Rezygnacja z wystawienia faktury zaliczkowej, gdy dostawa jest dokonana w tym samym miesiącu

Spółka może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i ograniczyć się do wystawienia jednej faktury. Szczegóły w poniższym uzasadnieniu.

Jeżeli otrzymanie zaliczki i dostawa towarów mają miejsce w tym samym okresie rozliczeniowym, tj. w miesiącu lub kwartale, to zarówno dla otrzymanej zaliczki, jak i dla dostawy towarów (w części nieobjętej zaliczką) obowiązek podatkowy powstanie w dniach przypadających w tym okresie rozliczeniowym (art. 19a ust. 1 i 8 ustawy o VAT). Oznacza to, że podatek należny zawarty w otrzymanej zaliczce i podatek należny od dokonanej dostawy (w części nieobjętej zaliczką) należy rozliczyć za ten sam okres rozliczeniowy.

W opisanym przypadku w tych samych terminach należałoby również wystawić fakturę zaliczkową – potwierdzającą kwotę otrzymanej zaliczki, oraz fakturę końcową – potwierdzającą dostawę towarów w części nieobjętej zaliczką. Jeśli otrzymanie zaliczki i dostawa towarów nastąpiły w tym samym miesiącu, to termin wystawienia obu faktur (zaliczkowej i końcowej) jest taki sam.

100 pytań o samochód w firmie + CD

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Fakturę zaliczkową należy bowiem wystawić:

- nie wcześniej niż 30 dnia przed otrzymaniem zaliczki (art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy),

- nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy).

Natomiast fakturę końcową należy wystawić:

- nie wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy towaru (art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy),

- nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru (art. 106i ust. 1 ustawy).

10 lutego 2015 r. klient złożył zamówienie na towar o wartości 12 300 zł (razem z VAT). W tym samym dniu wpłacił zaliczkę w kwocie 3000 zł. Dostawa towaru nastąpiła 13 lutego 2015 r. W takim przypadku sprzedawca powinien wystawić fakturę zaliczkową w terminie do 15 marca 2015 r. Także faktura końcowa powinna być wystawiona w tym samym terminie, tj. do 15 marca 2015 r.

Chociaż dane, które musi zawierać faktura zaliczkowa, nieco różnią się od danych, które zawiera faktura końcowa (art. 106f ustawy), jednak nie wydaje się, aby był to powód, który stoi na przeszkodzie do zafakturowania całej dostawy jedną fakturą – w przypadku gdy terminy zafakturowania zaliczki i dostawy nieobjętej zaliczką są takie same. Taki sam jest też termin powstania obowiązku podatkowego. Dlatego w tej sytuacji nie trzeba wystawiać dwóch faktur. Wystarczy wystawienie faktury ostatecznej. Na niej powinny znaleźć się informacje o otrzymanej zaliczce.

Słuszność tego stanowiska potwierdzają organy podatkowe, czego przykładem mogą być interpretacje indywidualne Dyrektora IS w Warszawie z 16 września 2014 r. (sygn. IPPP1/443-857/14-2/IGo) oraz z 15 maja 2014 r. (sygn. IPPP3/443-186/14-2/SM). W ostatnim piśmie czytamy:

(...) w przypadku, gdy w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiącu) Spółka otrzyma zaliczkę na poczet dostawy, jak również dokona samej dostawy towaru, nie ma obowiązku wystawienia odrębnej faktury na udokumentowanie zaliczki (termin na wystawienie faktury zaliczkowej i końcowej jest taki sam). Spółka może wystawić jedną fakturę, zawierającą elementy, o których mowa w art. 106e–106f ustawy, w której opodatkuje całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki).

Biuletyn VAT

Tak samo uznał Dyrektor IS w Łodzi w piśmie z 2 grudnia 2014 r. (sygn. IPTPP2/443-694/14-2/DS), w którym stwierdził, że:

(...) w przypadku, gdy otrzymana zaliczka na poczet dostawy towarów oraz realizacja dostawy odbywa się w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym), wówczas obowiązek podatkowy, zarówno dla zaliczki jak i dostawy towarów, powstaje w tym samym miesiącu.

Aneta Szwęch, ekspert w zakresie podatków i rachunkowości