Jak wystawić fakturę korygującą, gdy była wpłacona zaliczka

Należy skorygować zarówno fakturę zaliczkową, jak i końcową. Można to zrobić jedną fakturą korygującą. Nie należy wysyłać korekty JPK_VAT. Faktura korygująca w ewidencji i deklaracji powinna być rozliczona na bieżąco.

Polecamy: Biuletyn VAT

Jeżeli po wystawieniu faktury podatnik stwierdził pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, to jest zobowiązany wystawić fakturę korygującą (art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Jak z tego wynika, istnieje obowiązek korekty niezależnie od tego, czy błąd powstał na fakturze zaliczkowej czy końcowej. Należy skorygować obie faktury. Można wystawić jedną fakturę korygującą do faktury zaliczkowej i końcowej, ale musi ona zawierać:

1) wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;

2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy:

• datę wystawienia faktury zaliczkowej i końcowej,
• numery faktury zaliczkowej i końcowej,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• NIP sprzedawcy,
• NIP nabywcy,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów oraz datę otrzymania zapłaty, o ile te daty były określone i różniły się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

4) przyczynę korekty: błędna stawka VAT;

5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.

Aby rozliczyć taką fakturę, należy uzyskać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. O dacie obniżenia podatku należnego wynikającego z faktury korygującej decyduje więc kolejno:

1. data potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę – jeśli sprzedawca otrzyma to potwierdzenie przed terminem złożenia deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nabywca potwierdził odbiór korekty,
2. data otrzymania przez sprzedawcę potwierdzenia odbioru faktury korygującej – jeśli sprzedawca otrzymał to potwierdzenie w terminie późniejszym niż opisany w pkt 1.

W przypadku gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, ale z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, ma on prawo do obniżenia podstawy opodatkowania nie wcześniej niż w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym zostały spełnione te przesłanki. Faktury korygujące „na minus”, dla których nie ma potwierdzeń odbioru, powinny być wykazywane dopiero w ewidencji obejmującej okres rozliczeniowy, w którym zostały spełnione te przesłanki.

Również w ewidencji JPK_VAT kwoty korekty będą rozliczane za ten sam okres rozliczeniowy. Nie trzeba składać korekty. Kwoty korekty należy wykazać ze znakiem (–). Potwierdza to MF w odpowiedziach na pytania podatników:

Zasady sporządzania dokumentów oraz deklaracji nie uległy zmianie. Jeżeli wielkości korekt przyjmują wartości ujemne, tak też należy je wykazać.

Podstawa prawna:

• art. 106j, art. 109 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2491

Marcin Jasiński, Ekspert w zakresie VAT