Strona główna » Księgowość » Podatki » VAT » Faktura » Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT

Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT

Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów

12 stycznia 2018, 11:25

Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce

Przechowywanie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT

REKLAMA

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistniałą transakcję pomiędzy kontrahentami. Ustawa o VAT w art. 2 pkt 31 definiuje ją jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że ustawa dopuszcza posługiwanie się fakturami zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Podatnik może wystawić fakturę w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), jednak wymaga to uzyskania wcześniejszej akceptacji odbiorcy(art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).

Podatnik może dokonać wyboru w jakiej formie – papierowej czy elektronicznej – będzie przechowywał faktury. Odnosi się to również do tych faktur, które zostały wystawione w formie papierowej. Przedsiębiorca ma prawo je zeskanować i przechowywać tylko w wersji elektronicznej, a papierowe oryginały zniszczyć. Powyższe potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21.03.2017 r. znak 1462- IPPP2.4512.147.2017.1.DG. Należy jednak pamiętać, że muszą zostać spełnione wymogi w zakresie ich przechowywania (w tym te dotyczące zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur).

Autopromocja

KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych

Instrukcje VAT. 15 praktycznych procedur dla podatników

Sprawozdanie finansowe 2023 - Poradnik Gazety Prawnej

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że obowiązek przechowywania dotyczy faktur zarówno zakupowych, jak i sprzedażowych, tzn. tych wystawionych przez podatnika, jak i otrzymanych od kontrahentów (w tym także duplikatów). Powinny być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, tak aby możliwe było ich łatwe odszukanie (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT). Ustawa precyzuje, iż podatnik jest zobowiązany zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Polecamy: Biuletyn VAT

Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Wymagania te mają szczególne znaczenie w momencie gdy przedsiębiorca decyduje się na elektroniczne przechowywanie faktur. Wtedy bowiem dochodzi do największego ryzyka zmodyfikowania ich treści. W celu stwierdzenia wyżej wymienionych - autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentu (poprawności zawartych danych) - należy pamiętać o wdrożeniu procedur np. kontroli biznesowych czy zastosowaniu podpisu kwalifikowanego (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Wdrożone procedury mają na celu m.in. umożliwienie wykazania związku pomiędzy fakturą a wykonaną usługą/dostawą towarów.

Autopromocja

Obowiązkowy KSeF
– jak wdrożyć w firmie

Sprawdź

Przepis art. 112 ust. 1 ustawy o VAT odnosi się do kwestii terminów przechowywania ewidencji i dokumentów (w tym faktur). Zgodnie z powyższym przepisem podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Biorąc pod uwagę treść ordynacji podatkowej (art. 70 ust. 1) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Na przykład, jeżeli faktura dokumentuje czynność, wobec której obowiązek podatkowy powstał w maju 2017 r., wówczas 25 czerwca 2017 r. upłynie termin zapłaty kwoty podatku wynikającej z tej faktury. Zatem zobowiązanie do zapłaty tego podatku przedawni się z upływem końca 2022 r. Powyższe oznacza, że z dniem 01.01.2023 r. podatnik co do zasady nie ma już obowiązku przechowywania tego dokumentu dla potrzeb VAT. Należy przy tym jednak zaznaczyć, że w niektórych sytuacjach (określonych w Ordynacji podatkowej) okres przedawnienia podatkowego może ulec wydłużeniu – wówczas okres przechowywania faktury również ulega stosownemu przedłużeniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kolejno, zgodnie z art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że są one przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podsumowując, powyższe wymogi dotyczące przechowywania faktur powinny być bezwzględnie spełnione przez cały okres, od momentu otrzymania faktury do momentu ich obligatoryjnej archiwizacji. Jest to niezbędne chociażby po to, aby w przypadku przeprowadzania kontroli skarbowej było możliwe wykazanie, że podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z określonych faktur. Warto mieć również na uwadze, że zgodnie z art. 112a ustawy o VAT w przypadku przeprowadzania kontroli skarbowej na żądanie podatnicy muszą zapewnić dostęp i wgląd do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Katarzyna Bartniak
Młodszy Konsultant Podatkowy
ECDDP Sp. z o.o.