Sprzedaż online a odbiór w sklepie. Czy trzeba rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej?

Z punktu widzenia przedsiębiorców jedną z zasadniczych korzyści handlu online jest automatyzacja procesu sprzedaży i ograniczenie roli czynnika ludzkiego do wydania towaru. Dlatego z ich punktu widzenia korzystniejsze byłoby nieewidencjonowanie sprzedaży internetowej na kasach fiskalnych nawet w sytuacji, gdy dochodzi do fizycznego odbioru towaru w sklepie. Czy jest to możliwe w świetle obowiązujących przepisów? Warto jest tę kwestię rozważyć wcześniej, by nie narazić się na konsekwencje w podatku VAT.

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej (kasy rejestrującej)

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W ewidencji tej wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej. Co istotne, jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest zobowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku, gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. Kasa fiskalna to wydatek, ale także liczne obowiązki określone w ustawie, które wiążą się z dodatkowymi kosztami jak np. przeglądy kasy, serwisy. Zatem w przypadku podatników dokonujących sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych kasy są bardzo istotną częścią działalności, bez której nie można właściwie prowadzić biznesu. 

Jak ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej?

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony. 
Ponadto podatnicy powinni dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy oraz poddawać kasy rejestrujące obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis. 

Dodatkowo podatnicy powinni udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów, a także przechowywać kopie dokumentów kasowych przez ustawowo wymagany okres oraz prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej. W przypadku kas online powinni zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Powyższe wymagania wynikają wprost z przepisów ustawy o VAT, zatem brak ich spełnienia może doprowadzić do uznania, że ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas prowadzona jest nierzetelnie, co prowadzi do odpowiedzialności na gruncie kodeksu karno-skarbowego. 

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania kasą fiskalną sprzedaży online opłaconej przelewem

Podatnicy VAT, którzy prowadzą sprzedaż jedynie przez internet często decydują się na skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na podstawie poz. 36 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. (poz. 2442). Zgodnie z tą regulacją zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli:
- dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a
- z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). 

Czy odbiór towaru zamówionego online jest sprzedażą wysyłkową?

Zatem istotne w kontekście rozważanego tematu jest wskazanie czy możliwość odbioru w sklepie dalej może być uznana za sprzedaż w systemie wysyłkowym. W temacie wypowiedział się przykładowo Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 23 września 2021 r., sygn. akt I SA/Łd 376/21, gdzie uznał, że ustawodawca jednoznacznie wskazał, iż dostawa towarów w systemie wysyłkowym może nastąpić jedynie na dwa sposoby albo pocztą albo przesyłkami kurierskimi. Zatem w przypadku sprzedaży przez internet, a odbioru w sklepie trzeba przewidzieć, że taka sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, więc konieczne będzie wystawienie i wydanie paragonu klientowi. 

Rozwiązaniem paragony przekazywane online

Oczywiście można rozważyć wyżej wskazaną możliwość przekazywania klientom paragonów online co może przyspieszyć i zautomatyzować proces sprzedaży, niemniej taki sposób dostarczenia paragonu wymaga uzgodnienia z klientem np. w formie regulaminu sprzedaży.

Autor: Robert Nogacki, radca prawny, partner zarządzający Kancelarią Prawną Skarbiec specjalizującą się w doradztwie prawnym, podatkowym oraz strategicznym dla przedsiębiorców