REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób kontrolować dokumenty księgowe

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jestem główną księgową w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Proszę o wskazówki, jak dokonywać kontroli dokumentów księgowych. Jaką rolę odgrywa w tym instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów?
RADA
Kontrola dokumentów księgowych powinna być prowadzona pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym. Jednostka opracowując instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów powinna przyjmować zasady zawarte w różnych regulacjach prawnych z zakresu m.in. podatków, ubezpieczeń społecznych, prawa pracy.
UZASADNIENIE
Kontrola dokumentów księgowych powinna być prowadzona pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym. W celu sprawniejszego przebiegu kontroli jednostka może opracować odpowiednią instrukcję. Kierownik jednostki wprowadzając instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów określa zakres i obszar kontroli oraz wyznacza osoby do jej sprawowania.
Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych.
Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy wykonanie danej operacji gospodarczej było zgodne z wcześniejszymi planami, zamówieniami lub zawartymi umowami.
Kontrola formalna to zbadanie wiarygodności dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia gospodarcze oraz zbadanie prawidłowości ich sporządzania.
Odpowiedź na pytanie, jak powinien być sporządzony prawidłowy dowód księgowy, znajdujemy w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z tym przepisem dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru indentyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość określoną, jeżeli to możliwe, także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
UWAGA!
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości).
Takimi odrębnymi przepisami są w szczególności przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
W § 9 ust. 1 tego rozporządzenia wskazano elementy, jakie powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży. Nie ma wśród nich punktu zobowiązującego do zamieszczania na fakturze podpisów sprzedawcy oraz nabywcy towarów i usług.
Wskazane rozporządzenie Ministra Finansów w § 9 zawiera ponadto inne zasady odnoszące się m.in. do wystawiania faktur w szczególnych sytuacjach oraz wykazywania i zaokrąglania kwot wykazywanych w fakturze.
UWAGA!
Jednostka opracowując instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów powinna przyjmować zasady zawarte w regulacjach prawnych dotyczących podatku od towarów i usług oraz innych ustawach i przepisach wykonawczych, w szczególności z zakresu podatków, ubezpieczeń społecznych, prawa pracy.
Szczególną uwagę należy zwrócić na dowody wewnętrzne. Zasady sporządzania dowodów wewnętrznych zazwyczaj nie są regulowane przez ustawy czy rozporządzenia. Ważne jest ustalenie i przestrzeganie zasad ich sporządzania oraz kontroli. Dowody te, np. raport kasowy, raport sklepowy, rozchód wewnętrzny materiałów, dokumentują bowiem gospodarkę majątkiem jednostki.
Obok kontroli dowodów księgowych pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym funkcję kontrolną powinna spełniać ewidencja tych dowodów w księgach rachunkowych.
W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości jednostka powinna określić m.in. sposoby prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości).
Ustalenie zasad prowadzenia w jednostce odpowiedniej liczby kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej może zapewnić w znacznej mierze kontrolę dowodów źródłowych oraz zapobiec nieprawidłowościom i nadużyciom.
Marianna Sobolewska
biegły rewident
• art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 184, poz. 1539
• § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Finansowo-Księgowy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF proponuje zmiany w raportowaniu do KNF. Mniej obowiązków dla domów maklerskich

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia zmieniającego zasady przekazywania informacji do Komisji Nadzoru Finansowego przez firmy inwestycyjne i banki prowadzące działalność maklerską. Nowe regulacje, będące częścią pakietu deregulacyjnego, mają na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kawa z INFORLEX. Przygotowanie do KSeF

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online. Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 2 cenionymi ekspertami.

Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

REKLAMA

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zamiast imigrantów na stałe ich praca zdalna. Nowa szansa dla gospodarki dzięki deregulacji

Polska jako hub rozliczeniowy: Jak deregulacja podatkowa może przynieść miliardowe wpływy? Zgodnie z szacunkami rynkowych ekspertów, gdyby Polska zrezygnowała z obowiązku przedstawiania certyfikatów rezydencji podatkowej, mogłaby zwiększyć liczbę zagranicznych freelancerów zatrudnianych zdalnie przez polskie firmy do około 1 mln osób rocznie.

REKLAMA