REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej a odliczenie VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Justyna Skwirowska
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej a odliczenie VAT
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej a odliczenie VAT
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie przepisami ustawy o VAT podatnicy mogą przechowywać faktury w formie elektronicznej. Niekiedy wątpliwości budzi jednak fakt czy podatnik przechowujący w takiej formie faktury może dokonywać bez przeszkód odliczenia VAT naliczonego od VAT należnego.

Jakie są podstawowe zasady przechowywania faktur?

W świetle regulacji zawartych w art. 112a ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek przechowywać faktury:

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

- wystawione przez siebie lub w swoim imieniu, w tym wystawione ponownie;

- otrzymane faktury, w tym otrzymane ponownie.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

REKLAMA

Ten sam artykuł wskazuje także sposób w jakim powinny być one przechowywane, czyli zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Natomiast, zgodnie z art. 112a ust.3 ustawy podatnicy mogą przechowywać faktury w formie elektronicznej. Ważne jest jednak to, że muszą oni zapewnić na każde wezwanie organu podatkowego ich bezzwłoczny dostęp i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Istotną kwestią jest także, iż przywoływany już art. 112a nie precyzuje jakie faktury powinny być przechowywane. Z powyższego wynika, iż podatnik jest obowiązany przechowywać wszystkie faktury, a sposób wyboru czy przechowanie będzie odbywało się w formie papierowej czy elektronicznej należy do samego podatnika.

Czy można przechowywać faktury w sposób mieszany?

Ustawodawca nie stworzył przeszkód ku temu, aby podatnik część faktur przechowywał w formie elektronicznej, a następną część w formie papierowej.

Takie podejście potwierdza stanowisko zajęte przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 26 stycznia 2012 roku sygn.akt. I FSK482/11, w którym czytamy, że "(…) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywanie jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają zarówno względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne".


Czy faktura w formie elektronicznej uprawnia do odliczenia podatku VAT?

Jak kwestia przechowywania faktur elektronicznych wpływa na możliwość odliczania podatku VAT? Odpowiadając na to pytanie sięgnijmy po interpretacje organów podatkowych w tym zakresie, które dotyczą konkretnych przypadków występujących w obrocie gospodarczym.

I tak, dnia 7 czerwca 2017 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretacje indywidualną sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.79.2017.1.ISZ na podstawie następującego stanu faktycznego:

Spółka S.A. jest polskim rezydentem podatkowym prowadzącym działalność w zakresie usług środowiskowych, utrzymania infrastruktury, kompleksowej obsługi nieruchomości, (tzw. Total Facility Management). Jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka zamierza wdrożyć przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w systemie elektronicznym. Po dokonaniu zamiany wersji papierowej na elektroniczną wersja papierowa otrzymanych faktur będzie utylizowana. Przesyłane przez Kontrahentów dokumenty księgowe w formie papierowej będą opatrywane datą ich otrzymania, a następnie będą skanowane, przy czym zachowana będzie odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna (zeskanowana) będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Zdaniem Spółki forma elektroniczna faktury VAT uprawnia do odliczenia VAT naliczonego od VAT należnego. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko Spółki za prawidłowe.

Takie samo stanowisko znajduje potwierdzenie w wielu innych interpretacjach indywidualnych, przykładowo, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 grudnia 2016 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.858.2016.1.KOM, wskazuje się, że „(...) fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych, nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego już prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych".

Można także wskazać na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 lutego 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.934.2016.2.JO, w której czytamy: „W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną zdigitalizowane (przeniesienie ich treści do wersji elektronicznej) nie będzie miał wpływu na możliwość (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.”

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

REKLAMA

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA