Błędna stawka VAT na fakturze i wpłacona zaliczka - jak wystawić fakturę korygującą?

Błędna stawka VAT na fakturze, wpłacona zaliczka a faktura korygująca

Należy skorygować zarówno fakturę zaliczkową, jak i końcową. Można to zrobić jedną fakturą korygującą. Nie należy wysyłać korekty JPK_VAT za grudzień. Faktura korygująca w ewidencji i deklaracji powinna być rozliczona na bieżąco. Szczegóły w dalszej części artykułu.

Kiedy można wystawić fakturę korygującą? Jakie elementy musi zawierać faktura korygująca?

Jeżeli po wystawieniu faktury podatnik stwierdził pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, to jest zobowiązany wystawić fakturę korygującą (art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT). Jak z tego wynika, istnieje obowiązek korekty niezależnie od tego, czy błąd powstał na fakturze zaliczkowej czy końcowej. Należy skorygować obie faktury. Można wystawić jedną fakturę korygującą do faktury zaliczkowej i końcowej, ale musi ona zawierać:

1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy:

• datę wystawienia faktury zaliczkowej i końcowej,
• numery faktury zaliczkowej i końcowej,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• NIP sprzedawcy,
• NIP nabywcy,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów oraz datę otrzymania zapłaty, o ile te daty były określone i różniły się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

3) kwotę korekty podatku należnego.

Faktura ta może dodatkowo zawierać:

1) wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";

2) przyczynę korekty: błędna stawka VAT.

Faktura korygująca in minus - rozliczenie VAT

Korekty "in minus" dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że:

• z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz
• warunki te zostały spełnione, a faktura jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

Jeśli w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada wymaganej dokumentacji, to obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał (art. 29a ust. 14 w zw. z ust. 13 ustawy o VAT).

Powstaje pytanie, o jakiej dokumentacji możemy mówić w przypadku stwierdzenia pomyłki w stawce VAT. W objaśnieniach podatkowych wydanych przez MF 23 kwietnia 2021 r. w sprawie SLIM VAT, czytamy:

(...) w związku z tym, że podstawą dokonania pomniejszenia podstawy opodatkowania jest błąd w cenie wskazanej na fakturze pierwotnej, spełnieniem warunków do korekty jest już samo stwierdzenie pomyłki w cenie. Ponieważ nabywca może nie mieć świadomości o zaistniałej pomyłce konieczne pozostaje oczekiwanie z korektą na uzgodnienie z nabywcą warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Dlatego należy wysłać do nabywcy informację, że zastosowano błędną stawkę i w związku z tym konieczna jest korekta, z prośbą o akceptację.

Przykład
Podatnik wystawił w grudniu fakturę zaliczkową, a w lutym - końcową, stosując stawkę 23% zamiast 8%. W marcu zauważył błąd. 25 marca wysłał do nabywcy informację o konieczności korekty i zwrocie nadpłaconego VAT. 28 marca otrzymał od nabywcy akceptację warunków korekty. Dlatego 29 marca wystawił fakturę korygującą. W tym przypadku może obniżyć VAT w JPK_V7 za marzec, gdyż wszystkie warunki korekty zostały spełnione.

Podstawa prawna:

• art. 29a, art. 106j ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 196

Marcin Jasiński, ekspert w zakresie VAT