Sprzedaż używanego laptopa pracownikowi przez pracodawcę. Czy trzeba rejestrować na kasie fiskalnej i wydać paragon?

Sprzedaż używanego w firmie laptopa na rzecz pracownika nie podlega obowiązkowi ewidencji na kasie fiskalnej. Szczegóły poniżej.

Co do zasady podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz firm, nie mają takiego obowiązku. Zasadniczo kasa fiskalna dotyczy sprzedaży towarów lub usług, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. To, które podmioty są objęte obligatoryjnie obowiązkiem posiadania kasy oraz które nie mają takiego obowiązku, określa rozporządzenie w sprawie zwolnień z kas rejestrujących.

Zwolnienia z obowiązku rejestrowania sprzedaży kasą fiskalną. Co ze sprzedażą komputerów pracownikom?

Ustawodawca w rozporządzeniu przewidział zwolnienia dotyczące ewidencjonowania na kasie fiskalnej, gdy sprzedaż dotyczy konsumenta. 

Jednak zwolnień tych nie można stosować do określonych dostaw towarów i usług. Dotyczy to m.in. dostaw:
- komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11),
- zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych.

Pod grupą towarów ex 26 – znajdują się przenośne maszyny do automatycznego przetwarzania danych, o masie <= 10 kg, takie jak: laptopy i notebooki; komputery kieszonkowe (np. notesy komputerowe) i podobne. W powyższej grupie laptop klasyfikuje się pod symbolem PKWiU 26.20.11. Oznacza to, że taka sprzedaż powinna zostać zaewidencjonowana na kasie fiskalnej i potwierdzona paragonem, jeżeli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy. 

Od tej zasady przewidziano wyjątki. Mimo że przedmiotem dostawy jest laptop, obowiązek ewidencji na kasie nie wystąpi, gdyż z § 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia wynika, że konieczność ewidencjonowania na kasie nie dotyczy dostawy towarów, o której mowa w poz. 34 załącznika do rozporządzenia. Chodzi o sprzedaż dokonywaną przez:

• podatnika na rzecz jego pracowników oraz 
• spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe
• wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali.

Zatem pracodawca, sprzedając swojemu pracownikowi używany w firmie laptop, nie ma obowiązku ewidencji tej sprzedaży na kasie. Będzie mógł korzystać ze zwolnienia przedmiotowego określonego w poz. 34 załącznika do rozporządzenia. Takie same regulacje będą obowiązywały w 2024 r. w nowym rozporządzeniu w sprawie zwolnień

W innym przypadku, gdyby była to sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, a nie byłaby ona pracownikiem sprzedawcy, sprzedaż laptopa musiałaby być bezwzględnie zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, a nabywca powinien wówczas otrzymać paragon. 

Beata Kociańska, ekspert w zakresie VAT