REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja księgowa wynagrodzeń (cz. I)

REKLAMA

Jak zorganizować system kont dotyczących ewidencji wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne?
Prawidłowe naliczenie wynagrodzeń, ich ewidencja oraz naliczenie i ewidencja składek na ubezpieczenie społeczne sprawia pracownikom służb finansowo-księgowych niemało kłopotów. Od 1 styczna 2005 r. doszedł nowy: kwalifikowanie wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie społeczne do kosztów niestanowiących koszty uzyskania przychodów (pod datą naliczenia) oraz do kosztów uzyskania przychodów (pod datą zapłaty).
Księgi rachunkowe muszą bowiem wykazywać informacje w dotychczasowym zakresie oraz w zakresie umożliwiającym prawidłowe określenie podstawy opodatkowania. Pierwsze jest konsekwencją memoriałowego ujęcia zdarzeń gospodarczych, co wynika z ustawy o rachunkowości. Drugie wynika z przepisów prawa podatkowego: ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Równocześnie należy mieć na uwadze przepisy o ubezpieczeniach społecznych. Wszystkie te dane liczbowe muszą wynikać z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych.
Zakres ewidencji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne
Księgi rachunkowe spełniają istotną funkcję: są nie tylko narzędziem prowadzenia działalności gospodarczej, ale są równocześnie podstawowym źródłem danych ekonomiczno-finansowych. Zawierają zgromadzone w porządku chronologicznym ważne informacje o rodzajach i wysokości obciążeń wyniku finansowego, m.in. o kosztach wynagrodzeń oraz wysokości składek na ubezpieczenia społeczne pokrywanych, w odpowiedniej części, przez zakład pracy.
Księgi dostarczają informacji o danych liczbowych w zakresie aktywów i pasywów, w tym: rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz innych potrąceń z wynagrodzeń. Zachodzi więc konieczność zapewnienia wiarygodnych danych liczbowych, zgodności ksiąg rachunkowych z ustawą o rachunkowości i prawem podatkowym. Musimy zapewnić wewnętrzną zgodność urządzeń księgowych – niezależnie od sposobu i formy, w jakiej są one prowadzone – z innymi urządzeniami wykorzystywanymi np. do tworzenia list płac.
Ewidencjonowanie wynagrodzeń, potrąceń z wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie społeczne pracowników i pracodawców jest obligatoryjną i stałą czynnością przedsiębiorstw prowadzących działalność gospodarczą. Realizowanie zadań przedsiębiorstwa wymaga nakładów pracy, co oczywiście związane jest z obowiązkiem ujęcia w księgach rachunkowych poniesionych kosztów wynagrodzeń (zawsze w kwotach brutto) oraz składek na ubezpieczenie społeczne. Prawidłowe wykazanie wartości liczbowych jest skomplikowane nawet z wykorzystaniem technik komputerowych. Jest pracochłonne na etapie organizowania ewidencji oraz uzgadniania danych liczbowych uzyskiwanych z różnych programów. Wiarygodność ksiąg rachunkowych i przydatność danych zapewnia prawidłowo zorganizowana i prowadzona ewidencja. Dobrze zorganizowana ewidencja usprawnia zarządzanie kosztami oraz aktywami finansowymi firmy. O prawidłowości i przydatności ewidencji w znacznej mierze stanowią konta analityczne.
System kont analitycznych, wyodrębnionych zgodnie z treścią ekonomiczną, posłuży do:
wewnętrznych uzgodnień urządzeń księgowych,
prawidłowego obciążenia kosztów,
prawidłowego ujęcia danych w deklaracjach CIT, PIT i ZUS,
realnego i wiarygodnego prezentowania sald aktywów i pasywów.
Odpowiednie informacje o wartościach liczbowych możemy uzyskać z innych programów użytkowanych w firmie. Niemniej dane liczbowe muszą być wewnętrznie zgodne i wynikać dodatkowo z ksiąg rachunkowych.
Przykłady
Firma „Mimoza” założona w 2004 r. postanowiła od 1 stycznia 2005 r. zorganizować ewidencję w zakresie wynagrodzeń i związanych z nimi pochodnych w sposób zapewniający szczegółowe informacje dla każdej jednorodnej grupy zdarzeń gospodarczych. Czas pracy pracowników bezpośrednio produkcyjnych oraz wynikające z niego wynagrodzenie zestawiane są w formie tabelarycznej w EXCELU: za każdy dzień oraz miesiąc, wg poszczególnych rodzajów prac, zmian oraz pracowników (z uwzględnieniem nadgodzin, urlopów itp.). Zestawienia te służą następnie do sporządzania list płac z wykorzystaniem programu „Wynagrodzenia”. Na koniec każdego miesiąca sporządzane są wydruki „Zestawienie wynagrodzeń za miesiąc...”.
Na wartość wynagrodzeń brutto składają się następujące informacje dotyczące czasu pracy i wynagrodzeń:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Powyższe dane są zgodne z sumą wynagrodzeń wykazanych w liście płac.
W praktyce, dla ułatwienia, wprowadza się na wydruku odpowiednie zapisy księgowe (dekrety) lub sporządza się PK, które przechowuje się łącznie z wydrukiem.
Polecenie księgowania może mieć dwojaki charakter:
1. Polecenie księgowania z dekretem dla sumy zapisem
DT 404
CT 230
19 215,96
2. Polecenie księgowania dla poszczególnych kwot analitycznych do zaksięgowania na kontach analitycznych z nazwami jak w punktach 1–7 w ramach konta 404 „Wynagrodzenia” lub na kontach analitycznych konta 261 „Rozliczenie wynagrodzeń” (konto występowało w typowych planach kont przed nowelizacją ustawy o rachunkowości).
Zestawienie zbiorcze stanowi podstawę sporządzenia kolejnego „Polecenia księgowania” lub podstawę zapisów w księgach wprost z dokumentu źródłowego. Bez względu na przyjętą w polityce rachunkowości metodę dokumentowania i dekretowania zdarzeń gospodarczych na podstawie listy płac będą miały miejsce następujące księgowania:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ujęte w ciężar kosztów 2004 r. (wypłacone w styczniu 2005 r. za grudzień 2004 r.) wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenie społeczne są kosztem uzyskania 2004 r.
Można zastanowić się nad ewidencjonowaniem wynagrodzeń za pośrednictwem konta „Rozliczenie wynagrodzeń” – konto z zespołu 2. Jak wspomniano, nie jest to rozwiązanie obligatoryjne. Niemniej dla rozliczenia wynagrodzeń według rodzajów i źródeł finansowania może być bardzo pomocne. Konto to może zapewnić spełnienie wszystkich wymogów stawianych dla ewidencji w zakresie wynagrodzeń (zawsze tylko w kwotach brutto) tak na potrzeby zarządzania firmą, jak i ustawy o rachunkowości, przepisów podatkowych oraz regulacji dotyczących ubezpieczeń społecznych. Konto to nie wykazuje salda.
Księgowania uzupełniające do przykładu 1 z wykorzystaniem konta „Rozliczenie wynagrodzeń”:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podobną funkcję kontrolną oraz informacyjną może spełnić ewidencja analityczna prowadzona dla konta zespołu 4 „Wynagrodzenia”. Jednak ta ewidencja nie uwzględnia i nie może uwzględniać wynagrodzeń finansowanych z innych źródeł.
Przedstawiony powyżej sposób ujęcia w księgach rachunkowych danych liczbowych dotyczących wynagrodzeń i pochodnych jest jednym z przykładowych. Prawidłowo sporządzane księgi rachunkowe są bardzo czytelne. Nie ma tu znaczenia rodzaj programu finansowo-księgowego ani wykorzystywanego do sporządzania list płac. Czytelność jest wynikiem przyjęcia za podstawę tworzenia ewidencji analitycznej zakresu pojęciowego właściwego dla wynagrodzeń oraz rozliczeń z urzędem skarbowym i z zakładem ubezpieczeń społecznych. Podobnie nie ma wpływu rodzaj przedsiębiorstwa. Jak wspomniano, jest to wynikiem stosowania tych samych pojęć, form prezentacji zobowiązań i sposobu uwzględniania w wyniku finansowym zdarzeń gospodarczych. Niemniej w praktyce będą występowały różne rozwiązania.
Właściwe dla danej firmy rozwiązania ewidencji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne należy ująć w zasadach (polityce) rachunkowości. Do stosowania należy wypracować takie zasady, które będą odzwierciedlały zdarzenia gospodarcze o jednorodnej treści ekonomicznej z uwzględnieniem nie tylko specyfiki firmy, ale także wymagań sprawozdawczości oraz potrzeb w zakresie informacji.
Ewidencja księgowa zapewniająca wiarygodność firmy wymaga dobrze opracowanego systemu rachunkowości z opisem zastosowanych technik komputerowych umożliwiających właściwą eksploatację systemu informatycznego. Ponadto w pracy służb finansowo-księ- gowych niezwykle pomocne są przyjęte w danej firmie do stosowania, a opisane w dokumentacji – w zasadach (polityce) rachunkowości – szczegóły tworzenia zbiorów i ich powiązania. Tym samym polityka rachunkowości, oprócz opisów parametrów przetwarzania danych, powinna wskazywać na zakres treści ekonomicznej kont analitycznych oraz ich powiązanie z kontami i zbiorami korespondującymi. Ustawa o rachunkowości w art. 14 ust. 2 nakłada obowiązek takiego sposobu zapisów, który umożliwia jednoznaczne jego powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Wszystkie zapisy, w tym również zapisy elektroniczne, w księgach rachunkowych powinny być naniesione w sposób trwały (art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości) uniemożliwiający przede wszystkim modyfikację, ale także ich zniszczenie lub ukrycie.
Praktyczne wskazówki w zakresie ewidencjonowania wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie społeczne
Niezbędna ewidencja analityczna prowadzona w większości firm powinna zawierać informacje o:
1) wynagrodzeniach zasadniczych wynikających z umowy o pracę z podziałem na miejsca powstawania kosztów,
2) innych elementach wynagrodzeń z takim podziałem na rodzaje, który będzie niezbędny na potrzeby zarządzania firmą oraz przeprowadzania analiz,
3) premiach i nagrodach (w tym jubileuszowych),
4) świadczeniach o charakterze wynagrodzeń,
5) wynagrodzeniach wynikających z innych tytułów, umów (umowy-zlecenia, umowy o dzieło itp.).
Do ewidencjonowania należnych pracownikom kwot prowadzi się najczęściej konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (CT) korespondujące, co do zasady, z kontem w kosztach rodzajowych „Wynagrodzenia” (DT). W praktyce na ogół występuje (nie musi) równocześnie zapis na odpowiednim koncie w kosztach według typów działalności. Może także wystąpić zapis wyłącznie na koncie w zespole 5 – bez kosztów rodzajowych. Decyzje w tym zakresie zależą od rodzaju działalności oraz wielkości firmy.
Aby uzupełnić ewidencję na kontach syntetycznych, można zbudować odpowiednio ewidencję analityczną według nazw poszczególnych składek na ubezpieczenie. Takie szerokie rozwiązanie w zakresie kont analitycznych wskazane jest jednak wówczas, gdy w ciągu roku systematycznie występują przychody stanowiące podstawę naliczenia składek i tym samym składki. W ramach tych kont należy określić konta ksiąg pomocniczych odpowiadające co do rodzaju nazwom wynagrodzeń, od których naliczane są składki, oraz przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru.
Można sobie postawić pytanie, czy składki na ubezpieczenie społeczne należy w ewidencji analitycznej ujmować odrębnie dla wszystkich tytułów czy też można ewidencjonować łącznie. Decyzje są w gestii kierownika jednostki. Dla ułatwienia i usprawnienia prac analitycznych wskazane jest prowadzenie ewidencji odrębnej dla każdego tytułu. Za ujęciem poszczególnych tytułów na odrębnych kontach przemawia fakt, że wykonując proste czynności matematyczne można sprawdzić prawidłowości naliczeń nie tylko za dany miesiąc, ale także w rachunku narastającym. Ułatwia to zarówno kontrolę naliczeń, jak i wpłat na konta Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Naliczane przez pracodawców (płatników) składki (najczęściej naliczenia przenoszone są automatycznie na odpowiednie konta z programów współpracujących) zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych to składki na:
– ubezpieczenie emerytalne,
– ubezpieczenie rentowe,
– ubezpieczenie chorobowe,
– Fundusz Pracy,
– Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Tu nie ma dowolności i możliwości wyboru innego zakresu. Możliwe jest jedynie grupowanie składek według trzech grup informacji wynikających z deklaracji ZUS DRA. Maksymalny wykaz kont analitycznych można zbudować wg tytułów jw. Minimalny, bardzo dobrze funkcjonujący i przydatny w praktyce wykaz kont analitycznych może obejmować zakres informacji liczbowych dla:
– składek na ubezpieczenie społeczne,
– składek na ubezpieczenie zdrowotne,
– składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Składki według tych tytułów wykazywane są w deklaracjach rozliczeniowych jako sumy kontrolne. Odpowiednie kwoty mogą być ewidencjonowane na jednym, bądź dowolnej liczbie kont analitycznych (księgach pomocniczych) w ramach kont zespołu 2 oraz właściwym koncie lub kontach kosztowych. Należy jednak zwrócić uwagę na utrudnienia w przypadku zbyt rozdrobnionej dla tego zakresu ewidencji analitycznej na kontach rozrachunkowych.
Mniej lub bardziej rozbudowana ewidencja może zawierać na jednym wydruku wszystkie niezbędne tytuły rozliczeń. Wszystko zależy od sposobu tworzenia ewidencji oraz zakresu kont objętych danym wydrukiem. I tak np. wydruk dla kont „Rozrachunki publicznoprawne z ZUS” zapisami po stronie Wn oraz Ma może odpowiadać poszczególnym sumom z deklaracji ZUS DRA. Podobnie wydruk dla kont analitycznych „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (zesp. 2) czy „Wynagrodzenia” (zesp. 4) może znaleźć swoje powiązanie z odpowiednimi kontami wynagrodzeń oraz wydrukami z programu „Płace” i „Płatnik”.
Przykład
Firma ewidencjonuje składki z tytułu ubezpieczeń społecznych na koncie analitycznym „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych”. W styczniu 2005 r. na podstawie wyciągu bankowego ujęto zwrot nadpłaconej składki 13 000 zł z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zapisem DT konto „Rachunek bankowy”, CT „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych”. Wcześniejsze zapisy (obroty) konta „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych” po stronie CT zostały zawyżone o 13 000 zł. Pozostawienie zapisu bez dalszych księgowań spowoduje brak porównywalności danych. Z tego też względu – pomimo że zapis jest prawidłowy – wskazane jest uzupełnienie księgowań czerwonym zapisem technicznym o dekret: DT konto „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych”, CT „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych” – 13 000 zł. W efekcie uzyskamy po stronie DT konta „Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych” informację o dokonanych zapłatach, a po stronie CT – informację wyłącznie o wysokości naliczonych zobowiązań.
Podstawa prawna:
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 654 z późn.zm.),
ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),
ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).
dr Weronika Gackowska


Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Opóźnienia w zapłacie w podatku dochodowym - skutki

Przedsiębiorcy mają wynikający z przepisów podatkowych obowiązek płacenia różnych podatków. W tym także podatków dochodowych: PIT – podatek dochodowy od osób fizycznych i CIT – podatek dochodowy od osób prawnych (w przypadku np. spółek z o.o. czy akcyjnych). Każde opóźnienie w zapłacie podatku – także podatku dochodowego grozi nie tylko obowiązkiem obliczenia od zaległości podatkowych odsetek ale także odpowiedzialnością karną skarbową. Zaległość podatkowa, to także może być problem pracowników, którzy nie zapłacili podatku dochodowego PIT wynikającego z rocznego zeznania podatkowego.

Wysokość kosztów pracowniczych u seniorów w 2024 r.

Zasady rozliczania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczą wszystkich pracowników bez względu na ich wiek. Dlatego również pracujący seniorzy, którzy już osiągnęli wiek emerytalny – mimo zwolnienia podatkowego – mają takie same koszty jak inni pracownicy.

Przelewy w Boże Ciało. Jak pracują banki? Kiedy dojdzie przelew?

30 maja, czwartek jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Czy system rozliczeniowy Elixir będzie wówczas dostępny? Kiedy najlepiej wysałć przelew, aby doszedł na czas? 

PIT 2024. Koszty uzyskania przychodów (pracownicze), zwykłe, podwyższone, autorskie - kwoty, limity, oświadczenia, praca zdalna

Jakie koszty mogą odliczać pracownicy w 2024 roku? Jakie są koszty zwykłe, a jakie podwyższone? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) nie daje prawa (co do zasady) pracownikom odliczać od przychodów uzyskanych z tytułu umowy o pracę faktycznie poniesionych kosztów. Pracownicy mają jedynie koszty zryczałtowane w zależności od liczby zawartych umów o pracę i tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, której znajduje się zakład pracy, czy w innej miejscowości. Jednak w rozliczeniu rocznym pracownicy mogą uwzględnić faktyczne wydatki na dojazdy do pracy udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Czy Polska powinna przyjąć euro? Znamienny sondaż. Stanowcze słowa ministra finansów

W opinii 49 proc. badanych Polska w ogóle nie powinna przyjmować euro. Tak wynika z sondażu CBOS dla Polskiej Agencji Prasowej przeprowadzonego w dniach 20 do 23 maja 2024 roku. Według 13 proc. ankietowanych Polska powinna przyjąć euro w ciągu kolejnych 3 lat, w ocenie 22 proc. - w ciągu kolejnych 10 lat, a według 10 proc. - jeszcze później.

Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej w 2024 roku. Do kiedy wniosek? Niedopłata już z odsetkami

ZUS informuje, że 3 czerwca 2024 r. upływa termin, w którym można złożyć wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej za 2023 r. Jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku w określonym  czasie, ZUS rozliczy nadpłatę na koncie płatnika do końca tego roku.

Podatek u źródła (WHT) w świetle nowych technologii

Podatek u źródła (WHT) może stanowić wyzwanie dla branży informatycznej, w kontekście stale rozwijającej się technologii. Z chęci świadczenia kompleksowych usług, przedsiębiorstwa nabywają różnego rodzaju oprogramowania, dostępy do platform, usługi w chmurze, serwery, urządzenia przemysłowe czy usługi niematerialne. Wykorzystanie najnowszej technologii jest niezbędne, aby oferowane usługi pozostały konkurencyjne na rynku. Często dostawcami takich produktów są zagraniczne spółki, co rodzi wątpliwości – czy nabycie tego rodzaju usług wiąże się z ryzykiem w podatku u źródła?

Obligacje skarbowe - czerwiec 2024 r. Zmiana oprocentowania obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 24 kwietnia 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w czerwcu 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji uległy zmianie w porównaniu do oferowanych w maju br. Od 27 maja można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

Zwrot podatku z Austrii – ile, dla kogo, jak uzyskać (formalności)

Austria to zyskujący na popularności kierunek emigracji zarobkowej wśród Polaków. Jeśli podejmowane zatrudnienie jest legalne, z łatwością można ubiegać się o zwrot podatku z tego kraju. Wysokość zwrotu może być naprawdę spora, przy małym nakładzie wysiłku ze strony podatnika. 

Dłuższy okres ważności znaków akcyzy do końca 2024 r.

Aktualnie znajdują się w legalnej sprzedaży wyroby winiarskie oznaczone znakami akcyzy, których ważność została przedłużona do 31 grudnia 2024 r.

REKLAMA