Najczęstsze błędy w sprawozdaniach finansowych

Środki trwałe

W ramach tej pozycji bilansowej często spotykane błędy odnoszą się do niewłaściwie określonych stawek, okresów i metod amortyzacji, a także do braku ich okresowej weryfikacji przez jednostkę. Bardzo często jednostki gospodarcze nie stosują się do zapisów art. 32 ustawy o rachunkowości mówiących o konieczności odzwierciedlenia w stawce i okresie amortyzacji okresu ekonomicznej użyteczności środka trwałego i bazują przy ustalaniu stawek amortyzacyjnych wyłącznie na przepisach podatkowych, nie zawsze odzwierciedlających faktyczny okres ekonomicznej użyteczności danego środka trwałego. Dodatkowo jednostki gospodarcze nierzadko zapominają o obowiązku okresowej weryfikacji poprawności stosowanych stawek i okresów amortyzacyjnych, a w razie stwierdzenia, że nie odzwierciedlają one okresu ekonomicznej użyteczności danego środka trwałego – o konieczności dokonania stosownych korekt w odniesieniu do odpisów amortyzacyjnych dokonywanych w następnych latach obrotowych.

Nieruchomości inwestycyjne

W świetle zmian w ustawie o rachunkowości, które weszły w życie 1 stycznia 2009 r., problemy może powodować zmiana podejścia do traktowania inwestycji w nieruchomości wycenianych według ceny rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej. Do 31 grudnia 2008 r. zgodnie z art. 35 ust. 4 u.o.r. wzrost wartości inwestycji w nieruchomości wycenianych do wartości godziwej odnoszony był na kapitał z aktualizacji wyceny. Późniejszy spadek wartości godziwej wspomnianych inwestycji obniżał w pierwszej kolejności narosły wcześniej z tego tytułu kapitał z aktualizacji wyceny i jeśli przewyższał ten kapitał – obciążał koszty finansowe.

Podatek odroczony

Częstym błędem odnoszącym się do tej pozycji bilansu jest rozpoznawanie przez jednostki gospodarcze aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego, którego realizowalność nie jest prawdopodobna. W sytuacji gdy spółka ponosi straty i jej biznesowe szacunki wskazują, że w dającej się przewidzieć przyszłości nie będzie w stanie wypracować takiego zysku podatkowego, który pozwoli jej na realizację aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego – powinna objąć takie aktywo w części lub w całości odpisem aktualizującym. Na koniec 2009 r. można spodziewać się wzrostu ujemnych różnic przejściowych. Wynika to m.in. z reakcji firm na kryzys gospodarczy, których efektem są np. działania restrukturyzacyjne, tworzenie odpisów aktualizujących itp. Dlatego zalecana jest ostrożność przy tworzeniu aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

Zapasy

Jednym z często występujących błędów dotyczących tej pozycji bilansowej jest niezwracanie przez jednostki gospodarcze uwagi na warunki sprzedaży związane z dostawą towarów lub wyrobów gotowych, które określają moment, w którym ryzyka i korzyści związane z danym towarem lub wyrobem gotowym przechodzą ze sprzedawcy na ich nabywcę (to właśnie w tym momencie sprzedawca powinien rozpoznać sprzedaż, a co za tym idzie – rozpoznać również zmniejszenie zapasów i koszt własny sprzedanych towarów lub wyrobów gotowych). Warunki sprzedaży określane są zwykle w umowie sprzedaży towarów lub wyrobów gotowych i bardzo często oparte są na międzynarodowych regułach handlu, zwanych również Incoterms (ang. International Commercial Terms). Incoterms są zalecane i publikowane przez Międzynarodową Izbę Handlową i dzielą koszty i odpowiedzialność za towar pomiędzy nabywcę i sprzedawcę oraz odzwierciedlają rodzaj uzgodnionego transportu. I tak np., jeśli w umowie sprzedaży towarów lub wyrobów gotowych określono warunki dostawy jako EXW (ang. exworks), oznacza to, że ryzyka i korzyści związane z dostarczanym towarem lub wyrobem gotowym przechodzą na nabywcę w oznaczonym przez sprzedawcę miejscu – punkcie wydania (najczęściej jest to magazyn sprzedającego). Wówczas faktyczne wydanie z magazynu towaru lub wyrobu przez sprzedawcę dla nabywcy oznaczało będzie przejście ryzyk i korzyści związanych z danym dobrem na nabywcę, a co za tym idzie – będzie to oznaczało możliwość rozpoznania zmniejszenia zapasów oraz rozpoznania sprzedaży przez sprzedającego w jego sprawozdaniu finansowym. Jeśli jednak warunki dostawy zostaną określone np. jako DDP (ang. delivered duty paid), sam fakt, że towary lub wyroby opuszczą magazyn sprzedawcy, nie będzie wystarczającą przesłanką rozpoznania przez sprzedawcę ich sprzedaży w jego sprawozdaniach finansowych. Zgodnie bowiem z tymi warunkami dostawy ryzyka i korzyści związane z towarem przechodzą na nabywcę dopiero w momencie dostarczenia towaru przez sprzedawcę we wskazane (dowolne) miejsce, również w kraju odbiorcy, i do tego momentu to sprzedawca ponosi wszelkie koszty i ryzyka związane z dostawą. Oznaczać to może sytuację, w której mimo że towar zostanie wydany z magazynu sprzedawcy przed końcem okresu sprawozdawczego, z racji tego, iż nie zostanie dostarczony do wskazanego przez nabywcę miejsca przed końcem okresu sprawozdawczego – nie będzie mógł być rozpoznany jako sprzedaż w sprawozdaniu finansowym sprzedawcy.

W przypadku zapasów bardzo ważną kwestią jest również ich wycena na dzień bilansowy. Zgodnie z ustawą o rachunkowości wycena taka powinna być dokonana według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy. Przygotowując więc sprawozdanie finansowe, jednostka powinna porównać wartości, w jakich wykazuje zapasy wyrobów gotowych lub towarów w swoich księgach rachunkowych, z cenami sprzedaży, po jakich je sprzedaje, po to, aby ustalić, czy nie powinna objąć ich odpisem aktualizującym w przypadku, gdyby aktualne ceny sprzedaży były niższe niż ceny nabycia lub koszty wytworzenia, których jednostka użyła do wyceny zapasów w swoich księgach. Odpis aktualizujący może okazać się również konieczny w przypadku, gdy zapasy zbyt długo zalegają w magazynie i jednostka ma problemy z ich sprzedażą. Dlatego każdorazowo przy sporządzaniu sprawozdania finansowego konieczna jest analiza wiekowa zapasów. Wskaże ona wolno rotujące zapasy, które powinny zostać objęte takim odpisem aktualizującym.

Należności

Najczęstszym błędem identyfikowanym przez biegłego rewidenta w odniesieniu do należności jest brak objęcia odpisem aktualizującym sald należności przeterminowanych lub spornych. W przypadku sald należności standardową procedurą, która powinna być wykonana na etapie przygotowywania sprawozdania finansowego, powinno być wiekowanie należności, czyli zakwalifikowanie poszczególnych pozycji składających się na salda należności do określonych grup wiekowych określających stopień ich przeterminowania. Zidentyfikowane w ten sposób salda należności znacząco przeterminowanych powinny zostać wnikliwie przeanalizowane i gdy jednostka gospodarcza ocenia prawdopodobieństwo niespłacalności takich należności jako wysokie, powinna objąć wspomniane salda odpisem aktualizującym. Oczywiście dla ostatecznego ustalenia wartości takiego odpisu konieczna jest również analiza spłat tych należności otrzymanych po dniu bilansowym do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego – otrzymane spłaty należności wcześniej objętych odpisem aktualizującym powinny bowiem pomniejszać ten odpis.

Środki pieniężne

Problemem w odniesieniu do tej pozycji bilansowej stają się niezgodności między saldem środków pieniężnych prezentowanym w sprawozdaniu finansowym a saldem tych środków wynikającym z wyciągów bankowych lub potwierdzeń bankowych. Takie niezgodności mogą wynikać z błędnych lub brakujących księgowań ostatnich wyciągów bankowych. Standardową procedurą powinno być więc przy okazji zamknięcia ksiąg oraz sporządzania sprawozdań finansowych uzgodnienie prezentowanych w sprawozdaniu finansowym sald środków pieniężnych z wyciągami lub potwierdzeniami bankowymi.

Zobowiązania z tytułu dostaw i usług, rezerwy i rozliczenia międzyokresowe bierne

Najczęstsze błędy identyfikowane przez biegłego rewidenta w odniesieniu do tych pozycji sprawozdań finansowych dotyczą braku kompletności zobowiązań wykazywanych w sprawozdaniu finansowym. Błędy te mogą wynikać z opóźnień w spływaniu dokumentów dotyczących danego okresu sprawozdawczego. Nierzadko zdarza się, że usługi bądź dostawy towarów zostały wykonane w danym okresie sprawozdawczym, ale dokumenty ich dotyczące (faktury, protokoły odbioru, dokumenty przewozowe itp.) nie zdążą dotrzeć do jednostki do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego za dany okres sprawozdawczy. Bardzo ważne jest więc zidentyfikowanie wszystkich usług oraz dostaw niefakturowanych otrzymanych przez jednostkę do końca danego okresu sprawozdawczego i zaprezentowanie ich w ramach zobowiązań.

Jednostki zapominają również o konieczności objęcia rezerwami kosztów wynikających z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników jednostki lub innych osób. Obowiązek ten, będący realizacją zasady współmierności przychodów i kosztów, wynika z art. 39 ust. 2 pkt 2 i ust. 2a ustawy o rachunkowości. Szczególnie często pomijaną kategorią są rezerwy na nagrody jubileuszowe i odprawy emerytalne, a także rezerwy na niewykorzystane urlopy. Obowiązek tworzenia rezerw na nagrody jubileuszowe oraz odprawy emerytalne może wynikać zarówno z przepisów prawa pracy, jak i z wewnętrznych regulacji obowiązujących w danej jednostce, dotyczących świadczeń przysługujących zatrudnionym w niej pracownikom (np. układów zbiorowych lub innych regulaminów wewnętrznych normujących obowiązek wypłat nagród jubileuszowych). Dla poprawnego wyliczenia takiej rezerwy wskazana jest fachowa pomoc ze strony aktuariusza.