Jak ewidencjonować poza kasą fiskalną sprzedaż nieudokumentowaną fakturą

- w ewidencji przychodów wpisuję każdą kwotę osobno, a następnie sumuję na koniec dnia,

Autopromocja

- wystawiam dowód wewnętrzny na sprzedaż nieudokumentowaną,

- na podstawie tego dowodu wpisuję sprzedaż do ewidencji VAT (każdy dzień osobno),

- do PKPiR wpisuję całą miesięczną kwotę sprzedaży.

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

Czy dla celów rozliczeń VAT taki sposób postępowania jest prawidłowy?

RADA

Przedstawiony sposób ewidencjonowania sprzedaży w celu wyliczenia VAT jest poprawny, przy założeniu że podlega ona opodatkowaniu jednakową stawką VAT. Gdy sprzedaż jest opodatkowana równymi stawkami, to jeżeli przedmiotem działalności jest tylko handel, podatek należny można obliczać na podstawie struktury zakupów. Jeśli podatnik nie może korzystać z tej metody, należy prowadzić szczegółową ewidencję, z podziałem na stawki VAT. Szczegóły w uzasadnieniu.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

UZASADNIENIE

Przedstawiony w pytaniu sposób ewidencjonowania sprzedaży i rozliczania od niej VAT można uznać za prawidłowy, przy założeniu (co nie wynika z pytania) że dokonywana przez firmę sprzedaż podlega opodatkowaniu wyłącznie jednakową stawką VAT, np. 22%.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Każdy czynny podatnik VAT zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji sprzedaży w celu prawidłowego wyliczenia kwot podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym. Sposób jej prowadzenia na potrzeby VAT określa art. 109 ust. 3 ustawy. Szczegółowe wymogi co do formy prowadzenia ewidencji na potrzeby rozliczania VAT nie zostały określone. Określone są jedynie dane, jakie powinna ona zawierać, aby prawidłowo sporządzić deklarację podatkową, czyli: kwoty podatku naliczonego związanego wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące do prawidłowego sporządzania deklaracji podatkowej.

Sprzedaż opodatkowana jedną stawką VAT

Podatnicy dokonujący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (która nie wymaga dokumentowania fakturami VAT) i jednocześnie niezobowiązani do prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących prowadzą uproszczoną ewidencję sprzedaży polegającą na ewidencjonowaniu kwoty brutto utargu za dany miesiąc i następnie od kwoty tej wyliczają należny VAT. W tym celu konieczne jest ewidencjonowanie (poza VAT) każdej sprzedaży w celu określenia kwoty utargu za dany dzień, a następnie zbiorczo za dany miesiąc. Ewidencja taka jest bezpośrednią podstawą do wyliczenia VAT tylko wówczas, gdy sprzedaż podlega opodatkowaniu jednakową stawką VAT.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że sprzedaż firmy podlega opodatkowaniu wyłącznie stawką VAT 22%.

Firma może wówczas ewidencjonować każdą sprzedaż według wartości brutto i od utargu wyliczać kwotę należnego VAT z zastosowaniem stawki 18,02% albo metodą „w stu”. Załóżmy, że 4 sierpnia utarg ze sprzedaży wyniósł 5850 zł. Należny VAT to kwota 5850 x 18,03% = 1055 zł. Firma w ewidencji sprzedaży na potrzeby VAT w tym dniu wpisze odpowiednie wartości: podstawa opodatkowania (wartość netto sprzedaży) - 4795, VAT należny - 1055. Wyliczając metodą „w stu”, wynik będzie analogiczny (5850 x 22) : 122 = 1055 zł.

W celu wyliczenia VAT firma może wystawić dowód wewnętrzny.

W ewidencji sprzedaży na potrzeby VAT firma może wykazywać wartość obrotu i należny VAT chronologicznie za każdy dzień, zgodnie z momentem powstania obowiązku podatkowego od sprzedaży, albo jednym wpisem za cały miesiąc.

Sprzedaż opodatkowana różnymi stawkami VAT

Inaczej należy postąpić w przypadku dokonywania sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej lub opodatkowanej różnymi stawkami VAT. Sposób rozliczania podatku w takiej sytuacji określają przepisy art. 84 i 85 ustawy o VAT. Obliczenia obrotu i kwoty podatku należnego dokonuje się wówczas według podziału sprzedaży (utargu) w danym okresie rozliczeniowym na poszczególne stawki VAT na podstawie wyliczonej proporcji wynikającej z udokumentowanych zakupów, tj. struktury zakupów.

WAŻNE!

Obliczać sprzedaż według struktury zakupów mogą wyłącznie podatnicy, którzy świadczą usługi w zakresie handlu. Z tej metody nie mogą korzystać podatnicy, którzy świadczą inne usługi niż handel, np. gastronomiczne.

Stanowisko to potwierdza bogate orzecznictwo sądowe, również aktualne obecnie (np. wyrok z 28 października 1998 r., sygn.akt SA/Bk 1290/97).

Takie stanowisko prezentują również organy podatkowe. W piśmie z 12 października 2004 r., nr UPO-443/VAT/255/04/EN, Urząd Skarbowy w Płocku stwierdził: „Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, iż przedmiotem prowadzonej przez Pana działalności są usługi wulkanizacyjne, sprzedaż opon i akcesoriów samochodowych, których zakup i sprzedaż są opodatkowane według stawki 22%. Ponadto prowadzi Pan działalność w postaci >Mała gastronomia< - barek przydrożny. Biorąc pod uwagę, że w obowiązującej Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług usługi gastronomiczne zakwalifikowane są do >Sekcji H< - Usługi hoteli i restauracji (grupa 55.3), nie można ich utożsamiać z usługami handlu określonymi w >sekcji G< PKWiU. Stąd też nie ma żadnych podstaw normatywnych, aby przepis art. 84 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług stosować do usług gastronomicznych, które w obecnym rozumieniu nie są usługami w zakresie handlu”.

Gdy świadczymy usługi w zakresie handlu, jeśli chcemy obliczać podatek na podstawie struktury zakupów, musimy przestrzegać kilku zasad, a mianowicie:

• przyjmować wyłącznie zakupy udokumentowane według cen uwzględniających VAT (umożliwiające dokonanie podziału na poszczególne stawki VAT),

• uwzględniać tylko zakupy towarów przeznaczonych do dalszej odprzedaży,

• przyjmować zakupy z tego miesiąca, którego dotyczy sprzedaż.

Zakupy dokonane u podmiotów zwolnionych z VAT należy wówczas kwalifikować do poszczególnych kategorii ze względu na stawkę VAT, jaka obowiązywałaby, gdyby towary te były zakupione u podatników niekorzystających ze zwolnienia.

PRZYKŁAD

W sierpniu firma osiągnęła obrót z działalności handlowej w kwocie 16 500 zł. Firma wylicza należny VAT według uproszczonej metody proporcji zakupów. Wyliczyła, że w sierpniu udział zakupów według poszczególnych stawek VAT w zakupach ogółem wyniósł następująco:

• wg stawki 22% - 62%,

• wg stawki 7% - 22%,

• wg stawki 3% - 16%.

Wyliczenie obrotu i należnego VAT będzie następujące:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Gdy nie możemy przy obliczaniu podatku należnego korzystać ze struktury zakupów, to należy prowadzić szczegółową ewidencję sprzedaży (utargu) z podziałem na stawki VAT.

• art. 84 i 85 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

Mariusz Darecki

ekspert w zakresie VAT