Zwrot zaliczki zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej - jak dokonać korekty

Jak dokonać korekty po zwrocie zaliczki zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej?

Zwrot zaliczki, zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, powinien być ujęty w ewidencji korekt lub w specjalnie utworzonej w tym celu ewidencji. Nie ma w takich przypadkach potrzeby korygowania paragonów dokumentujących wpłatę zaliczki. Jest tak niezależnie od tego, czy otrzymanie zaliczki zostało również udokumentowane fakturą. Jeżeli otrzymanie zaliczki było dokumentowane fakturą należy również wystawić fakturę korygującą. Szczegóły poniżej.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej spoczywa na podatnikach, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Podatnicy przy użyciu sprawnych, dopuszczonych do funkcjonowania kas prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku.

Kiedy ewidencjonujemy na kasie zwroty towarów i reklamacje

Ustawodawca uregulował wprost tylko zasady ewidencjonowania zwrotów towarów i uznanych reklamacji (§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Zastrzegł jednocześnie, że te zdarzenia nie podlegają ewidencjonowaniu na kasie. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji.

Zwroty zaliczek nie stanowią jednak żadnego z tych zdarzeń, a w konsekwencji przepisy te nie mają w omawianym przypadku zastosowania (co potwierdzają w udzielanych wyjaśnieniach organy podatkowe - zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 lipca 2013 r., sygn. IPPP2/443-471/13-2/RR). Nie ma również w takich przypadkach zastosowania § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących określający sposób postępowania w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki.

W przedstawionej sytuacji przepisy nie wymagają od podatników korygowania paragonów dokumentujących zwracane zaliczki. Zwrot zaliczki powinien być ujęty w ewidencji korekt lub w specjalnie utworzonej w tym celu ewidencji. Drugi sposób postępowania wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 lipca 2013 r. (sygn. IPPP2/443-471/13-2/RR), w której czytamy, że:

(…) z powołanego rozporządzenia wynika, że zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, a także wystąpienia oczywistej pomyłki powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Wskazać jednak należy, iż w praktyce może dojść do sytuacji, które nie zostały przewidziane w ww. zapisach, tj. m.in. sytuacja, w której znalazł się sam Wnioskodawca. W takich okolicznościach dopuszczalne jest dokonanie ujęcia zwrotu należności związanej z brakiem towaru - w odrębnej od wyżej wskazanych ewidencji przewidzianych w zapisach § 3 ust. 4-6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, która będzie stanowiła podstawę do prawidłowego sporządzenia deklaracji. Tym samym Wnioskodawca, w związku z koniecznością dokonania zwrotu osobie fizycznej pieniędzy za całość lub część zamówienia, jest zobowiązany do ujęcia w ewidencji korekt, odrębnej od ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług oraz ewidencji oczywistych omyłek, przy czym wskazać należy, że sposób jej prowadzenia nie jest uwarunkowany regulacjami wynikającymi z zapisów § 3 ust. 4-6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Ważne!
Zwrot zaliczek zaewidencjonowanych na kasie rejestrującej powinien być ujęty w ewidencji korekt lub w specjalnie utworzonej w tym celu ewidencji.

Na wskazany sposób postępowania nie wpływa fakt, że otrzymanie zaliczki zostało udokumentowane fakturą zaliczkową. Jednocześnie istnienie obowiązku wykazania zwrotu zaliczki w ewidencji korekt lub w specjalnie utworzonej w tym celu ewidencji nie wyłącza obowiązku wystawiania przez podatników faktur korygujących faktury zaliczkowe. To oznacza, że podatnik musi wystawić fakturę korygującą.

Kiedy dokonujemy rozliczenia faktury korygującej dokumentującej zwrot zaliczki

Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT rozliczenia faktur korygujących wystawianych w związku ze zwrotem zaliczki dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą. Warunkiem jednak jest, żeby z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynikało, iż uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada wymaganej dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał. Powoduje to, że jeżeli otrzymanie zaliczki zostało potwierdzone poprzez wystawienie paragonu i faktury, obniżenia podstawy opodatkowania w związku z jej zwrotem dokonuje się w okresie rozliczeniowym wystawienia faktury korygującej. Taki scenariusz będzie miał miejsce przy założeniu, że faktura ta jest wystawiana po dokonaniu zwrotu zaliczki. W takim przypadku w momencie wystawienia faktury korygującej spełnione są bowiem uzgodnione z niedoszłym nabywcą towaru lub usługi warunki obniżenia podstawy opodatkowania.

Jak wykazać korektę w JPK_VAT

Co do sposobu wykazania takiej korekty w pliku JPK_VAT - podatnicy mają do wyboru jedno z dwóch rozwiązań, tj.:

1. wykazanie faktury korygującej ze znacznikiem "FP" i uwzględnienie kwoty korekty w wierszu dotyczącym wartości sprzedaży z kas rejestrujących,
2. wykazanie faktury korygującej bez znacznika "FP" i bez uwzględniania kwoty korekty w wierszu dotyczącym wartości sprzedaży z kas rejestrujących.

Wynika to z treści odpowiedzi Ministerstwa Finansów na jedno z pytań dotyczących pliku JPK_VAT, gdzie czytamy, że:

(…) istnieją 2 alternatywne sposoby prezentowania w pliku takich faktur, które zapewniają zapisy prawidłowe pod względem technicznym i wnoszą do pliku kompletne dane analityczne, tj.:

1. prezentowanie faktury korygującej ze znacznikiem "FP". Należy pamiętać, że faktury oznaczane "FP" nie są brane pod uwagę do sum kontrolnych ewidencji. W takim przypadku kwota korekty, która wynika z takiej faktury (na plus lub na minus) musi być uwzględniana, np. w wierszu dotyczącym wpisu raportu z kasy fiskalnej - odpowiednio powiększonym lub pomniejszonym. W przypadku korekt na plus różnica może też być dodatkowo zaewidencjonowana na kasie fiskalnej i w ten sposób uwzględniona w pliku,

2. prezentowanie faktury korygującej bez znacznika "FP". W takim przypadku kwota korekty, która wynika z takiej faktury (na plus lub na minus) nie może być uwzględniana w innym wierszu, np. dotyczącym wpisu raportu z kasy fiskalnej, który nie jest wówczas powiększany lub pomniejszany. Sposób ten jest wykluczony w przypadku korekt na plus, jeśli są one dodatkowo zaewidencjonowane na kasie fiskalnej i w ten sposób uwzględnione".

Przykład
W maju 2022 r. podatnik zwrócił zaliczkę udokumentowaną paragonem oraz fakturą (do której załączony został paragon). Po dokonaniu zwrotu zaliczki 25 maja 2022 r. podatnik wystawił fakturę korygującą i ujął zwrot zaliczki w ewidencji. W tym przypadku w JPK_V7 za maj 2022 r. można dokonać wpisu:
- tylko na podstawie faktury korygującej albo
- na podstawie faktury korygującej i ewidencji korekt, oznaczając fakturę kodem FP.

Podstawa prawna:

• § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2021 r. poz. 1625.

Tomasz Krywan, doradca podatkowy