Wystawianie faktur w języku obcym

Autopromocja

Żadne przepisy nie określają, w jakim języku firmy muszą wystawiać dokumenty sprzedażowe. Zgodnie z zapisami zawartymi w art. 106b oraz art. 106e. ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, wystawiona faktura powinna zawierać obowiązkowe elementy, do których należą dane, np. takie jak data wystawienia, nazwa towaru i usługi, stawka podatku itd. Jednakże nie ma tutaj żadnej informacji odnośnie wersji językowej, w jakiej powinna być wystawiona faktura.

W związku z powyższym dopuszczalne jest wystawianie faktur między przedsiębiorcami w języku obcym. Natomiast faktury wystawiane z udziałem konsumentów (nieprowadzących działalności gospodarczej) mają pewne ograniczenia.

Przedsiębiorca może wystawić fakturę w języku obcym dla polskiego lub zagranicznego przedsiębiorcy oraz dla konsumenta zagranicznego. Natomiast dla krajowych konsumentów (którzy mają stałe miejsce zamieszkania w Polsce, brak działalności gospodarczej) faktury w obcym języku nie mogą być wystawiane. Faktury dla polskich konsumentów powinny być wystawiane tylko w języku polskim. Faktury wystawiane dla jednostek prawa publicznego także powinny być wystawiane tylko w języku polskim.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Natomiast, zarówno dla zagranicznych, jak i polskich kontrahentów można wystawić faktury nie tylko w języku obcym, ale również w obu językach (np. polskim i angielskim).

Wystawienie faktury w obu językach jest najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, ponieważ według przepisów podatkowych zapisy w księdze przychodów i rozchodów muszą być prowadzone wyłącznie w języku polskim i w walucie polskiej - mówi o tym przepis § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z którym “zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów”.

W związku z powyższym podatnik otrzymawszy dowód księgowy, zobowiązany jest do przeliczenia waluty obcej na złote.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Podsumowując, zapisy w księdze przychodów i rozchodów muszą być prowadzone w języku polskim, natomiast dowody księgowe mogą być sporządzone w obcym języku - nie ma co do tego żadnego zakazu prawnego.

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury (książka)

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Należy jednak zwrócić uwagę na to, że organy kontroli mogą wymagać od podatników tłumaczenia obcojęzycznych dowodów księgowych. W świetle regulacji zawartych w ustawie o rachunkowości (art. 21 ust. 5 ustawa o rachunkowości) wskazane jest bowiem, że „na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym”.

Także zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej “kontrolowany ma obowiązek: (…) przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli”.

Autor: Żaneta Dulczykowska, Systim.pl