Proszę o pomoc w rozliczeniu delegacji służbowej zagranicznej pracownika firmy, który nie pobrał zaliczki przed wyjazdem. Należności w kraju i za granicą regulował własnymi walutami. Z delegacji rozliczył się w dniu następnym po powrocie. Z jakiego dnia przyjąć kurs przeliczenia odbytej delegacji?
W przypadku rozliczania delegacji w walucie wymienialnej, gdy nie wypłacono zaliczki, należy przyjąć kurs z dnia rozliczenia kosztów podróży służbowej (delegacji).
Załóżmy, że przypadek dotyczy przedsiębiorstwa będącego osobą prawną.
Według przepisów podatkowych koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu (art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Ustawa o rachunkowości stanowi, że wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia (…) po kursie średnim ustalonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski na ten dzień (art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Tak więc obie ustawy są zgodne co do wyboru kursu waluty.
WAŻNE!
Dniem przeprowadzenia operacji jest dzień poniesienia kosztu wyjazdu służbowego i dzień rozliczenia tych kosztów przez pracownika.
W wyniku rozliczenia powstanie zobowiązanie wobec pracownika. Zapłata tego zobowiązania nastąpi po oznaczonym w dniu wypłaty kursie sprzedaży walut stosowanym przez bank, z którego usług korzysta jednostka. Powstała różnica kursowa zwiększy (lub zmniejszy) podatkowe koszty wyjazdu służbowego, bilansowo natomiast będzie stanowić przychody lub koszty finansowe.
W praktyce spotykane są przypadki rozliczania kosztów podróży i przyjmowania za dzień poniesienia kosztu dnia wystawienia każdego z rachunków (faktur) zagranicznych. Wtedy może się zdarzyć, że dla każdego rachunku zastosowano inny kurs średni NBP. Ponieważ zapłata następuje w całości po kursie sprzedaży walut stosowanym przez bank, taki sposób zarachowania daje ten sam rezultat wynikowo, różni go jedynie wysokość kwot podziału pomiędzy koszty operacyjne podróży a koszty (przychody) finansowe różnic kursowych. W przypadku rozliczania delegacji w walucie obcej ich suma jest taka sama, bez względu na wybór dnia poniesienia kosztu.
• art. 30 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66
• art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 254, poz. 2533
