Faktura otrzymana przed dostawą towarów - odliczenie VAT

Prowadzimy sklep ze specjalistycznym sprzętem elektronicznym. Zamówienia na towar z reguły składamy z dużym wyprzedzeniem. Najczęściej otrzymujemy wtedy fakturę pro forma, a właściwa faktura jest wysyłana dopiero wraz z towarem. Zdarzają się jednak przypadki, gdy sprzedawca od razu wystawia fakturę. Otrzymujemy ją wtedy mniej więcej dwa bądź trzy tygodnie przed dostawą towaru. Dostawy każdorazowo są realizowane transportem sprzedawcy. Mamy wątpliwości, jak postąpić, jeżeli do takich sytuacji dochodzi na przełomie miesiąca. Przykładowo fakturę otrzymaliśmy w kwietniu 2014 r., a zamówiony towar w maju 2014 r., lecz jeszcze przed złożeniem deklaracji VAT-7 za kwiecień 2014 r. Czy możemy wówczas ująć fakturę w rozliczeniu za kwiecień 2014 r.? Podobny problem występuje przy fakturach obejmujących zaliczki na poczet nabycia towaru. Zaliczki wpłacamy bowiem na podstawie wystawionych wcześniej faktur. Jeżeli fakturę otrzymujemy pod koniec miesiąca, zdarza się, że wpłaty dokonujemy w miesiącu kolejnym. Zaliczki uiszczamy generalnie w ciągu 7 dni od daty sporządzenia faktury. Czy taki sposób wystawiania faktur jest prawidłowy? Kiedy powinniśmy rozliczyć fakturę zaliczkową?

Autopromocja

Tak, taki sposób wystawiania faktur jest prawidłowy, gdy faktura została wystawiona 30 dni przed dokonaniem dostawy lub otrzymaniem zaliczki. Prawo do odliczenia uzyskacie Państwo dopiero w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca dokona dostawy towaru, a w przypadku faktur zaliczkowych - w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie otrzyma zaliczkę.

Terminy wystawiania faktur

Terminy wystawiania faktur reguluje art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług. Jako zasadę przyjęto, że fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, lecz jednocześnie nie wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi (art. 106i ust. 1 i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT).

Natomiast w przypadku otrzymania przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy, jednak nie wcześniej niż 30 dnia przed otrzymaniem - przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi - całości lub części zapłaty (art. 106i ust. 2 i ust. 7 pkt 2 ustawy).

Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet

Ograniczenia w zakresie możliwości wcześniejszego wystawienia faktury nie dotyczą dostaw towarów i świadczenia usług, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4 ustawy, jeżeli faktura zawiera informacje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Nie obejmują zatem świadczenia usług ani dostaw towarów, dla których w związku z ich realizacją ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń (usługi świadczone w sposób ciągły), oraz świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, usług ochrony osób, usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług stałej obsługi prawnej i biurowej oraz tzw. usług powszechnych. Tego typu faktury mogą być wystawiane wcześniej.

W Państwa przypadku faktury wystawiane przez kontrahentów zarówno przed dostawą towaru, jak i przed otrzymaniem zaliczki nie powinny być sporządzane wcześniej niż 30 dnia przed zaistnieniem zdarzenia skutkującego powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że faktury wystawiane przez dostawców Waszej firmy sporządzane są prawidłowo, z zachowaniem terminów wskazanych w art. 106i ust. 7 pkt 1 i 2 ustawy. Ma to bowiem miejsce dwa lub trzy tygodnie przed dokonaniem dostawy towarów lub ok. 7 dni przed otrzymaniem zaliczki.

Autopromocja

Konferencja: Kongres KSeF. Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu

Sprawdź

Loteria paragonowa 2015 - co miesiąc samochód i laptopy od Ministra Finansów

Odsetki od zaległości podatkowych - zmiany od 2015 r.

Odliczenie VAT naliczonego

Ustalenie, że faktura została wystawiona w ustawowo określonym terminie, nie oznacza jednak uzyskania prawa do odliczenia podatku z chwilą jej otrzymania. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy, powstaje bowiem w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Ustawodawca wiąże obecnie uzyskanie prawa do odliczenia z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności stanowiącej źródło podatku naliczonego. Jest to termin początkowy. W przypadku faktur wystawionych przed rozpoznaniem obowiązku podatkowego (w Państwa sytuacji przed dostawą towaru) będą one stanowiły podstawę do odliczenia podatku, jednak dopiero w momencie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, czyli z chwilą dokonania dostawy (art. 19a ust. 1 ustawy). Oczywiście jeżeli nie wystąpią inne przesłanki negatywne, które wykluczałyby odliczenie.

Autopromocja

KOMPLET PODATKI 2026

Sprawdź

Realizacja odliczenia będzie więc możliwa po łącznym spełnieniu dwóch warunków: otrzymaniu faktury oraz zaistnieniu obowiązku podatkowego u wystawcy faktury w związku z dokonaną dostawą towaru. Ponieważ dostawa jest realizowana transportem kontrahenta, należy założyć, że ponosi on ryzyko zniszczenia lub utraty towaru w trakcie transportu. Przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, a tym samym dokonanie dostawy towaru w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, wystąpi z chwilą jego fizycznego przywozu do Państwa firmy.

Dla ustalenia terminu odliczenia podatku nie ma natomiast żadnego znaczenia dostarczenie towaru jeszcze przed złożeniem deklaracji podatkowej VAT-7 za miesiąc, w którym otrzymano fakturę. Jak wskazano, prawo do odliczenia powstanie dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełniono oba warunki jednocześnie.

PRZYKŁAD
Sprzedawca wystawił fakturę 26 maja 2014 r. i w tym samym dniu doręczył ją nabywcy. Fakturę sporządzono przed dostawą towaru (nie była to faktura zaliczkowa). Sprzedawca dostarczył towar własnym transportem 5 czerwca 2014 r. Nabywca rozlicza podatek od towarów i usług miesięcznie.
Obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług, z tytułu zrealizowanej dostawy, powstanie u wystawcy faktury z chwilą dostarczenia towaru do odbiorcy, tj. 5 czerwca 2014 r. Nabywca może zatem dokonać odliczenia podatku, na podstawie faktury otrzymanej 26 maja 2014 r., dopiero w rozliczeniu za czerwiec 2014 r.

Analogiczne zasady będą dotyczyły również faktur wystawianych na poczet mającej nastąpić wpłaty zaliczki. Reguły wynikające z art. 86 ust. 10 ustawy, dotyczące terminu obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w myśl art. 86 ust. 10c, stosuje się bowiem odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

W przypadku otrzymania przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty, w szczególności: przedpłaty, zaliczki, zadatku, lub raty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do uzyskanej kwoty. Przy czym zasada ta nie obejmuje czynności, dla których obowiązek podatkowy, zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, powstaje z chwilą wystawienia faktury tj. świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług stałej obsługi prawnej i biurowej oraz tzw. usług powszechnych.

Zapisz się na nasz newsletter

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Otrzymanie zaliczki na poczet ich realizacji nie rodzi zatem obowiązku podatkowego. Wskazane wyłączenie, nie ma zastosowania przy zaliczkach na poczet dostaw towarów, będących przedmiotem Państwa pytania.

Przy fakturach zaliczkowych dokonanie odliczenia będzie zatem możliwe po łącznym spełnieniu dwóch warunków: otrzymaniu faktury oraz zaistnieniu obowiązku podatkowego u wystawcy faktury w związku z otrzymaniem całości lub części zapłaty. Pomimo wcześniejszego otrzymania faktury mogą Państwo dokonać odliczenia podatku dopiero w rozliczeniu za okres, w którym zaliczka zostanie wpłacona sprzedawcy.

PRZYKŁAD
28 kwietnia 2014 r. sprzedawca wystawił fakturę na poczet mającej nastąpić wpłaty zaliczki za materiały budowlane i w tym samym dniu doręczył ją nabywcy. Zaliczkę, którą obejmowała faktura, sprzedawca otrzymał 12 maja 2014 r. Nabywca rozlicza podatek od towarów i usług miesięcznie.
Obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług, z tytułu otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru, powstanie u wystawcy faktury z chwilą otrzymania zaliczki, tj. 12 maja 2014 r. Nabywca może zatem dokonać odliczenia podatku, na podstawie faktury otrzymanej 28 kwietnia 2014 r., dopiero w rozliczeniu za maj 2014 r.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 19a ust. 1, 3, 4, ust. 5 pkt 4 i ust. 8, art. 86 ust. 10 i 10c, art. 106i ust. 1, 2, ust. 7 pkt 1 i 2, ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

Tomasz Olejarz

praktyk, autor licznych publikacji z zakresu podatku od towarów i usług