REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT
Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT

REKLAMA

REKLAMA

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistniałą transakcję pomiędzy kontrahentami. Ustawa o VAT w art. 2 pkt 31 definiuje ją jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że ustawa dopuszcza posługiwanie się fakturami zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Podatnik może wystawić fakturę w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), jednak wymaga to uzyskania wcześniejszej akceptacji odbiorcy(art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).

Podatnik może dokonać wyboru w jakiej formie – papierowej czy elektronicznej – będzie przechowywał faktury. Odnosi się to również do tych faktur, które zostały wystawione w formie papierowej. Przedsiębiorca ma prawo je zeskanować i przechowywać tylko w wersji elektronicznej, a papierowe oryginały zniszczyć. Powyższe potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21.03.2017 r. znak 1462- IPPP2.4512.147.2017.1.DG. Należy jednak pamiętać, że muszą zostać spełnione wymogi w zakresie ich przechowywania (w tym te dotyczące zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur).

REKLAMA

Autopromocja

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że obowiązek przechowywania dotyczy faktur zarówno zakupowych, jak i sprzedażowych, tzn. tych wystawionych przez podatnika, jak i otrzymanych od kontrahentów (w tym także duplikatów). Powinny być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, tak aby możliwe było ich łatwe odszukanie (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT). Ustawa precyzuje, iż podatnik jest zobowiązany zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Polecamy: Biuletyn VAT

Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Wymagania te mają szczególne znaczenie w momencie gdy przedsiębiorca decyduje się na elektroniczne przechowywanie faktur. Wtedy bowiem dochodzi do największego ryzyka zmodyfikowania ich treści. W celu stwierdzenia wyżej wymienionych - autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentu (poprawności zawartych danych) - należy pamiętać o wdrożeniu procedur np. kontroli biznesowych czy zastosowaniu podpisu kwalifikowanego (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Wdrożone procedury mają na celu m.in. umożliwienie wykazania związku pomiędzy fakturą a wykonaną usługą/dostawą towarów.

REKLAMA

Przepis art. 112 ust. 1 ustawy o VAT odnosi się do kwestii terminów przechowywania ewidencji i dokumentów (w tym faktur). Zgodnie z powyższym przepisem podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Biorąc pod uwagę treść ordynacji podatkowej (art. 70 ust. 1) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Na przykład, jeżeli faktura dokumentuje czynność, wobec której obowiązek podatkowy powstał w maju 2017 r., wówczas 25 czerwca 2017 r. upłynie termin zapłaty kwoty podatku wynikającej z tej faktury. Zatem zobowiązanie do zapłaty tego podatku przedawni się z upływem końca 2022 r. Powyższe oznacza, że z dniem 01.01.2023 r. podatnik co do zasady nie ma już obowiązku przechowywania tego dokumentu dla potrzeb VAT. Należy przy tym jednak zaznaczyć, że w niektórych sytuacjach (określonych w Ordynacji podatkowej) okres przedawnienia podatkowego może ulec wydłużeniu – wówczas okres przechowywania faktury również ulega stosownemu przedłużeniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kolejno, zgodnie z art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że są one przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podsumowując, powyższe wymogi dotyczące przechowywania faktur powinny być bezwzględnie spełnione przez cały okres, od momentu otrzymania faktury do momentu ich obligatoryjnej archiwizacji. Jest to niezbędne chociażby po to, aby w przypadku przeprowadzania kontroli skarbowej było możliwe wykazanie, że podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z określonych faktur. Warto mieć również na uwadze, że zgodnie z art. 112a ustawy o VAT w przypadku przeprowadzania kontroli skarbowej na żądanie podatnicy muszą zapewnić dostęp i wgląd do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Katarzyna Bartniak
Młodszy Konsultant Podatkowy
ECDDP Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

REKLAMA

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Prof. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba zastosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA