Zawarliśmy umowę z biurem rachunkowym na prowadzenie ksiąg naszej firmy. Czy prowadzenie przez biuro rachunkowe ksiąg rachunkowych zwalnia od obowiązku sporządzenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości?
Nie. Obowiązek sporządzenia dokumentacji dotyczącej przyjętych przez daną jednostkę zasad (polityki) rachunkowości ciążący na danej jednostce i musi być dopełniony niezależnie od tego, czy prowadzenie księgowości jest zlecane na zewnątrz.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości przez przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy rozumieć wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Z kolei z treści art. 10 ust. 1 w związku z ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika m.in., że jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, którą w formie pisemnej ustala i aktualizuje kierownik jednostki. Jest to obowiązek bezwzględny, od którego ustawa nie przewiduje zwolnień. Artykuł 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości dopuszcza wprawdzie możliwość zlecenia przez kierownika jednostki, na podstawie odrębnej umowy, określenia tych zasad biuru rachunkowemu. Zasady te muszą jednak zostać sporządzone w formie pisemnej i następczo zaakceptowane przez kierownika jednostki, zgodnie z przywołanym powyżej art. 10 ust. 2 ustawy. Biuro rachunkowe będzie bowiem prowadziło księgi rachunkowe właśnie za pomocą tych przyjętych (zaakceptowanych) przez kierownika zasad (polityki) rachunkowości. Tak więc samo zawarcie umowy z biurem rachunkowym na prowadzenie ksiąg nie zwalnia z obowiązku sporządzenia takiej dokumentacji.
Maciej Stolfa, prawnik w międzynarodowej kancelarii prawniczej Gleiss Lutz Pietrzak Siekierzyński Sp.K.
