Duplikat faktury VAT pozwala na odliczenie podatku naliczonego

Podatnikom VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego w zakresie, w jakim towary te lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Autopromocja

Wartość VAT naliczonego stanowi między innymi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zdarza się jednak, że dokumenty te ulegają zniszczeniu lub zagubieniu. Nie oznacza to bynajmniej utraty możliwości dokonania stosownych odliczeń. Wystarczy bowiem uzyskać od kontrahenta duplikat.

Duplikat też się liczy

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług,
do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, w przypadku,
gdy oryginał faktury ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy,
zobowiązany jest do ponownego wystawienia faktury VAT, zgodnie z danymi zawartymi na oryginale.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Warto w tym miejscu podkreślić, iż duplikat faktury musi dodatkowo zawierać oznaczenie "DUPLIKAT" oraz datę wystawienia.

Ponadto dokument ten wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał przeznaczony jest dla nabywcy, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Termin rozliczenia VAT

Bardziej skomplikowane wydaje się ustalenie terminu przysługującego podatnikowi na dokonanie stosownych odliczeń.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Istotne jest w tym przypadku, czy podatnik wcześniej dokonał odliczenia z zagubionej lub zniszczonej faktury.

Jeżeli przedsiębiorca otrzymał fakturę np. w maju i za ten miesiąc dokonał odliczenia, to w przypadku otrzymania duplikatu w lipcu w związku ze zniszczeniem faktury, nie ma potrzeby dokonywania korekty. Prawo do odliczenia zostaje zachowane bowiem w okresie otrzymania faktury, czyli za maj.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

W takiej sytuacji duplikat  stanowi jedynie potwierdzenie zaksięgowanej transakcji. Dokument ten nie jest dodatkowo wykazywany w ewidencji VAT.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca nie otrzymał w ogóle faktury lub też nie zdążył
na jej podstawie odliczyć podatku VAT.

Gdy faktura dotarła do podatnika i są dowody pozwalające na wykazanie, że została otrzymana np. w maju, wtedy prawo do odliczenia za maj zostaje zachowane. Jednak gdy brak jest możliwości udowodnienia wcześniejszego otrzymania faktury, odliczenia trzeba dokonać za okres, w którym odebrany został duplikat faktury.

W jakiej formie przechowywać faktury VAT - papierowej czy elektronicznej

Nie trzeba drukować kopii faktur VAT w dacie sprzedaży

Tak samo wygląda sytuacja w przypadku, gdy faktura została wystawiona przez kontrahenta lecz przedsiębiorca jej nie otrzymał - również potrzebny będzie duplikat faktury, a prawo do odliczenia przysługuje dopiero za okres, w którym podatnik uzyskał duplikat.

Termin przewidziany na dokonanie odliczeń z duplikatu faktury nie różni się przy tym od przewidzianego dla oryginalnych dokumentów i obejmuje 3 okresy rozliczeniowe – okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał duplikat, a także jeden z 2 kolejnych.

Elżbieta Węcławik,

Małgorzata Jawińska