaną przedstawione dla obu tych sytuacji.

Centrala i oddziały jednym podatnikiem VAT

Odnosząc się do prawidłowości formy ewidencjonowania faktur zakupowych, należy przede wszystkim podkreślić, że obecnie nawet oddziały samodzielnie sporządzające bilans nie mogą być odrębnymi podatnikami VAT. Wyjątkowo, jedynie za zgodą naczelnika urzędu skarbowego, podatnikami mogą być jednostki organizacyjne osoby prawnej będącej organizacją pożytku publicznego prowadzącą działalność gospodarczą, jeżeli samodzielnie sporządzają sprawozdanie finansowe.

Konsekwencją takiego stanu rzeczy jest traktowanie zakładu głównego (centrali) i wszystkich oddziałów danego przedsiębiorcy za jednego podatnika. Oznacza to, że otrzymanie oryginału faktury przez którąkolwiek z wyodrębnionych organizacyjnie jednostek ma ten sam skutek dla podatnika.

Data otrzymania faktury

Fakturę uważa się za otrzymaną w momencie uzyskania jej przez podatnika. Nie jest to tylko moment przekazania jej do księgowości centrali, ale również w momencie otrzymania jej przez pełnomocnika lub pracownika któregokolwiek z oddziałów.

Co do formy, w jakiej faktury powinny być otrzymywane, to nie istnieje żadna regulacja na ten temat. Podobnie nie ma przepisów definiujących sposób doręczania faktur VAT. Faktury wystawiane są (sporządzane i wprowadzane do obrotu prawnego) w formie tradycyjnej (papierowej) lub w wersji elektronicznej na odrębnych zasadach uregulowanych w przepisach prawa wspólnotowego i krajowego.

Jeżeli fakturę wystawiamy w wersji tradycyjnej, czyli papierowej, to w takiej też wersji powinna ona dotrzeć do kontrahenta.

Potwierdzają to organy skarbowe: „Doręczenie faktury VAT jedynie za pomocą poczty elektronicznej może być stosowane jedynie uzupełniająco w stosunku do doręczenia tradycyjnego, tak by rzeczywiście oryginał faktury VAT wystawiony przez wystawcę dotarł do nabywcy” (pismo Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Katowicach z 21 marca 2005 r., nr IIUSPP/443/25/04B/3144/05).

 

Analogicznie należałoby potraktować sposób doręczania faktur VAT jedynie za pośrednictwem faksu. Taki sposób doręczania jest oczywiście formą jak najbardziej pożądaną i uzasadnioną w obliczu wymogów szybkiego przesyłania informacji i danych. Jednak taka forma doręczeń nie wywołuje skutków prawnych - otrzymanie dokumentu w ten sposób nie powoduje, że nabywamy prawo do odliczenia podatku. Fakturę otrzymaną w taki sposób należy traktować jako fakturę pro forma.

Aktualny w tej mierze jest pogląd wyrażony w jednym z wyroków NSA: „Aby mogło dojść do realizacji prawa do odliczenia, nabywca musi dysponować >swoim< egzemplarzem faktury. Nie stanowi podstawy do odliczenia kserokopia faktury czy faktura przesłana faksem. Wymogu posiadania przez nabywcę dokumentów w postaci faktur lub ich duplikatów nie można również zastąpić dowodem z przesłuchania strony” (wyrok NSA z 28 sierpnia 2001 r., sygn. akt SA/Bk 1295/2000).

Obieg dokumentów

Należy zatem rozważyć następujący obieg dokumentów:

1. Jeżeli centrala otrzymuje oryginały faktur, co z pewnością jest odnotowywane w książce korespondencyjnej lub innej wewnętrznej ewidencji, to potwierdza ten fakt na fakturze (stempel, pieczątka-datownik, podpis z datą), to przefaksowanie tak oznaczonego dokumentu do oddziału nie powinno stwarzać problemów. W takim przypadku możemy ewidencjonować faktury według dat otrzymania przez podatnika (w tym przypadku jednej z komórek, jaką jest centrala). Taka informacja jest na fakturze. Ten sposób obiegu dokumentów jest prawidłowy. Oczywiście należy mieć na względzie przepisy regulujące sposób prowadzenia i przechowywanie dokumentów dla celów księgowych w siedzibie i poszczególnych oddziałach podatnika.

2. Jeżeli natomiast sytuacja polega na tym, że oddziały otrzymują od kontrahentów faksy faktur VAT, które w oryginale przesyłane są do centrali, i nie ma przepływu informacji pomiędzy centralą a oddziałami, to takie działanie może zaburzyć nam chronologię zapisów (wadliwość). Ponieważ w tym przypadku oddziały nie miałyby w terminie wiedzy o dacie otrzymania oryginału dokumentu przez centralę. Wprowadzenie do ewidencji faktur następowałoby w dacie otrzymania faksu. Często też mogłoby dochodzić do błędnego określenia momentu nabycia prawa do odliczenia, co skorygowane mogłoby być dopiero przez centralę i przysparzałoby dodatkowej pracy.

Rozwiązanie: Przed wprowadzeniem faktur do rejestrów oddział powinien otrzymać informację od centrali, która posiada oryginały faktur, o dacie ich otrzymania. Ważny jest więc sprawny obieg dokumentów (również kopii i dodatkowych egzemplarzy) w przedsiębiorstwie, zintegrowany system.

• art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

Paweł Dymlang

doradca podatkowy