Jak zmienić księgi rachunkowe na księgę przychodów i rozchodów i odwrotnie

SPIS TREŚCI

• Jak zmienić księgi rachunkowe na księgę przychodów i rozchodów i odwrotnie
  • Informacje wstępne
  • Kto może przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów
  • Jak sporządzić inwentaryzację na dzień zmiany zasad rozliczeń
  • Ewidencja środków trwałych
  • Karty przychodów pracowników
  • Dodatkowe ewidencje
  • O czym należy pamiętać, przechodząc na księgi rachunkowe

---

Informacje wstępne

Podatkowa księga przychodów i rozchodów dotyczy rozliczeń podatkowych. Ewidencjonuje się w niej zdarzenia dokumentujące przychody i koszty (lub wydatki). Ewidencja w formie księgi przychodów i rozchodów nie uwzględnia rozrachunków, operacji kasowych, bankowych itp. Zatem właściciel, chcąc uzyskać informację o swoich zobowiązaniach i należnościach, o płynności finansowej czy o innych wskaźnikach ekonomicznych, musi na własne potrzeby prowadzić dodatkowe ewidencje. Jednak wiele osób zajmujących się działalnością gospodarczą na niewielką skalę ich nie prowadzi. W takich przypadkach przejście z ewidencji uproszczonej na księgi rachunkowe może przysporzyć wielu kłopotów.

Otwarcie ksiąg rachunkowych dla podatników prowadzących ewidencję uproszczoną jest skomplikowaną operacją. Wynika to przede wszystkim z faktu, że dane zawarte w p.k.p.r. są do tego celu absolutnie niewystarczające. Dlatego należy odpowiednio wcześniej zacząć przygotowania do tego procesu. Odwrotna sytuacja, czyli przejście z ksiąg handlowych na księgi podatkowe, jest procesem mniej problemowym, wymaga jednak prowadzenia szczególnego rodzaju ewidencji, które nie są wymagane przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Do przeliczenia na złote określonego w euro limitu przychodów zobowiązującego do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2012 r. należy zastosować kurs średni NBP ogłoszony na 30 września 2011 r. Kurs ten wynosi 4,4112 zł/euro.

5 293 4490 zł to limit do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2012 roku.

Kto może przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów

Z tego rozwiązania będą mogły skorzystać, począwszy od 2012 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) osoby fizyczne,

2) spółki cywilne osób fizycznych,

3) spółki jawne osób fizycznych,

4) spółki partnerskie

– które w 2011 r. były obowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a nie przekroczą w nim limitu przychodów (1 200 000 euro).

Przejście na rozliczenia na podstawie p.k.p.r. związane z mniejszą niż 1 200 000 wartością przychodów nie jest obowiązkowe (art. 2 ust. 2 uor, art. 24a ust. 5 u.p.d.o.f.).

Podmioty gospodarcze muszą dokładnie przeanalizować, czy warto wracać do rozliczeń na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Informację o dalszym prowadzeniu ksiąg rachunkowych mimo braku obowiązku należy przesłać do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku podatkowego.

Jak sporządzić inwentaryzację na dzień zmiany zasad rozliczeń

Zamykając księgi handlowe, należy przeprowadzić pełną inwentaryzację. Do podatkowej księgi przychodów i rozchodów trzeba jednak wprowadzić tylko wartość towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Taki sposób postępowania wynika z § 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepis ten wskazuje, że: „(...) podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej »spisem z natury«, na 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności”.

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe nie mają obowiązku prowadzenia odrębnej ewidencji wyposażenia. W razie powrotu podatnika do p.k.p.r. będzie on musiał prowadzić ewidencję wyposażenia (§ 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). W ewidencji tej należy wykazywać wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł. Podmioty gospodarcze będące zarejestrowanymi podatnikami VAT i posiadające prawo do odliczenia VAT będą ujmować to wyposażenie w cenach netto. Pozostałe podmioty ewidencjonują wyposażenie w cenach brutto. Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania. Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji. Ewidencję tę należy prowadzić od momentu założenia p.k.p.r.

Podatnik, który przeszedł z ksiąg handlowych na księgę przychodów i rozchodów, nie ma obowiązku odtwarzania zapisów ewidencji za okres, kiedy prowadził księgi rachunkowe.

---

Ewidencja środków trwałych

W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wskazuje, jakie elementy musi zawierać ewidencja środków trwałych. Podaje jedynie, że ma zawierać informacje niezbędne do obliczenia wysokości podatkowych odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli więc prowadzona uprzednio ewidencja nie zawierała wszystkich wymaganych elementów, od dnia przejścia na podatkową księgę przychodów i rozchodów należy ją dostosować do wymogów określonych dla p.k.p.r.. Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia p.k.p.r. podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 22n ust. 2–6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ewidencja ta musi zawierać co najmniej:

1) liczbę porządkową,

2) datę nabycia,

3) datę przyjęcia do używania,

4) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

7) wartość początkową,

8) stawkę amortyzacyjną,

9) kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

10) zaktualizowaną wartość początkową,

11) zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

12) wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,

13) datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Zasady i stawki amortyzacji przy przejściu z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów nie ulegają zmianie.

Karty przychodów pracowników

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe nie muszą zakładać imiennych kart wynagrodzeń. Mają oni jedynie obowiązek prowadzenia ewidencji analitycznej wynagrodzeń w zakresie określonym przez zakładową politykę rachunkowości. Większość podmiotów gospodarczych prowadzących księgi rachunkowe zakłada jednak takie karty, gdyż są one podstawowym źródłem informacji podczas sporządzania rocznych informacji PIT-11. Jeżeli jednak prowadzący księgi rachunkowe zrezygnował z imiennych kart przychodów pracowników, to teraz musi je założyć (§ 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia p.k.p.r.).

Karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane:

1) imię i nazwisko pracownika,

2) numer identyfikacji podatkowej (NIP),

3) numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL),

4) miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,

5) sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),

6) koszty uzyskania przychodu,

7) składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),

8) podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu,

9) razem dochód narastająco od początku roku,

10) kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym,

11) składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,

12) należną zaliczkę na podatek dochodowy,

13) datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego.

---

Dodatkowe ewidencje

Podatnicy powierzający na zlecenie biuru rachunkowemu prowadzenie księgi przychodów i rozchodów muszą prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży. Obowiązek taki występuje, jeśli uzyskuje się przychody nieudokumentowane fakturami lub rachunkami (§ 8 rozporządzenia w sprawie prowadzenia p.k.p.r.).

Nie dotyczy to podatników, którzy ewidencjonują obrót z zastosowaniem kas rejestrujących w myśl przepisów ustawy o VAT. Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i ponumerować jej karty. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

1) numer kolejny wpisu,

2) datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu.

Podatnicy wykonujący działalność w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenia lombardów) muszą prowadzić również ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy (§ 6 rozporządzenia w sprawie prowadzenia p.k.p.r.). Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, imię i nazwisko pożyczkobiorcy, adres, datę udzielenia pożyczki, kwotę udzielonej pożyczki, wysokość umówionych odsetek w złotych, opis zastawionej rzeczy i jej wartość rynkową, termin zwrotu pożyczki wraz z odsetkami, datę i kwotę zwróconej pożyczki wraz z odsetkami, datę zwrotu zastawionej rzeczy, datę sprzedaży rzeczy i kwotę należną z tytułu tej sprzedaży, kwotę prowizji stanowiącej wartość spłaconych odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionej rzeczy a kwotą udzielonej pożyczki.

O czym należy pamiętać, przechodząc na księgi rachunkowe

Odpowiedzialnym za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, a więc i za prawidłowe otwarcie ksiąg rachunkowych przy przejściu z p.k.p.r. na pełną rachunkowość, jest kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Ustawa o rachunkowości definiuje kierownika jednostki jako: „(...) członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; przepis ten stosuje się odpowiednio do osób wykonujących wolne zawody. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym (art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości)”.

Do obowiązków kierownika jednostki przechodzącej z p.k.p.r. na księgi rachunkowe będzie należało:

1) zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów,

2) opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,

3) sporządzenie wykazu aktywów i pasywów (inwentarza),

4) otwarcie ksiąg rachunkowych na pierwszy dzień kolejnego roku obrotowego,

5) złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizującego na formularzu NIP-1.

 

To jest tylko część poradnika. Więcej w Biuletynie Rachunkowości