REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT
Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT

REKLAMA

REKLAMA

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistniałą transakcję pomiędzy kontrahentami. Ustawa o VAT w art. 2 pkt 31 definiuje ją jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że ustawa dopuszcza posługiwanie się fakturami zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Podatnik może wystawić fakturę w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), jednak wymaga to uzyskania wcześniejszej akceptacji odbiorcy(art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).

Podatnik może dokonać wyboru w jakiej formie – papierowej czy elektronicznej – będzie przechowywał faktury. Odnosi się to również do tych faktur, które zostały wystawione w formie papierowej. Przedsiębiorca ma prawo je zeskanować i przechowywać tylko w wersji elektronicznej, a papierowe oryginały zniszczyć. Powyższe potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21.03.2017 r. znak 1462- IPPP2.4512.147.2017.1.DG. Należy jednak pamiętać, że muszą zostać spełnione wymogi w zakresie ich przechowywania (w tym te dotyczące zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur).

REKLAMA

Autopromocja

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że obowiązek przechowywania dotyczy faktur zarówno zakupowych, jak i sprzedażowych, tzn. tych wystawionych przez podatnika, jak i otrzymanych od kontrahentów (w tym także duplikatów). Powinny być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, tak aby możliwe było ich łatwe odszukanie (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT). Ustawa precyzuje, iż podatnik jest zobowiązany zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Polecamy: Biuletyn VAT

Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Wymagania te mają szczególne znaczenie w momencie gdy przedsiębiorca decyduje się na elektroniczne przechowywanie faktur. Wtedy bowiem dochodzi do największego ryzyka zmodyfikowania ich treści. W celu stwierdzenia wyżej wymienionych - autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentu (poprawności zawartych danych) - należy pamiętać o wdrożeniu procedur np. kontroli biznesowych czy zastosowaniu podpisu kwalifikowanego (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Wdrożone procedury mają na celu m.in. umożliwienie wykazania związku pomiędzy fakturą a wykonaną usługą/dostawą towarów.

REKLAMA

Przepis art. 112 ust. 1 ustawy o VAT odnosi się do kwestii terminów przechowywania ewidencji i dokumentów (w tym faktur). Zgodnie z powyższym przepisem podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Biorąc pod uwagę treść ordynacji podatkowej (art. 70 ust. 1) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Na przykład, jeżeli faktura dokumentuje czynność, wobec której obowiązek podatkowy powstał w maju 2017 r., wówczas 25 czerwca 2017 r. upłynie termin zapłaty kwoty podatku wynikającej z tej faktury. Zatem zobowiązanie do zapłaty tego podatku przedawni się z upływem końca 2022 r. Powyższe oznacza, że z dniem 01.01.2023 r. podatnik co do zasady nie ma już obowiązku przechowywania tego dokumentu dla potrzeb VAT. Należy przy tym jednak zaznaczyć, że w niektórych sytuacjach (określonych w Ordynacji podatkowej) okres przedawnienia podatkowego może ulec wydłużeniu – wówczas okres przechowywania faktury również ulega stosownemu przedłużeniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kolejno, zgodnie z art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że są one przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podsumowując, powyższe wymogi dotyczące przechowywania faktur powinny być bezwzględnie spełnione przez cały okres, od momentu otrzymania faktury do momentu ich obligatoryjnej archiwizacji. Jest to niezbędne chociażby po to, aby w przypadku przeprowadzania kontroli skarbowej było możliwe wykazanie, że podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z określonych faktur. Warto mieć również na uwadze, że zgodnie z art. 112a ustawy o VAT w przypadku przeprowadzania kontroli skarbowej na żądanie podatnicy muszą zapewnić dostęp i wgląd do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Katarzyna Bartniak
Młodszy Konsultant Podatkowy
ECDDP Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

REKLAMA

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

REKLAMA

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

REKLAMA