Przekazanie przez firmę w ramach promocji upominków o wartości nieprzekraczającej 100 zł nie podlega opodatkowaniu VAT. Warunkiem jest posiadanie ewidencji pozwalającej na identyfikację obdarowanego. W przypadku prezentów o takiej wartości przychód otrzymującego jest zwolniony od podatku dochodowego. Nie istnieje więc konieczność odprowadzania zaliczki na podatek.
SPIS TREŚCI
PORADY PRAWNE
AKTY PRAWNE
Wydatki na reklamę i promocję
Zarówno ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; dalej ustawa o PIT), jak i ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.; dalej ustawa o CIT) stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na koszty reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 proc. przychodu, chyba że reklama jest prowadzona w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Zatem w przypadku reklamy publicznej wydatki poniesione na ten cel można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Natomiast w przypadku reklamy niepublicznej i reprezentacji kosztem będą wydatki tylko do wysokości 0,25 proc. przychodów.
Kiedy wydatki są kosztem uzyskania przychodu
Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Warto w tym miejscu przytoczyć interpretację Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 30 listopada 2005 r. (nr ZD/406-178/CIT/05), z której wynika, że zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych. Należy wykazać, że konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu. Najwłaściwsza i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę: przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.
Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu. Jednak wydatki poniesione na zorganizowanie akcji reklamowych, czy marketingowych mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli dana akcja nie przynosi oczekiwanych przez podatnika rezultatów. Z wyroku NSA z 14 października 1999 r. (sygn. akt III SA7548/98; niepublikowany) wynika, że wystarczającą przesłanką uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest działanie w celu uzyskania przychodu. Nie jest natomiast niezbędne osiągnięcie wspomnianego celu. Cel ten należy ocenić w momencie dokonania wydatku. Ciężar dowodu działania w określonym celu spoczywa na podatniku.
Kiedy reklama ma charakter publiczny
Reklama to działanie mające na celu zachęcanie potencjalnych klientów do zawarcia umowy, nabywania towarów, korzystania z oferowanych usług. Reklama polega na rozpowszechnianiu informacji o towarach, miejscach nabycia, chwaleniu kogoś i zalecaniu czegoś. Reklama zawiera: dane niezbędne o danym produkcie, informacje wartościujące, zachęcające do nabycia przedmiotu reklamy oraz właściwości mające na celu nakłonienie jak największej ilości nabywców do zakupu towarów.
Warto jednak wyjaśnić pojęcia reklamy publicznej i reklamy niepublicznej, gdyż takimi sformułowaniami posługują się ustawy o podatkach dochodowych, choć samych definicji w prawie podatkowym nie znajdziemy. Wyjaśnienie tych pojęć jest o tyle istotne, że w zależności od tego, jaka forma reklamy jest prowadzona przez podatnika, będzie on mógł poniesione wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów albo w pełnej wysokości, albo w granicach obowiązującego limitu.
Pomocne w tym zakresie będą definicje słownikowe i dostępne orzecznictwo sądowe. W wyroku z 6 maja 2003 r. (sygn. akt sygn. III SA 3352/01; niepublikowany) NSA podkreślił, że tylko wydatki na reklamę w środkach masowego przekazu oraz prowadzoną publicznie w ten sposób, że adresowana jest do anonimowego kręgu odbiorców, stanowią w pełnej wysokości koszt uzyskania przychodu. O publicznym charakterze reklamy decyduje nie miejsce prezentowania reklamy, lecz adresat, czyli specyfika, do kogo jest ona kierowana.
W innym wyroku, z 18 kwietnia 2001 r. (sygn. akt SA/Sz 2000/00; niepublikowany), NSA wyjaśnił, iż określenie, że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób, oznacza, że taka publiczna reklama kierowana jest do niezidentyfikowanego odbiorcy czy klienta, ma nieokreślony, ale powszechny w sensie lokalnym czy krajowym lub ponadkrajowym zasięg. Publiczny sposób prowadzenia reklamy w inny sposób niż przez środki masowego przekazu to sposób reklamy charakteryzujący się powszechnością, jawnością, ogólną dostępnością, jak też i przeznaczeniem dla (lub do) ogółu w zależności od użytego sposobu jej wyrazu.
Jak ustalić limit dla reklamy niepublicznej
Aby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na reprezentację i reklamę, konieczne będzie prawidłowe obliczenie obowiązującego limitu. Limit 0,25 proc. należy liczyć od kwoty przychodów. Następnie wynik tego wyliczenia porównuje się z sumą kosztów ujętych przez podatnika jako koszty reprezentacji i reklamy niepublicznej. Jeśli okaże się, że koszty te są wyższe od obliczonego limitu, to nadwyżka ponad ten limit nie będzie kosztem uzyskania przychodu. Z kosztów wyłączona jest jedynie kwota, która przekracza wysokość 0,25 proc. przychodów podlegających opodatkowaniu.
Jak rozliczyć VAT przy reklamie
Przez dostawę towarów zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.; dalej ustawa o VAT) rozumie się m.in. przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności: przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia; wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny, jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części.
Definicji tej nie stosuje się do przekazywanych drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli ich przekazanie (wręczenie) wiązało się bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem.
Nieodpłatne przekazanie towarów na potrzeby niezwiązane z prowadzeniem przedsiębiorstwa podlega opodatkowaniu VAT, bez względu na wartość towaru, jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu przekazywanych towarów. Dodatkowo nieodpłatne przekazanie towarów na potrzeby związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa podlega opodatkowaniu VAT, jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu przekazywanych towarów, jednak nie dotyczy to prezentów o małej wartości i próbek.
Czym jest prezent o małej wartości i próbka
Dla potrzeb rozliczenia VAT w związku z akcjami promocyjnymi i reklamowymi istotne znaczenie będą miały definicje prezentu małej wartości i próbki.
Przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary: o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób, którym przekazano prezenty lub których przekazania nie ujęto w prowadzonej ewidencji, jeżeli cena jednostkowa nabycia lub jednostkowy koszt wytworzenia przekazanego towaru nie przekracza 5 zł. Natomiast próbką w rozumieniu ustawy o VAT jest niewielka ilość towaru reprezentująca określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy.
Podatnicy, którzy przekazują prezenty o małej wartości, muszą prowadzić ewidencję wydawanych towarów pozwalającą na ustalenie tożsamości osób obdarowanych. Dzięki prowadzonej ewidencji podatnik będzie mógł uniknąć konieczności opodatkowania prezentów o małej wartości mieszczącej się w limicie 100 zł. W sytuacji, gdy podatnik nie będzie prowadził ewidencji wydawanych towarów, a udowodni, że jednostkowa cena nabycia lub jednostkowy koszt wytworzenia przekazanego prezentu nie przekracza 5 zł, to również takie przekazanie nie będzie podlegało VAT.
Opodatkowaniu VAT nie podlega nieodpłatne przekazanie drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych i to niezależnie od ich wartości (kosztu wytworzenia). W tym przypadku nie jest konieczne szczegółowe ewidencjonowanie rozchodu tych materiałów.
Jaką stawkę podatku zastosować
VAT przekazanych na cele reprezentacji i reklamy mają obowiązek naliczać wszyscy podatnicy, którzy nie są zwolnieni od VAT. Przy przekazaniu towarów na cele reprezentacji i reklamy będziemy mieli do czynienia z tą samą stawką VAT co przy sprzedaży towarów i usług. Podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów lub koszt ich wytworzenia.
Ewa Matyszewska
Gazeta Prawna Nr 36/2006 [Dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 2006-02-20
- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.)
- ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.)
- ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)
Jeśli podatnik zdecyduje się przeprowadzić akcję reklamową mającą na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu sprzedawanych przez niego towarów, wydatki poniesione na organizację takiej akcji będzie on mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podatnik będzie miał takie prawo, nawet jeśli akcja reklamowa faktycznie nie przyczyni się do wzrostu sprzedaży towarów. Wystarczające jest wykazanie przez podatnika, że z poniesieniem wydatków na akcję reklamową związana była – choćby nawet potencjalnie – możliwość osiągnięcia przychodów.
Poza fakturami wystawionymi w związku z organizacją danej akcji reklamowej czy promocyjnej podatnicy powinni posiadać inne materiały świadczące o tym, że dana akcja faktycznie została przeprowadzona. Organy podatkowe niezwykle często próbują bowiem kwestionować fakt zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów z uwagi na brak należytej dokumentacji.
Przykładowo, jeśli dochodzi do zawarcia umowy z klubem sportowym, na podstawie której klub zobowiązuje się reklamować podatnika, podatnik powinien posiadać materiały świadczące o tym, że klub faktycznie taką usługę wykonał. Takimi materiałami mogą być np. wycinki prasowe czy zdjęcia, na których utrwalony zostanie fakt zamieszczenia nazwy i logo podatnika na stadionie piłkarskim, na koszulkach zawodników.
Do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 proc. przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Oznacza to, że jeśli podatnik poniesie wydatki na reklamę prowadzoną publicznie, będzie mógł zaliczyć je w całości do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na tzw. reklamę niepubliczną jest limitowana. Dlatego istotne jest ustalenie, czy dana akcja reklamowa, czy promocyjna ma charakter reklamy publicznej czy też niepublicznej.
Z pism organów podatkowych wynika, że co do zasady wydatki ponoszone przez podatnika na reklamę w telewizji czy prasie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w całości. Jeśli podatnik reklamuje się w środkach masowego przekazu, to taka reklama zawsze jest skierowana do nieokreślonego, anonimowego kręgu odbiorców i nie jest objęta limitem.
W sytuacji, gdy akcja reklamowa nie jest przeprowadzana w środkach masowego przekazu, zawężenie kręgu odbiorców reklamy może mieć dla podatnika negatywne skutki podatkowe. Z interpretacji Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 12 lipca 2005 r. (nr 1471/DPD2/423/46/05/DP) wynika, że nie może być uznana za reklamę przeprowadzaną publicznie akcja marketingowa polegająca na rozdawaniu produktów dla niemowląt kobietom z dużych miast, w 7-8 miesiącu ciąży, z wykształceniem minimum średnim, nawet jeśli wybór kobiet otrzymujących paczkę (zestaw) dla niemowląt dokonywany był w sposób losowy. Organ podatkowy stanął na stanowisku, że w takiej sytuacji reklama kierowana jest do ograniczonego kręgu odbiorców, a nie do anonimowej grupy. W konsekwencji wydatki na taką akcję marketingową mogły być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w ramach limitu.
Podatnicy organizujący konferencje dla oznaczonego kręgu osób, np. klientów firmy, co do zasady będą mogli zaliczyć wydatki poniesione na zorganizowanie takiej konferencji do wysokości limitu. Takie stanowisko wyrażone zostało m.in. w piśmie Urzędu Skarbowego Warszawa-Wola z 9 grudnia 2004 r. (nr US40DP/423/ZM/626/2004/27). Zdaniem tego organu podatkowego, jeśli w organizowanej konferencji biorą udział zaproszone z zewnątrz konkretne firmy, wówczas wydatki poniesione na przygotowanie konferencji (np. zakup balonów przeznaczonych na wystrój sali, czapeczek i koszulek z logo firmy wręczanych uczestnikom) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów do wysokości 0,25 proc. przychodów.
W pewnych sytuacjach wydatki na organizację konferencji mogą być jednak zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w całości, mimo że konferencja skierowana została do określonego kręgu osób. NSA w wyroku z 19 kwietnia 2002 r. (sygn. I SA/Łd 762/01; niepublikowany) analizował sytuację, w której spółka zorganizowała konferencję prasową związaną z reklamą i promocją herbaty ekologicznej. Na konferencję zostały zaproszone osoby z redakcji prasowych, telewizyjnych i radiowych. Zdaniem NSA fakt, iż przedstawiciele poszczególnych redakcji zostali zaproszeni imiennie, nie wystarczy do stwierdzenia, że krąg akcji reklamowej został zamknięty, z reguły bowiem skierowania na tego typu imprezy kierowane są do określonych dziennikarzy, którzy następnie publikują odpowiednie materiały lub opinie w swoich czasopismach. W takiej sytuacji celem konferencji jest rozreklamowanie towaru wśród czytelników gazet, a więc w stosunku do nieograniczonego kręgu czytelników czasopism o zasięgu ogólnopolskim.
