Paragon dokumentujący otrzymaną zaliczkę. Jak wystawić? Co powinien zawierać?

• Obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej
• Zaliczka a ewidencja na kasie fiskalnej

Obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej

Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dodatkowo podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży (art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT).  

Obowiązek rejestracji na kasie fiskalnej oraz wydania paragonu dotyczy również zaliczek wpłacanych przez nabywców towarów lub usług. Wynika to wprost z § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z tym przepisem w przypadku otrzymania w gotówce przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty) sprzedawca jest obowiązany wystawić i wydać nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą otrzymania zaliczki.

Zaliczka a ewidencja na kasie fiskalnej

Jeżeli więc w analizowanej sprawie z chwilą otrzymania zaliczki sprzedawca generalnie jest obowiązany zarejestrować wpłatę na kasie fiskalnej i odpowiednio wydać paragon, to w dalszej kolejności należałoby ustalić, jakie dane powinny się znaleźć na takim paragonie.  

W myśl § 25 ust. 1 rozporządzenia paragon fiskalny powinien zawierać co najmniej dane wskazane w tym przepisie, w tym m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.  

Dodatkowo paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację także opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy (§ 8 ust. 1 rozporządzenia).

Zatem nazwa towaru i usługi obligatoryjnie musi się znaleźć na paragonie fiskalnym. Również tym, który dokumentuje otrzymanie zaliczki. Potwierdził to także Dyrektor Krajowej informacji Skarbowej w interpretacji z 13 lipca 2017 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.197.2017.2.MD), w której wskazał, że:  
(…) W sytuacji prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, dowodem dokumentujących dokonanie sprzedaży jest paragon fiskalny. Dokument ten, (…) powinien zawierać nazwę usługi jednoznacznie ją identyfikującą. (…) ujęcie na paragonie fiskalnym tylko sformułowania o treści "zaliczka w stawce 23" lub "zaliczka w stawce 8%" bez podania jakiej usługi lub dostawy towaru dotyczy, nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołane przepisy dotyczące stosowania nazw na paragonach fiskalnych.

Warto przy tym pamiętać, że wskazany w rozporządzeniu zakres minimalnych danych ujmowanych na paragonie fiskalnym jest katalogiem otwartym (ustawodawca posługuje się zwrotem "co najmniej"). W praktyce będzie to oznaczało, że oprócz danych wyraźnie wskazanych w rozporządzeniu sprzedawca może również zawrzeć inne informacje niewymienione w tych przepisach. Zatem w ocenie autora ujęcie na paragonie zarówno pozycji "montaż stolarki PCV" jak i "zaliczka na montaż stolarki PCV" generalnie będzie prawidłowym działaniem. Minimum wymagane rozporządzeniem w postaci nazwy towaru lub usługi jest bowiem zachowane. Dodatkowo nie ma natomiast przeciwwskazań, żeby rozwinąć tę nazwę o słowo "zaliczka".

POWOŁANE INTERPRETACJE ORGANÓW PODATKOWYCH:

• pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 lipca 2017 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.197.2017.2.MD)

Adrian Błaszkiewicz, ekspert w zakresie VAT