REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

W jakiej formie przechowywać faktury VAT - papierowej czy elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Resiak
Ekspert podatkowy
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce

REKLAMA

REKLAMA

Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego nie ma prawnych przeciwwskazań do przechowywania kopii faktury VAT w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.

Ustawa o podatku od towarów i usług, w swoim art. 106, nakłada na wszystkich podatników podatku VAT generalny obowiązek wystawiania faktur. Przepisy ustawy precyzują w jakich przypadkach faktury muszą być wystawiane i co powinny dokumentować (w dużym uproszczeniu sprzedaż).

REKLAMA

Autopromocja

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednym z dokumentów związanych z rozliczeniem podatku jest właśnie faktura. A zatem przepisy zobowiązują każdego z podatników wystawiających faktury do ich przechowywania, aż do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Ustawa nie reguluje sposobu przechowywania faktur, ani tego w jakiej formie mają one być przechowywane. Zawiera jednakże delegację dla Ministra Finansów do wydania rozporządzenia określającego szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (określane dalej jako rozporządzenie) zajmuje się uszczegółowieniem tej problematyki. § 19 i § 21 rozporządzenia regulują zasady wystawiania i przechowywania faktur, a w szczególności stanowią, iż:
• podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego;
• faktury przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie;
• faktury są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Ponadto oryginał faktury powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia - wyraz KOPIA.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: serwis Koszty

Powyższe przepisy precyzują generalny ustawowy obowiązek przechowywania faktur, stanowiąc, że podatnicy muszą przechowywać zarówno oryginały jak i kopie faktur, a także, że muszą je przechowywać w oryginalnej postaci. Co oznacza jednakże oryginalna postać? Czy jest to postać, w której wydano dokument nabywcy towaru/usługi? Czy też może postać, w jakiej w systemie sprzedawcy wystawiono ten dokument?

I tu pojawia się wątpliwość. Czy w przypadku faktur, które wydawane są kontrahentom w formie papierowej prawidłową formą ich przechowania jest dokumentacja papierowa czy też może dopuszczalna jest również wersja elektroniczna.

REKLAMA

Skąd problem? Bowiem, oprócz tradycyjnych faktur wyróżnia także faktury w formie elektronicznej. Ta forma dokumentu została szczegółowo uregulowana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Posługiwanie się e-fakturami przez podatników jest możliwe po spełnieniu szczególnych warunków. Przede wszystkim konieczna jest tu akceptacja takiego rozwiązania przez odbiorcę faktury. Przepisy stanowią wprost, że faktury w formie elektronicznej mogą być w takiej formie przechowywane, ale tylko w sytuacji w której autentyczność ich pochodzenia i integralność treści będzie zagwarantowana w jeden z przewidzianych w rozporządzeniu sposobów.

Co jednak w sytuacji, gdy „tradycyjne”, papierowe faktury zostają ujęte w ewidencji elektronicznej. Czy powyższe jest dozwolone i prawidłowe? Czy też może konieczne jest ich przechowywanie jedynie w formie papierowej? Jak już wskazano, ustawa o powyższym nie przesądza. Do tej pory organy podatkowe zgodnie twierdziły w swoich interpretacjach, że konieczne jest przechowywanie faktur w formie papierowej.

Polecamy: serwis Podatki osobiste

Powyższymi wątpliwościami zajął się Naczelny Sąd Administracyjny, który w orzeczeniu z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08) zajął stanowisko odmienne.

REKLAMA

W uzasadnieniu do przywołanego orzeczenia czytamy: „(...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.”

i dalej „Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie”.

Z powyższego wynika, że NSA dopuścił możliwość elektronicznego przechowywania faktur. Jednak w uzasadnieniu wyroku zwrócił uwagę na kilka ważnych kwestii.

Po pierwsze NSA podzielił pogląd, że w zakresie przechowywania faktur polskie przepisy są niejednoznaczne, w związku z tym zwraca uwagę na konieczność skorzystania z przepisów dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 26 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

NSA wskazuje na niedokładną implementację przepisów, która może powodować wątpliwości przy wykładni językowej.

Mianowicie art 247 ust. 2 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 26 listopada 2006 r. stanowi, że państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z przepisów polskiego rozporządzenia wynika, że podatnik ma obowiązek przechowywać faktury w oryginalnej postaci. Pominięto natomiast fragment „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” - a więc element, którego celem jest doprecyzowanie co należy uważać za oryginalną postać. Sama Dyrektywa dopuszcza zarówno formę papierową jak i elektroniczną przechowywania faktur, decyzję w tym zakresie pozostawiając państwom członkowskim.

Wobec niemożności dokonania precyzyjnej wykładni językowej, NSA odwołuje się do wykładni celowościowej. Sąd zauważa, że konieczność przechowywania faktur w wersji papierowej została przewidziana w momencie, gdy realia techniczne były odmienne od obecnych, a co za tym idzie „w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r” .

Następnie NSA zwraca uwagę na funkcję jaką ma spełniać przechowywanie faktur – funkcję kontrolną. Art. 246 Dyrektywy wymaga, aby umieszczone na fakturze dane nie były zmieniane i aby pozostawały czytelne przez cały okres przechowywania faktury.

Co za tym idzie przyjęty sposób przechowywania faktur musi gwarantować, iż dane pozostaną czytelne i niezmienione. Bez wątpienia można przyjąć, że wymagania są spełnione zarówno w momencie gdy faktury przechowywane są w formie papierowej, jak i w sytuacji, gdy przechowuje się je w formie elektronicznej.

Ponadto NSA odwołuje się do zasady proporcjonalności, zgodnie z którą państwa członkowskie mogą stosować tylko takie środki, które są niezbędne dla osiągnięcia celów założonych w dyrektywach. Sąd podnosi, iż konieczność przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy istnieją możliwości technologiczne, aby robić to w formie elektronicznej, stanowi nadmierną uciążliwość dla podatników.

Naczelny Sąd Administracyjny zwrócił też uwagę na obowiązki podatnika, który musi przechowywać kopie faktur, a mianowicie: „podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur.”

Konieczność przechowywania faktur w formie papierowej z całą pewnością, w wielu przypadkach, stanowi poważną dolegliwość dla przedsiębiorców. Poza tym generuje wyższe koszty niż przechowywanie ich w formie elektronicznej.

Orzeczenie NSA zwraca uwagę na niejednoznaczne przepisy, które nie nakładają wprost obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, jednocześnie sugeruje rozwiązania, które bez wątpienia są korzystne dla przedsiębiorców. Orzeczenie to stanowi wyłom w stosunku do dotychczasowych poglądów organów podatkowych. Z całą pewnością niedługo przekonamy się czy wpłynie ono na zmianę poglądów fiskusa.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Korygowałeś deklaracje podatkowe po otrzymaniu subwencji z PFR? Możesz być bezpodstawnie pozwany – sprawdź, co zrobić w takiej sytuacji

Wśród ponad 16 tys. pozwów, które Polski Fundusz Rozwoju (PFR) złożył przeciwko przedsiębiorcom w ramach programu „Tarcza Finansowa”, około 2700 dotyczy firm (wg danych z 2023 r.), które po złożeniu wniosku o subwencję dokonały korekty deklaracji podatkowych.

Dlaczego dokumentacja pochodzenia towarów to filar bezpiecznego handlu międzynarodowego?

Brak odpowiedniej dokumentacji pochodzenia towarów może kosztować firmę czas, pieniądze i reputację. Dowiedz się, jak poprawnie i skutecznie prowadzić dokumentację, by uniknąć kar, ułatwić odprawy celne i zabezpieczyć interesy swojej firmy w handlu międzynarodowym.

Podatek od prezentów komunijnych - kiedy trzeba zapłacić. Są 3 limity kwotowe

Mamy maj, a więc i sezon komunijny – czas uroczystości, rodzinnych spotkań i… (często bardzo drogich) prezentów. Ale czy wręczone dzieciom upominki mogą wiązać się z obowiązkiem podatkowym? Wyjaśniamy, kiedy komunijny prezent staje się darowizną, którą trzeba zgłosić fiskusowi.

Webinar: KSeF – na co warto przygotować firmę? + certyfikat gwarantowany

Ekspert wyjaśni, jak przygotować firmę na nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i oraz na co zwrócić uwagę, aby proces przejścia na nowy system fakturowania przebiegł sprawnie i bez zbędnych trudności. Każdy z uczestników webinaru otrzyma certyfikat, dostęp do retransmisji oraz materiały dodatkowe.

REKLAMA

Obowiązkowego KSeF można uniknąć. Jest na to kilka sposobów. M.in. uzyskanie statusu podatnika zagranicznego działającego w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

Zarządzanie finansami i procesami finansowo-księgowymi w rosnącym przedsiębiorstwie

W dzisiejszej gospodarce efektywne zarządzanie finansami i procesami finansowymi stanowi kluczowy czynnik sukcesu dla rozwijających się przedsiębiorstw. Praktyka biznesowa pokazuje, że sam wzrost obrotów nie zawsze przekłada się na poprawę kondycji finansowej firmy. Nieumiejętnie zarządzany rozwój może prowadzić do paradoksalnej sytuacji, w której zwiększającym się przychodom towarzyszą spadająca rentowność i problemy z płynnością finansową.

Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

REKLAMA

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

REKLAMA