REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja księgowa wynagrodzeń (cz. I)

REKLAMA

Jak zorganizować system kont dotyczących ewidencji wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne?
Prawidłowe naliczenie wynagrodzeń, ich ewidencja oraz naliczenie i ewidencja składek na ubezpieczenie społeczne sprawia pracownikom służb finansowo-księgowych niemało kłopotów. Od 1 styczna 2005 r. doszedł nowy: kwalifikowanie wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie społeczne do kosztów niestanowiących koszty uzyskania przychodów (pod datą naliczenia) oraz do kosztów uzyskania przychodów (pod datą zapłaty).
Księgi rachunkowe muszą bowiem wykazywać informacje w dotychczasowym zakresie oraz w zakresie umożliwiającym prawidłowe określenie podstawy opodatkowania. Pierwsze jest konsekwencją memoriałowego ujęcia zdarzeń gospodarczych, co wynika z ustawy o rachunkowości. Drugie wynika z przepisów prawa podatkowego: ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Równocześnie należy mieć na uwadze przepisy o ubezpieczeniach społecznych. Wszystkie te dane liczbowe muszą wynikać z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych.
Zakres ewidencji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne
Księgi rachunkowe spełniają istotną funkcję: są nie tylko narzędziem prowadzenia działalności gospodarczej, ale są równocześnie podstawowym źródłem danych ekonomiczno-finansowych. Zawierają zgromadzone w porządku chronologicznym ważne informacje o rodzajach i wysokości obciążeń wyniku finansowego, m.in. o kosztach wynagrodzeń oraz wysokości składek na ubezpieczenia społeczne pokrywanych, w odpowiedniej części, przez zakład pracy.
Księgi dostarczają informacji o danych liczbowych w zakresie aktywów i pasywów, w tym: rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz innych potrąceń z wynagrodzeń. Zachodzi więc konieczność zapewnienia wiarygodnych danych liczbowych, zgodności ksiąg rachunkowych z ustawą o rachunkowości i prawem podatkowym. Musimy zapewnić wewnętrzną zgodność urządzeń księgowych – niezależnie od sposobu i formy, w jakiej są one prowadzone – z innymi urządzeniami wykorzystywanymi np. do tworzenia list płac.
Ewidencjonowanie wynagrodzeń, potrąceń z wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie społeczne pracowników i pracodawców jest obligatoryjną i stałą czynnością przedsiębiorstw prowadzących działalność gospodarczą. Realizowanie zadań przedsiębiorstwa wymaga nakładów pracy, co oczywiście związane jest z obowiązkiem ujęcia w księgach rachunkowych poniesionych kosztów wynagrodzeń (zawsze w kwotach brutto) oraz składek na ubezpieczenie społeczne. Prawidłowe wykazanie wartości liczbowych jest skomplikowane nawet z wykorzystaniem technik komputerowych. Jest pracochłonne na etapie organizowania ewidencji oraz uzgadniania danych liczbowych uzyskiwanych z różnych programów. Wiarygodność ksiąg rachunkowych i przydatność danych zapewnia prawidłowo zorganizowana i prowadzona ewidencja. Dobrze zorganizowana ewidencja usprawnia zarządzanie kosztami oraz aktywami finansowymi firmy. O prawidłowości i przydatności ewidencji w znacznej mierze stanowią konta analityczne.
System kont analitycznych, wyodrębnionych zgodnie z treścią ekonomiczną, posłuży do:
wewnętrznych uzgodnień urządzeń księgowych,
prawidłowego obciążenia kosztów,
prawidłowego ujęcia danych w deklaracjach CIT, PIT i ZUS,
realnego i wiarygodnego prezentowania sald aktywów i pasywów.
Odpowiednie informacje o wartościach liczbowych możemy uzyskać z innych programów użytkowanych w firmie. Niemniej dane liczbowe muszą być wewnętrznie zgodne i wynikać dodatkowo z ksiąg rachunkowych.
Przykłady
Firma „Mimoza” założona w 2004 r. postanowiła od 1 stycznia 2005 r. zorganizować ewidencję w zakresie wynagrodzeń i związanych z nimi pochodnych w sposób zapewniający szczegółowe informacje dla każdej jednorodnej grupy zdarzeń gospodarczych. Czas pracy pracowników bezpośrednio produkcyjnych oraz wynikające z niego wynagrodzenie zestawiane są w formie tabelarycznej w EXCELU: za każdy dzień oraz miesiąc, wg poszczególnych rodzajów prac, zmian oraz pracowników (z uwzględnieniem nadgodzin, urlopów itp.). Zestawienia te służą następnie do sporządzania list płac z wykorzystaniem programu „Wynagrodzenia”. Na koniec każdego miesiąca sporządzane są wydruki „Zestawienie wynagrodzeń za miesiąc...”.
Na wartość wynagrodzeń brutto składają się następujące informacje dotyczące czasu pracy i wynagrodzeń:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Powyższe dane są zgodne z sumą wynagrodzeń wykazanych w liście płac.
W praktyce, dla ułatwienia, wprowadza się na wydruku odpowiednie zapisy księgowe (dekrety) lub sporządza się PK, które przechowuje się łącznie z wydrukiem.
Polecenie księgowania może mieć dwojaki charakter:
1. Polecenie księgowania z dekretem dla sumy zapisem
DT 404
CT 230
19 215,96
2. Polecenie księgowania dla poszczególnych kwot analitycznych do zaksięgowania na kontach analitycznych z nazwami jak w punktach 1–7 w ramach konta 404 „Wynagrodzenia” lub na kontach analitycznych konta 261 „Rozliczenie wynagrodzeń” (konto występowało w typowych planach kont przed nowelizacją ustawy o rachunkowości).
Zestawienie zbiorcze stanowi podstawę sporządzenia kolejnego „Polecenia księgowania” lub podstawę zapisów w księgach wprost z dokumentu źródłowego. Bez względu na przyjętą w polityce rachunkowości metodę dokumentowania i dekretowania zdarzeń gospodarczych na podstawie listy płac będą miały miejsce następujące księgowania:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ujęte w ciężar kosztów 2004 r. (wypłacone w styczniu 2005 r. za grudzień 2004 r.) wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenie społeczne są kosztem uzyskania 2004 r.
Można zastanowić się nad ewidencjonowaniem wynagrodzeń za pośrednictwem konta „Rozliczenie wynagrodzeń” – konto z zespołu 2. Jak wspomniano, nie jest to rozwiązanie obligatoryjne. Niemniej dla rozliczenia wynagrodzeń według rodzajów i źródeł finansowania może być bardzo pomocne. Konto to może zapewnić spełnienie wszystkich wymogów stawianych dla ewidencji w zakresie wynagrodzeń (zawsze tylko w kwotach brutto) tak na potrzeby zarządzania firmą, jak i ustawy o rachunkowości, przepisów podatkowych oraz regulacji dotyczących ubezpieczeń społecznych. Konto to nie wykazuje salda.
Księgowania uzupełniające do przykładu 1 z wykorzystaniem konta „Rozliczenie wynagrodzeń”:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podobną funkcję kontrolną oraz informacyjną może spełnić ewidencja analityczna prowadzona dla konta zespołu 4 „Wynagrodzenia”. Jednak ta ewidencja nie uwzględnia i nie może uwzględniać wynagrodzeń finansowanych z innych źródeł.
Przedstawiony powyżej sposób ujęcia w księgach rachunkowych danych liczbowych dotyczących wynagrodzeń i pochodnych jest jednym z przykładowych. Prawidłowo sporządzane księgi rachunkowe są bardzo czytelne. Nie ma tu znaczenia rodzaj programu finansowo-księgowego ani wykorzystywanego do sporządzania list płac. Czytelność jest wynikiem przyjęcia za podstawę tworzenia ewidencji analitycznej zakresu pojęciowego właściwego dla wynagrodzeń oraz rozliczeń z urzędem skarbowym i z zakładem ubezpieczeń społecznych. Podobnie nie ma wpływu rodzaj przedsiębiorstwa. Jak wspomniano, jest to wynikiem stosowania tych samych pojęć, form prezentacji zobowiązań i sposobu uwzględniania w wyniku finansowym zdarzeń gospodarczych. Niemniej w praktyce będą występowały różne rozwiązania.
Właściwe dla danej firmy rozwiązania ewidencji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne należy ująć w zasadach (polityce) rachunkowości. Do stosowania należy wypracować takie zasady, które będą odzwierciedlały zdarzenia gospodarcze o jednorodnej treści ekonomicznej z uwzględnieniem nie tylko specyfiki firmy, ale także wymagań sprawozdawczości oraz potrzeb w zakresie informacji.
Ewidencja księgowa zapewniająca wiarygodność firmy wymaga dobrze opracowanego systemu rachunkowości z opisem zastosowanych technik komputerowych umożliwiających właściwą eksploatację systemu informatycznego. Ponadto w pracy służb finansowo-księ- gowych niezwykle pomocne są przyjęte w danej firmie do stosowania, a opisane w dokumentacji – w zasadach (polityce) rachunkowości – szczegóły tworzenia zbiorów i ich powiązania. Tym samym polityka rachunkowości, oprócz opisów parametrów przetwarzania danych, powinna wskazywać na zakres treści ekonomicznej kont analitycznych oraz ich powiązanie z kontami i zbiorami korespondującymi. Ustawa o rachunkowości w art. 14 ust. 2 nakłada obowiązek takiego sposobu zapisów, który umożliwia jednoznaczne jego powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Wszystkie zapisy, w tym również zapisy elektroniczne, w księgach rachunkowych powinny być naniesione w sposób trwały (art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości) uniemożliwiający przede wszystkim modyfikację, ale także ich zniszczenie lub ukrycie.
Praktyczne wskazówki w zakresie ewidencjonowania wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie społeczne
Niezbędna ewidencja analityczna prowadzona w większości firm powinna zawierać informacje o:
1) wynagrodzeniach zasadniczych wynikających z umowy o pracę z podziałem na miejsca powstawania kosztów,
2) innych elementach wynagrodzeń z takim podziałem na rodzaje, który będzie niezbędny na potrzeby zarządzania firmą oraz przeprowadzania analiz,
3) premiach i nagrodach (w tym jubileuszowych),
4) świadczeniach o charakterze wynagrodzeń,
5) wynagrodzeniach wynikających z innych tytułów, umów (umowy-zlecenia, umowy o dzieło itp.).
Do ewidencjonowania należnych pracownikom kwot prowadzi się najczęściej konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (CT) korespondujące, co do zasady, z kontem w kosztach rodzajowych „Wynagrodzenia” (DT). W praktyce na ogół występuje (nie musi) równocześnie zapis na odpowiednim koncie w kosztach według typów działalności. Może także wystąpić zapis wyłącznie na koncie w zespole 5 – bez kosztów rodzajowych. Decyzje w tym zakresie zależą od rodzaju działalności oraz wielkości firmy.
Aby uzupełnić ewidencję na kontach syntetycznych, można zbudować odpowiednio ewidencję analityczną według nazw poszczególnych składek na ubezpieczenie. Takie szerokie rozwiązanie w zakresie kont analitycznych wskazane jest jednak wówczas, gdy w ciągu roku systematycznie występują przychody stanowiące podstawę naliczenia składek i tym samym składki. W ramach tych kont należy określić konta ksiąg pomocniczych odpowiadające co do rodzaju nazwom wynagrodzeń, od których naliczane są składki, oraz przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru.
Można sobie postawić pytanie, czy składki na ubezpieczenie społeczne należy w ewidencji analitycznej ujmować odrębnie dla wszystkich tytułów czy też można ewidencjonować łącznie. Decyzje są w gestii kierownika jednostki. Dla ułatwienia i usprawnienia prac analitycznych wskazane jest prowadzenie ewidencji odrębnej dla każdego tytułu. Za ujęciem poszczególnych tytułów na odrębnych kontach przemawia fakt, że wykonując proste czynności matematyczne można sprawdzić prawidłowości naliczeń nie tylko za dany miesiąc, ale także w rachunku narastającym. Ułatwia to zarówno kontrolę naliczeń, jak i wpłat na konta Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Naliczane przez pracodawców (płatników) składki (najczęściej naliczenia przenoszone są automatycznie na odpowiednie konta z programów współpracujących) zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych to składki na:
– ubezpieczenie emerytalne,
– ubezpieczenie rentowe,
– ubezpieczenie chorobowe,
– Fundusz Pracy,
– Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Tu nie ma dowolności i możliwości wyboru innego zakresu. Możliwe jest jedynie grupowanie składek według trzech grup informacji wynikających z deklaracji ZUS DRA. Maksymalny wykaz kont analitycznych można zbudować wg tytułów jw. Minimalny, bardzo dobrze funkcjonujący i przydatny w praktyce wykaz kont analitycznych może obejmować zakres informacji liczbowych dla:
– składek na ubezpieczenie społeczne,
– składek na ubezpieczenie zdrowotne,
– składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Składki według tych tytułów wykazywane są w deklaracjach rozliczeniowych jako sumy kontrolne. Odpowiednie kwoty mogą być ewidencjonowane na jednym, bądź dowolnej liczbie kont analitycznych (księgach pomocniczych) w ramach kont zespołu 2 oraz właściwym koncie lub kontach kosztowych. Należy jednak zwrócić uwagę na utrudnienia w przypadku zbyt rozdrobnionej dla tego zakresu ewidencji analitycznej na kontach rozrachunkowych.
Mniej lub bardziej rozbudowana ewidencja może zawierać na jednym wydruku wszystkie niezbędne tytuły rozliczeń. Wszystko zależy od sposobu tworzenia ewidencji oraz zakresu kont objętych danym wydrukiem. I tak np. wydruk dla kont „Rozrachunki publicznoprawne z ZUS” zapisami po stronie Wn oraz Ma może odpowiadać poszczególnym sumom z deklaracji ZUS DRA. Podobnie wydruk dla kont analitycznych „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (zesp. 2) czy „Wynagrodzenia” (zesp. 4) może znaleźć swoje powiązanie z odpowiednimi kontami wynagrodzeń oraz wydrukami z programu „Płace” i „Płatnik”.
Przykład
Firma ewidencjonuje składki z tytułu ubezpieczeń społecznych na koncie analitycznym „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych”. W styczniu 2005 r. na podstawie wyciągu bankowego ujęto zwrot nadpłaconej składki 13 000 zł z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zapisem DT konto „Rachunek bankowy”, CT „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych”. Wcześniejsze zapisy (obroty) konta „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych” po stronie CT zostały zawyżone o 13 000 zł. Pozostawienie zapisu bez dalszych księgowań spowoduje brak porównywalności danych. Z tego też względu – pomimo że zapis jest prawidłowy – wskazane jest uzupełnienie księgowań czerwonym zapisem technicznym o dekret: DT konto „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych”, CT „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych” – 13 000 zł. W efekcie uzyskamy po stronie DT konta „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych” informację o dokonanych zapłatach, a po stronie CT – informację wyłącznie o wysokości naliczonych zobowiązań.
Podstawa prawna:
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 654 z późn.zm.),
ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),
ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).
dr Weronika Gackowska


Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Małe polskie firmy będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE

Jest projekt ustawy upraszczający i modyfikujący obowiązki w podatku VAT, który zakłada między innymi, że małe polskie firmy będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE. Nowe regulacje mają wejść w życie 1 stycznia 2025 r.

Najniższa krajowa 2025: 4666 zł brutto (ok. 3510 netto). 30,50 zł minimalnej stawki godzinowej. Ostateczna decyzja rządu

Rząd dorzucił 40 zł do wcześniej proponowanej kwoty minimalnego wynagrodzenia w przyszłym roku. Płaca minimalna (tzw. najniższa krajowa) w 2025 r. wzrośnie do 4666 zł brutto. Wcześniej rząd na posiedzeniu Rady Dialogu Społecznego proponował 4626 zł brutto. Natomiast minimalna stawka godzinowa wyniesie w 2025 roku do 30,50 zł. Takie kwoty znalazły się w najnowszej wersji projektu rozporządzenia skierowanej 12 września 2024 r. do podpisu Prezesa Rady Ministrów.

Budujesz podjazd (pochylnię) dla osoby niepełnosprawnej? Sprawdź możliwość odliczenia podatkowego

Budowa pochylni (rampy) dla osoby niepełnosprawnej a kwestia podatków. Czy możliwe jest odliczenie w ramach ulgi rehabilitacyjnej kosztów poniesionych na budowę pochylni (rampy) dla osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności? Co mówią przepisy ustawy o PIT?

Problem z fikcyjnymi fakturami wciąż jest poważny. Wartość lewych faktur w pierwszym półroczu br. wyniosła 4,25 mld zł i była o 23,5% większa niż rok wcześniej

Fikcyjne faktury są nadal poważnym problemem dla obrotu gospodarczego. Mimo że skarbówka coraz sprawniej walczy z lewymi fakturami i tylko w I półroczu tego roku wykryła ich ponad 140 tys. Okazuje się, że wartość lewych faktur w pierwszym półroczu br. wyniosła 4,25 mld zł i była o 23,5% większa niż rok wcześniej.

REKLAMA

Przedsiębiorcy mają dość łamania prawa przez urzędników skarbowych i ZUS. Czas skończyć z bezprawiem urzędniczym

Przedsiębiorcy są zdania, że bezprawie urzędnicze to problem, który trzeba szybko rozwiązać. Należy skończyć z łamaniem prawa urzędników skarbowych, organów ścigania i ZUS, czego nagminnie dopuszczają się wobec nich. To mocne postulaty „Nowej Polityki Gospodarczej” jakie wysunęły Rada Przedsiębiorców i Rada Naukowa przy Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców.

Ile wynosi składka KRUS na IV kwartał 2024 r.?

Składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie w IV kwartale 2024 roku. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) uchwaliła wysokość składek dla rolnika, małżonka, domownika i pomocnika rolnika. Podała również wysokość składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe.

Dokument urzędowy dla podatnika może potwierdzać wyprowadzenie towaru z UE w świetle wydanej interpretacji podatkowej

Należy zwrócić szczególną uwagę  na propozycję firm kurierskich co do wywozu towaru poza UE po wejściu w życie przepisów likwidujących procedurę uproszczoną w wywozie. Procedura uproszczona w wywozie działa tylko do końca października 2024. Jest to niewątpliwie wezwanie dla wszystkich obsługujących łańcuch dostaw. Beż wątpienia spowoduje to trudności w procedowaniu zgłoszeń celnych na oddziałach celnych z powodu obsługi ich przez funkcjonariuszy celno – skarbowych. Dlatego też część firm kurierskich próbowało wyjść naprzeciw i proponowała tzw. odprawy kurierskie dla przesyłek do 1000 EUR i tu zaczyna się problem.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy - kary, przedawnienie. Co, gdy pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu?

Urlop wypoczynkowy jest jednym z fundamentalnych praw pracowniczych, które ma na celu zapewnienie pracownikom odpowiedniego odpoczynku oraz regeneracji sił. W Polsce prawo do urlopu jest uregulowane w Kodeksie pracy, a pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi przysługującego mu urlopu w ustalonym terminie. W praktyce jednak, nie zawsze udaje się wykorzystać wszystkie dni urlopowe w danym roku kalendarzowym. Z tego powodu warto zwrócić uwagę na przepisy dotyczące terminu wykorzystania zaległych dni urlopowych, a także na konsekwencje niewykorzystania urlopu.

REKLAMA

Nowy podatek! Lewica ma plan na pustostany, który ma być remedium na 2 mln niewykorzystywanych nieruchomości

Pojawi się projekt ustawy dotyczący wykorzystania 2 mln pustostanów - zapowiedział lider Lewicy Włodzimierz Czarzasty. Lewica chce rozpoczęcia dyskusji z samorządami na temat wprowadzenia podatku od pustostanów. Podatek taki samorządy mogłyby wprowadzać na obszarach, gdzie występują największe trudności na rynku mieszkaniowym.

Komunikat PFRON: Przedłużenie orzeczenia o niepełnosprawności (3 kluczowe przepisy). Co zrobić by dalej dostawać dofinansowanie do wynagrodzeń lub refundację składek ZUS lub KRUS?

W komunikacie z 5 września 2024 r. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wyjaśnił, jak stosować w praktyce przepisy dot. przedłużania orzeczeń o stopniu niepełnosprawności - w kontekście dofinansowania do wynagrodzeń lub refundacji składek ZUS lub KRUS.

REKLAMA