Strona główna » Księgowość » Podatki » VAT » Faktura » Unikalna numeracja faktur – kiedy warto stosować?

Unikalna numeracja faktur – kiedy warto stosować?

Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów

22 czerwca 2017, 08:22

RESET2 Oprogramowanie sp. z o.o. sp.k. istnieje od stycznia 2001 roku i kontynuuje działalność prowadzoną od 1992 roku przez RESET Computer Systems s.c. Spółka zajmuje się tworzeniem oraz wdrażaniem systemów informatycznych, wspomagających zarządzanie firmą. Produkty RESET2 to połączenie bogatych możliwości z łatwą i intuicyjną obsługą.

Numeracja faktur – kiedy warto stosować?

www.shutterstock.com

REKLAMA

Dla początkujących przedsiębiorców numeracja faktur to mało istotne zagadnienie. Nie przywiązują do niej wagi, bowiem nie wpływa ona na zawartość dokumentów sprzedaży, a tym samym na wysokość podatku VAT. Nierzadko zdarza się jednak, że rzeczywistość szybko weryfikuje prowadzone działania i wybrany sposób oznaczeń staje się uciążliwy.

REKLAMA

Autopromocja

Komplet Podatki 2025 - wiedza dla księgowych i biur rachunkowych

Sygnaliści w biurze rachunkowym. Wzory dokumentów

Obowiązujące przepisy a numeracja faktur

W zakresie numeracji dokumentów sprzedaży, firmy mają bardzo dużą swobodę. Praktycznie jedyną zasadą, której należy przestrzegać, jest zachowanie ciągłości i numerowanie poszczególnych dokumentów w kolejności rosnącej. Ma to pozwolić na szybką i nie budzącą wątpliwości, jednoznaczną identyfikację faktury.

Co w przypadku zaniedbań?

Brak zachowania należytej staranności w odniesieniu do właściwego oznaczania poszczególnych dokumentów sprzedaży, może w prostej linii prowadzić do powstania wątpliwości po stronie Urzędów Skarbowych. Mogą one zacząć zastanawiać się czy przedsiębiorca rzeczywiście zafakturował całą sprzedaż lub czy organizacja fakturowania wyklucza wielokrotne ujęcie tej samej transakcji.

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Numeracja zaawansowana

W prosty sposób można jednak obronić się przed tymi zarzutami. Wystarczy rzetelnie prowadzić dokumentację księgową i stosować odpowiedni dla swojej firmy model numerowania faktur. Jedna seria jest rozsądna w przypadku niewielkiej sprzedaży. Do rozważenia pozostaje tylko czy stosować numerację miesięczną, kwartalną, czy może ciągłą, w obrębie całego roku. Dedykowane serie, najczęściej identyfikowane za pomocą symbolu literowego, mogą być stosowane np. dla poszczególnych oddziałów, różnych osób, kontrahentów czy dla rozróżnienia rodzaju sprzedaży, np. produktów z magazynu i usług serwisowych. Często też spotyka się osobne numeracje dla rodzaju faktur, np. sprzedażowych i korygujących.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co w przypadku pomyłki?

Co do zasady, nie ma możliwości by skorygować numer faktury. W przypadku zaistnienia nieprawidłowości, np. w razie pomyłki i pominięcia kolejnego numeru, czyli powstania luki w numeracji, należy sporządzić stosowną notatkę, opisującą sytuację. W żadnym wypadku nie można wystawić faktury z numerem poprzednim. Podobna notatka, w związku z faktem, iż korekta numeru faktury nie jest możliwa, powinna być sporządzona w razie, gdy zdarzy się dwukrotne wystawienie faktury z tym samym numerem.

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury (książka)

Profilaktyka

Za różnego rodzaju pomyłki w numeracji dokumentów sprzedaży, odpowiada wyłącznie czynnik ludzki. Aby zminimalizować ryzyko ich wystąpienia i narażenia się fiskusowi, można m.in. wdrożyć odpowiednie oprogramowanie do obsługi sprzedaży, automatyzujące pracę. Dzięki takiemu rozwiązaniu, zachowamy ciągłość numeracji oraz zyskamy bezwzględną kontrolę chronologii. Nie dojdzie też do sytuacji, w której jakikolwiek numer mógłby zostać powtórzony. Z drugiej natomiast strony, dobry system da możliwość ręcznej ingerencji w oznaczenia, w tym rozpoczęcia fakturowania od określonego numeru. Wdrożenie i przesiadka nie musi być zatem podyktowana kończącym się rokiem podatkowym, a może wiązać się wyłącznie z komfortem prowadzenia dokumentacji sprzedażowej.