Zwrot wydatków z tytułu podróży członkowi rady nadzorczej jako koszt

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. To oznacza, że między konkretnym wydatkiem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy w tym sensie, że poniesienie tego wydatku jest bezpośrednio związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.

Działalność oddelegowanego do reprezentowania spółki z o.o. przed kontrahentami członka rady nadzorczej niewątpliwie służy osiągnięciu przychodów. Zresztą, co wynika z treści pytania, oddelegowanie zakończyło się sukcesem, dzięki staraniom oddelegowanej osoby, a więc przychody spółki powinny wzrosnąć po podpisaniu nowych kontraktów. Dlatego wydatki związane z podróżami odbywanymi przez delegowanego członka rady nadzorczej, w tym także zwrot kosztów z tytułu jazdy samochodem prywatnym oraz zwrot kosztów za noclegi, jako poniesione w celu osiągnięcia przychodów, mogłyby stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy, gdyby nie fakt oddelegowania do reprezentowania spółki w tej sprawie jednego z członków rady nadzorczej.

Przeszkodą w zaliczeniu do kosztów jest tutaj ograniczenie wynikające z zapisu art. 16 ust. 1 pkt 38a u.p.d.o.p., który stanowi, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych – z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

W myśl przepisów kodeksu spółek handlowych członkom rady nadzorczej może zostać przyznane wynagrodzenie, które określa statut lub uchwała zgromadzenia wspólników. Ponadto członkom rady nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady. A zatem stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 38a u.p.d.o.p. wydatki poniesione przez spółkę z o.o. na rzecz członków rady nadzorczej mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że są to wynagrodzenia wypłacone tym osobom z tytułu pełnionych funkcji. Natomiast zwrot kosztów podróży służbowej samochodem osobowym, niezależnie od faktu, że dotyczy działań członka rady nadzorczej służących osiąganiu przez spółkę przychodów, z powodu ww. ograniczenia wprowadzonego przez ustawodawcę, nie może być uznany za koszt uzyskania przychodów spółki nawet w ramach limitu przysługującego za kilometr. Z tego samego powodu nie będą również takim kosztem wydatki za noclegi członka rady nadzorczej poniesione podczas tej podróży.

Powołany przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy nie dotyczy jednak zarządu, który jest organem wykonawczym spółki, a nie organem stanowiącym. Gdyby więc spółka oddelegowała na spotkanie z kontrahentami jednego z członków zarządu, istniałaby możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu podróży służbowej, w tym z tytułu używania prywatnego samochodu na warunkach określonych w art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy.

Ważne jest poruszenie przy tej okazji innej kwestii, tj. naruszenia przez podatnika przepisów prawa handlowego. Jak wynika z pytania, członek rady nadzorczej spółki z o.o. wykonywał czynności polegające na prowadzeniu spraw spółki. Tymczasem, zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych, określającymi kompetencje poszczególnych organów spółek prawa handlowego, osobami upoważnionymi do prowadzenia spraw spółki i do jej reprezentowania są członkowie jej zarządu oraz ustanowieni pełnomocnicy spółki (prokurenci). Do zakresu kompetencji członków rady nadzorczej należy sprawowanie stałego nadzoru nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności (art. 219 § 1 k.s.h.). Rada nadzorcza nie ma natomiast prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki, a więc i „zastępowania” zarządu w prowadzeniu spraw z kontrahentami. Do jej obowiązków należy ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za rok obrotowy, w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami oraz ze stanem faktycznym, a także ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty spółki. Efektem pracy rady nadzorczej jest coroczne sprawozdanie składane zgromadzeniu wspólników. W art. 214 k.s.h wyraźnie jest powiedziane, że członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat nie może być jednocześnie członkiem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej.

Umowa spółki może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej, np. stanowić o obowiązku uzyskania przez zarząd zgody rady nadzorczej przed dokonaniem określonych i wskazanych w umowie spółki czynności albo przyznawać radzie nadzorczej prawo zawieszania w czynnościach, z ważnych powodów poszczególnych lub wszystkich członków zarządu (art. 220 k.s.h.), lecz z całą pewnością w umowie spółki nie może być przekazane radzie nadzorczej lub jej członkom prawo do prowadzenia spraw spółki – reprezentowania spółki przed kontrahentami czy uczestnictwa członków rady nadzorczej w zawieraniu kontraktów handlowych.