REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

W jakiej formie przechowywać faktury VAT - papierowej czy elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Resiak
Ekspert podatkowy
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce

REKLAMA

REKLAMA

Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego nie ma prawnych przeciwwskazań do przechowywania kopii faktury VAT w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.

Ustawa o podatku od towarów i usług, w swoim art. 106, nakłada na wszystkich podatników podatku VAT generalny obowiązek wystawiania faktur. Przepisy ustawy precyzują w jakich przypadkach faktury muszą być wystawiane i co powinny dokumentować (w dużym uproszczeniu sprzedaż).

REKLAMA

Autopromocja

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednym z dokumentów związanych z rozliczeniem podatku jest właśnie faktura. A zatem przepisy zobowiązują każdego z podatników wystawiających faktury do ich przechowywania, aż do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Ustawa nie reguluje sposobu przechowywania faktur, ani tego w jakiej formie mają one być przechowywane. Zawiera jednakże delegację dla Ministra Finansów do wydania rozporządzenia określającego szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (określane dalej jako rozporządzenie) zajmuje się uszczegółowieniem tej problematyki. § 19 i § 21 rozporządzenia regulują zasady wystawiania i przechowywania faktur, a w szczególności stanowią, iż:
• podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego;
• faktury przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie;
• faktury są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Ponadto oryginał faktury powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia - wyraz KOPIA.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: serwis Koszty

Powyższe przepisy precyzują generalny ustawowy obowiązek przechowywania faktur, stanowiąc, że podatnicy muszą przechowywać zarówno oryginały jak i kopie faktur, a także, że muszą je przechowywać w oryginalnej postaci. Co oznacza jednakże oryginalna postać? Czy jest to postać, w której wydano dokument nabywcy towaru/usługi? Czy też może postać, w jakiej w systemie sprzedawcy wystawiono ten dokument?

I tu pojawia się wątpliwość. Czy w przypadku faktur, które wydawane są kontrahentom w formie papierowej prawidłową formą ich przechowania jest dokumentacja papierowa czy też może dopuszczalna jest również wersja elektroniczna.

Skąd problem? Bowiem, oprócz tradycyjnych faktur wyróżnia także faktury w formie elektronicznej. Ta forma dokumentu została szczegółowo uregulowana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Posługiwanie się e-fakturami przez podatników jest możliwe po spełnieniu szczególnych warunków. Przede wszystkim konieczna jest tu akceptacja takiego rozwiązania przez odbiorcę faktury. Przepisy stanowią wprost, że faktury w formie elektronicznej mogą być w takiej formie przechowywane, ale tylko w sytuacji w której autentyczność ich pochodzenia i integralność treści będzie zagwarantowana w jeden z przewidzianych w rozporządzeniu sposobów.

Co jednak w sytuacji, gdy „tradycyjne”, papierowe faktury zostają ujęte w ewidencji elektronicznej. Czy powyższe jest dozwolone i prawidłowe? Czy też może konieczne jest ich przechowywanie jedynie w formie papierowej? Jak już wskazano, ustawa o powyższym nie przesądza. Do tej pory organy podatkowe zgodnie twierdziły w swoich interpretacjach, że konieczne jest przechowywanie faktur w formie papierowej.

Polecamy: serwis Podatki osobiste

Powyższymi wątpliwościami zajął się Naczelny Sąd Administracyjny, który w orzeczeniu z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08) zajął stanowisko odmienne.

W uzasadnieniu do przywołanego orzeczenia czytamy: „(...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.”

i dalej „Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie”.

Z powyższego wynika, że NSA dopuścił możliwość elektronicznego przechowywania faktur. Jednak w uzasadnieniu wyroku zwrócił uwagę na kilka ważnych kwestii.

Po pierwsze NSA podzielił pogląd, że w zakresie przechowywania faktur polskie przepisy są niejednoznaczne, w związku z tym zwraca uwagę na konieczność skorzystania z przepisów dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 26 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

NSA wskazuje na niedokładną implementację przepisów, która może powodować wątpliwości przy wykładni językowej.

Mianowicie art 247 ust. 2 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 26 listopada 2006 r. stanowi, że państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z przepisów polskiego rozporządzenia wynika, że podatnik ma obowiązek przechowywać faktury w oryginalnej postaci. Pominięto natomiast fragment „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” - a więc element, którego celem jest doprecyzowanie co należy uważać za oryginalną postać. Sama Dyrektywa dopuszcza zarówno formę papierową jak i elektroniczną przechowywania faktur, decyzję w tym zakresie pozostawiając państwom członkowskim.

Wobec niemożności dokonania precyzyjnej wykładni językowej, NSA odwołuje się do wykładni celowościowej. Sąd zauważa, że konieczność przechowywania faktur w wersji papierowej została przewidziana w momencie, gdy realia techniczne były odmienne od obecnych, a co za tym idzie „w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r” .

Następnie NSA zwraca uwagę na funkcję jaką ma spełniać przechowywanie faktur – funkcję kontrolną. Art. 246 Dyrektywy wymaga, aby umieszczone na fakturze dane nie były zmieniane i aby pozostawały czytelne przez cały okres przechowywania faktury.

Co za tym idzie przyjęty sposób przechowywania faktur musi gwarantować, iż dane pozostaną czytelne i niezmienione. Bez wątpienia można przyjąć, że wymagania są spełnione zarówno w momencie gdy faktury przechowywane są w formie papierowej, jak i w sytuacji, gdy przechowuje się je w formie elektronicznej.

Ponadto NSA odwołuje się do zasady proporcjonalności, zgodnie z którą państwa członkowskie mogą stosować tylko takie środki, które są niezbędne dla osiągnięcia celów założonych w dyrektywach. Sąd podnosi, iż konieczność przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy istnieją możliwości technologiczne, aby robić to w formie elektronicznej, stanowi nadmierną uciążliwość dla podatników.

Naczelny Sąd Administracyjny zwrócił też uwagę na obowiązki podatnika, który musi przechowywać kopie faktur, a mianowicie: „podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur.”

Konieczność przechowywania faktur w formie papierowej z całą pewnością, w wielu przypadkach, stanowi poważną dolegliwość dla przedsiębiorców. Poza tym generuje wyższe koszty niż przechowywanie ich w formie elektronicznej.

Orzeczenie NSA zwraca uwagę na niejednoznaczne przepisy, które nie nakładają wprost obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, jednocześnie sugeruje rozwiązania, które bez wątpienia są korzystne dla przedsiębiorców. Orzeczenie to stanowi wyłom w stosunku do dotychczasowych poglądów organów podatkowych. Z całą pewnością niedługo przekonamy się czy wpłynie ono na zmianę poglądów fiskusa.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedałeś 30 rzeczy przez internet w roku? Twoje dane trafiły do urzędu skarbowego. MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem opodatkowania

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Księgowy jest chroniony dopiero, gdy wykupi rozszerzoną polisę OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 roku. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Będzie katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA