Jak długo należy przechowywać dokumenty kasowe

rada

Jeżeli dokumenty przechowują Państwo na papierowych nośnikach, trzeba będzie je przechowywać przez okres co najmniej 2 lat, licząc od końca roku, w którym dokonano sprzedaży. Szczegóły w uzasadnieniu.

uzasadnienie

Nadal w rozporządzeniu ustawodawca, ustalając termin, w którym kopie dokumentów kasowych powinny być przez podatnika przechowywane, odnosi się do przepisów Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości. Dlatego dokumenty kasowe muszą być przechowywane:

1) przez okres wymagany w ustawie o VAT oraz w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa;

2) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 Ordynacji podatkowej). Jest to okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym przypadał termin płatności. Jednocześnie Ordynacja wymienia zdarzenia, które mogą powodować, że okres przedawnienia może być dłuższy niż 5 lat.

Natomiast terminy przechowywania dokumentacji kasowej określa art. 74 ustawy o rachunkowości. Wymienia m.in. następujące terminy:

1) księgi rachunkowe - 5 lat,

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

6) pozostałe dowody księgowe - 5 lat.

Kopie dokumentów przechowywane na nośniku papierowym

Jednak w nowym rozporządzeniu termin przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym został skrócony. Będzie to dotyczyć sprzedaży dokonanej do 31 grudnia 2011 r. W przypadku tej sprzedaży podatnicy są obowiązani przechowywać kopie dokumentów nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Przykład

Spółka dokonała sprzedaży w 2008 r. i ewidencjonowała ją na kasie. Kopie dokumentów kasowych w formie papierowej będzie przechowywać do końca 2010 r.

Ponieważ nie ma przepisów przejściowych, dlatego nowe przepisy dotyczą również dokumentów wystawionych przed 1 grudnia 2008 r. Dlatego w 2009 r. trzeba będzie przechowywać kopie dokumentów za 2007 i 2008 r. Kopie dokumentów za wcześniejsze okresy mogą nie być przechowywane, mimo że nie upłynął okres przedawnienia zobowiązań.

WAŻNE!

W 2009 r. trzeba będzie przechowywać kopie dokumentów kasowych za lata 2007 i 2008.

Skrócenie terminów przechowywania tych dokumentów jest podyktowane względami praktycznymi. Po 2 latach z tych dokumentów nie można już bowiem nic odczytać.

Jednak kopie faktur wystawianych za pomocą kas mamy obowiązek przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań.

Kopie dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych

Odrębne terminy przechowywania dokumentów kasowych będą dotyczyć sprzedaży dokumentowanej na kasie z elektronicznym zapisem kopii. W tym przypadku będą obowiązywać ogólne zasady. Kopie takich dokumentów kasowych trzeba będzie przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Będzie to zazwyczaj 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności.

Gdy zdecydujemy się wymienić kasę rejestrującą, to nie będziemy mogli skorzystać z ulgi na jej zakup.

• § 19 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338

Marcin Jasiński

ekspert w zakresie VAT