REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT

Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT
Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT

REKLAMA

REKLAMA

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistniałą transakcję pomiędzy kontrahentami. Ustawa o VAT w art. 2 pkt 31 definiuje ją jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że ustawa dopuszcza posługiwanie się fakturami zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Podatnik może wystawić fakturę w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), jednak wymaga to uzyskania wcześniejszej akceptacji odbiorcy(art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).

Podatnik może dokonać wyboru w jakiej formie – papierowej czy elektronicznej – będzie przechowywał faktury. Odnosi się to również do tych faktur, które zostały wystawione w formie papierowej. Przedsiębiorca ma prawo je zeskanować i przechowywać tylko w wersji elektronicznej, a papierowe oryginały zniszczyć. Powyższe potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21.03.2017 r. znak 1462- IPPP2.4512.147.2017.1.DG. Należy jednak pamiętać, że muszą zostać spełnione wymogi w zakresie ich przechowywania (w tym te dotyczące zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur).

REKLAMA

Autopromocja

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że obowiązek przechowywania dotyczy faktur zarówno zakupowych, jak i sprzedażowych, tzn. tych wystawionych przez podatnika, jak i otrzymanych od kontrahentów (w tym także duplikatów). Powinny być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, tak aby możliwe było ich łatwe odszukanie (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT). Ustawa precyzuje, iż podatnik jest zobowiązany zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Polecamy: Biuletyn VAT

Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Wymagania te mają szczególne znaczenie w momencie gdy przedsiębiorca decyduje się na elektroniczne przechowywanie faktur. Wtedy bowiem dochodzi do największego ryzyka zmodyfikowania ich treści. W celu stwierdzenia wyżej wymienionych - autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentu (poprawności zawartych danych) - należy pamiętać o wdrożeniu procedur np. kontroli biznesowych czy zastosowaniu podpisu kwalifikowanego (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Wdrożone procedury mają na celu m.in. umożliwienie wykazania związku pomiędzy fakturą a wykonaną usługą/dostawą towarów.

Przepis art. 112 ust. 1 ustawy o VAT odnosi się do kwestii terminów przechowywania ewidencji i dokumentów (w tym faktur). Zgodnie z powyższym przepisem podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Biorąc pod uwagę treść ordynacji podatkowej (art. 70 ust. 1) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Na przykład, jeżeli faktura dokumentuje czynność, wobec której obowiązek podatkowy powstał w maju 2017 r., wówczas 25 czerwca 2017 r. upłynie termin zapłaty kwoty podatku wynikającej z tej faktury. Zatem zobowiązanie do zapłaty tego podatku przedawni się z upływem końca 2022 r. Powyższe oznacza, że z dniem 01.01.2023 r. podatnik co do zasady nie ma już obowiązku przechowywania tego dokumentu dla potrzeb VAT. Należy przy tym jednak zaznaczyć, że w niektórych sytuacjach (określonych w Ordynacji podatkowej) okres przedawnienia podatkowego może ulec wydłużeniu – wówczas okres przechowywania faktury również ulega stosownemu przedłużeniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kolejno, zgodnie z art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że są one przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podsumowując, powyższe wymogi dotyczące przechowywania faktur powinny być bezwzględnie spełnione przez cały okres, od momentu otrzymania faktury do momentu ich obligatoryjnej archiwizacji. Jest to niezbędne chociażby po to, aby w przypadku przeprowadzania kontroli skarbowej było możliwe wykazanie, że podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z określonych faktur. Warto mieć również na uwadze, że zgodnie z art. 112a ustawy o VAT w przypadku przeprowadzania kontroli skarbowej na żądanie podatnicy muszą zapewnić dostęp i wgląd do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Katarzyna Bartniak
Młodszy Konsultant Podatkowy
ECDDP Sp. z o.o.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA