Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jakiej formie przechowywać faktury VAT - papierowej czy elektronicznej

Anna Resiak
Ekspert podatkowy
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego nie ma prawnych przeciwwskazań do przechowywania kopii faktury VAT w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.

Ustawa o podatku od towarów i usług, w swoim art. 106, nakłada na wszystkich podatników podatku VAT generalny obowiązek wystawiania faktur. Przepisy ustawy precyzują w jakich przypadkach faktury muszą być wystawiane i co powinny dokumentować (w dużym uproszczeniu sprzedaż).

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednym z dokumentów związanych z rozliczeniem podatku jest właśnie faktura. A zatem przepisy zobowiązują każdego z podatników wystawiających faktury do ich przechowywania, aż do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Ustawa nie reguluje sposobu przechowywania faktur, ani tego w jakiej formie mają one być przechowywane. Zawiera jednakże delegację dla Ministra Finansów do wydania rozporządzenia określającego szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (określane dalej jako rozporządzenie) zajmuje się uszczegółowieniem tej problematyki. § 19 i § 21 rozporządzenia regulują zasady wystawiania i przechowywania faktur, a w szczególności stanowią, iż:
• podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego;
• faktury przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie;
• faktury są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Ponadto oryginał faktury powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia - wyraz KOPIA.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: serwis Koszty

Powyższe przepisy precyzują generalny ustawowy obowiązek przechowywania faktur, stanowiąc, że podatnicy muszą przechowywać zarówno oryginały jak i kopie faktur, a także, że muszą je przechowywać w oryginalnej postaci. Co oznacza jednakże oryginalna postać? Czy jest to postać, w której wydano dokument nabywcy towaru/usługi? Czy też może postać, w jakiej w systemie sprzedawcy wystawiono ten dokument?

I tu pojawia się wątpliwość. Czy w przypadku faktur, które wydawane są kontrahentom w formie papierowej prawidłową formą ich przechowania jest dokumentacja papierowa czy też może dopuszczalna jest również wersja elektroniczna.

Skąd problem? Bowiem, oprócz tradycyjnych faktur wyróżnia także faktury w formie elektronicznej. Ta forma dokumentu została szczegółowo uregulowana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Posługiwanie się e-fakturami przez podatników jest możliwe po spełnieniu szczególnych warunków. Przede wszystkim konieczna jest tu akceptacja takiego rozwiązania przez odbiorcę faktury. Przepisy stanowią wprost, że faktury w formie elektronicznej mogą być w takiej formie przechowywane, ale tylko w sytuacji w której autentyczność ich pochodzenia i integralność treści będzie zagwarantowana w jeden z przewidzianych w rozporządzeniu sposobów.

Co jednak w sytuacji, gdy „tradycyjne”, papierowe faktury zostają ujęte w ewidencji elektronicznej. Czy powyższe jest dozwolone i prawidłowe? Czy też może konieczne jest ich przechowywanie jedynie w formie papierowej? Jak już wskazano, ustawa o powyższym nie przesądza. Do tej pory organy podatkowe zgodnie twierdziły w swoich interpretacjach, że konieczne jest przechowywanie faktur w formie papierowej.

Polecamy: serwis Podatki osobiste

Powyższymi wątpliwościami zajął się Naczelny Sąd Administracyjny, który w orzeczeniu z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08) zajął stanowisko odmienne.

W uzasadnieniu do przywołanego orzeczenia czytamy: „(...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.”

i dalej „Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie”.

Z powyższego wynika, że NSA dopuścił możliwość elektronicznego przechowywania faktur. Jednak w uzasadnieniu wyroku zwrócił uwagę na kilka ważnych kwestii.

Po pierwsze NSA podzielił pogląd, że w zakresie przechowywania faktur polskie przepisy są niejednoznaczne, w związku z tym zwraca uwagę na konieczność skorzystania z przepisów dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 26 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

NSA wskazuje na niedokładną implementację przepisów, która może powodować wątpliwości przy wykładni językowej.

Mianowicie art 247 ust. 2 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 26 listopada 2006 r. stanowi, że państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z przepisów polskiego rozporządzenia wynika, że podatnik ma obowiązek przechowywać faktury w oryginalnej postaci. Pominięto natomiast fragment „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” - a więc element, którego celem jest doprecyzowanie co należy uważać za oryginalną postać. Sama Dyrektywa dopuszcza zarówno formę papierową jak i elektroniczną przechowywania faktur, decyzję w tym zakresie pozostawiając państwom członkowskim.

Wobec niemożności dokonania precyzyjnej wykładni językowej, NSA odwołuje się do wykładni celowościowej. Sąd zauważa, że konieczność przechowywania faktur w wersji papierowej została przewidziana w momencie, gdy realia techniczne były odmienne od obecnych, a co za tym idzie „w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r” .

Następnie NSA zwraca uwagę na funkcję jaką ma spełniać przechowywanie faktur – funkcję kontrolną. Art. 246 Dyrektywy wymaga, aby umieszczone na fakturze dane nie były zmieniane i aby pozostawały czytelne przez cały okres przechowywania faktury.

Co za tym idzie przyjęty sposób przechowywania faktur musi gwarantować, iż dane pozostaną czytelne i niezmienione. Bez wątpienia można przyjąć, że wymagania są spełnione zarówno w momencie gdy faktury przechowywane są w formie papierowej, jak i w sytuacji, gdy przechowuje się je w formie elektronicznej.

Ponadto NSA odwołuje się do zasady proporcjonalności, zgodnie z którą państwa członkowskie mogą stosować tylko takie środki, które są niezbędne dla osiągnięcia celów założonych w dyrektywach. Sąd podnosi, iż konieczność przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy istnieją możliwości technologiczne, aby robić to w formie elektronicznej, stanowi nadmierną uciążliwość dla podatników.

Naczelny Sąd Administracyjny zwrócił też uwagę na obowiązki podatnika, który musi przechowywać kopie faktur, a mianowicie: „podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur.”

Konieczność przechowywania faktur w formie papierowej z całą pewnością, w wielu przypadkach, stanowi poważną dolegliwość dla przedsiębiorców. Poza tym generuje wyższe koszty niż przechowywanie ich w formie elektronicznej.

Orzeczenie NSA zwraca uwagę na niejednoznaczne przepisy, które nie nakładają wprost obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, jednocześnie sugeruje rozwiązania, które bez wątpienia są korzystne dla przedsiębiorców. Orzeczenie to stanowi wyłom w stosunku do dotychczasowych poglądów organów podatkowych. Z całą pewnością niedługo przekonamy się czy wpłynie ono na zmianę poglądów fiskusa.

Reklama
Źródło: Własne
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Ryzyko podatkowe można ubezpieczyć. W jakim zakresie?

    Liczne zmiany przepisów i niejednolite interpretacje i orzeczenia w sprawach podatkowych to codzienność polskich podatników, firm i księgowych. Nie wszyscy wiedzą, że można ubezpieczyć się od ryzyka podatkowego. Ubezpieczyciele oferują w tym zakresie kompleksową ochronę ubezpieczeniową, np. ochronę skarbową dla osób fizycznych odpowiedzialnych za finanse (dot. ryzyka kar z kks), czy ochronę podatkową uruchamianą w ramach sporów podatników z organami podatkowymi. 

    Czy wynagrodzenie za funkcje kierownicze w pracach B+R stanowi koszt kwalifikowany?

    Wynagrodzenie za funkcje kierownicze i nadzorcze w pracach B+R stanowi koszt kwalifikowany.

    Wdrożenie nowej metryki programu Płatnik 7 czerwca 2023 r.

    ZUS poinformował o wdrożeniu nowej metryki programu Płatnik, które ma mieć miejsce 7 czerwca 2023 r. w godzinach wieczornych.

    Dywidenda rzeczowa - skutki podatkowe w CIT po stronie spółki wypłacającej dywidendę

    Jakie skutki podatkowe w podatku dochodowym wywołuje dywidenda rzeczowa po stronie spółki wypłacającej dywidendę?

    Slim VAT 3 - Kawa z INFORLEX 13 czerwca 2023 r.

    Kawa z INFORLEX to cykl bezpłatnych spotkań online. Spotkania odbywają się w formule „na żywo” w wybrane wtorki o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 13 czerwca br. tematem spotkania będzie Slim VAT 3.

    Fiskus chce wiedzieć kto sprzedaje towary i usługi w internecie a nie płaci podatków. Wdrożenie dyrektywy DAC7 od 1 września 2023 r.

    Ministerstwo Finansów pracuje nad ustawą, która zobowiąże operatorów platform cyfrowych do raportowania organom podatkowym o aktywnych sprzedawcach, m.in. tych, którzy dokonali co najmniej 30 transakcji w roku lub sprzedali towary za więcej niż 2 tys. euro. Raportowane będą też dane osób, które za pośrednictwem platformy wynajmą np. swoje mieszkanie - informuje dyrektor Departamentu Polityki Podatkowej w Ministerstwie Finansów Marcin Lachowicz. 

    Stopy procentowe NBP bez zmian w czerwcu 2023 r.

    Rada Polityki Pieniężnej w czasie posiedzenia w dniach 5-6 czerwca 2023 r. nie podjęła decyzji o zmianie wysokości żadnej stopy procentowej NBP. Stopa referencyjna wynosi nadal 6,75 proc.

    Czy zwrot nadpłaty składki zdrowotnej jest przychodem?

    Przedsiębiorcy czekają na zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej. Powstaje jednak pytanie, czy środki, które oddaje ZUS, powinny zostać uznane za przychód przedsiębiorstwa. Wszystko zależy od wybranej metody rozliczania podatku.

    Czy drobny producent wina ma obowiązek stosowania e-SAD?

    W komunikacie z 5 czerwca 2023 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że służby Komisji Europejskiej potwierdziły, że brak jest podstaw do zwolnienia drobnych producentów wina z wymogów określonych w art. 33-43 dyrektywy 2020/262, w tym z obowiązku stosowania e-SAD przy przemieszczaniu wewnątrzwspólnotowym poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy wyprodukowanego przez nich wina oraz posiadania numeru akcyzowego uprawnionego/certyfikowanego wysyłającego.

    Żarty z okazji Międzynarodowego Dnia Księgowego 2023

    To dziś już dziś! Międzynarodowy Dzień Księgowego. Dziękujemy za Waszą ciężką pracę i zaangażowanie i za to, że zawsze można na Was liczyć. Zapraszamy do galerii pełnej humoru. 

    Księgowość nie jest nudna! Żarty prosto z biur rachunkowych

    Nie ustajemy w świętowaniu Międzynarodowego Dnia Księgowego. Następna porcja humoru jest już gotowa. Zapraszamy!
     

    Kaucja za butelki plastikowe, szklane i puszki od 2025 roku. Ile wyniesie?

    6 czerwca 2023 r. Rada Ministrów przyjęła i skierowała do Sejmu projekt ustawy o wprowadzeniu systemu kaucyjnego. System kaucyjny ma objąć od 2025 roku, np. butelki z tworzyw sztucznych jednorazowego użytku do 3 l, szklane wielokrotnego użytku do 1,5 l i puszki metalowe do 1 l.

    Usługi dla stałego miejsca prowadzenia działalności pod lupą NSA

    Naczelny Sąd Administracyjny rozpatrzył skargę kasacyjną spółki, która toczyła spór z organem podatkowym w zakresie miejsca rozliczania VAT od usług wsparcia (orzeczenie z 14 lutego 2023 r., sygnatura I FSK 1794/19).

    Liczy się humor, czyli księgowy też człowiek!

    U nas Międzynarodowy Dzień Księgowego trwa cały tydzień! Kolejny zestaw żartów prosto od księgowych już na Was czeka!

    Nowelizacja SLIM VAT 3 to także zmiany w PIT, wyższe kwoty wolne w podatku od spadków i darowizn i odroczenie obowiązku wysyłania JPK_PIT i JPK_CIT

    W dniu 1 czerwca 2023 r. Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę z 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (zwana potocznie SLIM VAT 3). Ta nowelizacja zawiera nie tylko zmiany w podatku VAT ale także kilka zmian w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i wyższe kwoty wolne w podatku od spadków i darowizn. Przesunięto o rok obowiązek wysyłania JPK_PIT i JPK_CIT.

    Księgowość to fundament rozwoju firmy

    Zarówno w małych firmach, jak i w międzynarodowych przedsiębiorstwach, dział księgowości odgrywa kluczową rolę w zakresie zarządzania finansami i zapewnianiu przejrzystości informacji finansowych. Obchodzony 9 czerwca Dzień Księgowego to doskonała okazja, aby uznać i docenić wkład grupy, która zapewnia solidne podstawy do podejmowania decyzji biznesowych w firmach.

    800 plus za styczeń 2024 r. może być wypłacone w lutym

    Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowelizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, który ma na celu podwyższenie świadczenia wychowawczego (tzw. 500 plus) do kwoty 800 zł miesięcznie od 2024 roku.

    "Ewa, nasza tęczowa księgowa". Historyjka napisana przez ChatGPT

    "Ewa, nasza tęczowa księgowa" - tak nazwaliśmy historyjkę o księgowej, którą napisał ChatGPT-4. Ciekawi jesteśmy jak Wam się spodoba i przede wszystkim, czy wywoła uśmiech na Waszych twarzach… a w których miejscach - to już sprawka sztucznej inteligencji!

    Przelewy bankowe w Boże Ciało 2023 i długi weekend 8-11 czerwca

    Jak działają międzybankowe systemy rozliczeniowe Elixir, Euro Elixir i Express Elixir w czasie Bożego Ciała (8 czerwca 2023 r.) i całego długiego weekendu 8-11 czerwca? Kiedy dojdzie do odbiorcy przelew bankowy wysłany w Boże Ciało?

    Księgowość na wesoło. Żarty z okazji Międzynarodowego Dnia Księgowego

    Międzynarodowy Dzień Księgowego już w najbliższy piątek - 9 czerwca. My zaczynamy świętowanie już od dziś i mamy dla Was, drodzy Księgowi i Księgowe, kolejną porcję dowcipów prosto z biur rachunkowych. Bo liczy się humor!

    WIRON stosowany do prefinansowania PROW 2014-2020 od 1 września 2023 r.

    Nowy wskaźnik referencyjny WIRON, który ma zastąpić dotychczasowy WIBOR, będzie stosowany przy prefinansowaniu działań w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Tak przewiduje zakłada projekt rozporządzenia opublikowany 24 maja 2023 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

    Od początku 2023 roku spadają wskaźniki WIBOR i WIRON. Co dalej?

    Trzymiesięczny WIRON spadł od początku 2023 roku z 6,18 proc. do 5,83 proc. W tym samym czasie WIBOR 3M stopniał o 10 pkt bazowych (do 6,9 proc.). Jeśli sytuacja się nie zmieni, inwestorzy po zaplanowanej na 1 stycznia 2025 r. tranzycji, będą zarabiali mniej.

    Prezydent podpisał ustawę SLIM VAT 3. Jakie zmiany i od kiedy?

    Prezydent podpisał ustawę znaną jako SLIM VAT 3. Na mocy nowych przepisów zwiększony został m.in. limit dla podatników, którzy mogą korzystać z metody kasowej rozliczania podatku VAT oraz rozliczać się kwartalnie. Próg przychodowy wzrósł z 1,2 miliona do 2 milionów euro. Ustawa wejdzie w życie 1 lipca. Jej celem jest uproszczenie regulacji podatkowych i ułatwienie prowadzenia działalności przedsiębiorcom. Jakie zmiany na nich czekają?

    Domy seniora z preferencyjną stawką podatku od nieruchomości

    Zapadł ważny wyrok dla praktyki naliczania stawki podatku od nieruchomości dla działalności opiekuńczej (domów seniora). Chodzi o wyrok z dnia 23 maja 2023 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie w sprawie o sygn. I SA/ Kr 250/23.

    Pomysły na prezent dla współpracownika odchodzącego na emeryturę

    Prezent dla współpracownika odchodzącego na emeryturę to sympatyczny gest i podziękowanie za dotychczasową wspólną pracę. Ale co kupić? Przygotowaliśmy kilka pomysłów.