REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób kontrolować dokumenty księgowe

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jestem główną księgową w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Proszę o wskazówki, jak dokonywać kontroli dokumentów księgowych. Jaką rolę odgrywa w tym instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów?
RADA
Kontrola dokumentów księgowych powinna być prowadzona pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym. Jednostka opracowując instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów powinna przyjmować zasady zawarte w różnych regulacjach prawnych z zakresu m.in. podatków, ubezpieczeń społecznych, prawa pracy.
UZASADNIENIE
Kontrola dokumentów księgowych powinna być prowadzona pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym. W celu sprawniejszego przebiegu kontroli jednostka może opracować odpowiednią instrukcję. Kierownik jednostki wprowadzając instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów określa zakres i obszar kontroli oraz wyznacza osoby do jej sprawowania.
Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych.
Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy wykonanie danej operacji gospodarczej było zgodne z wcześniejszymi planami, zamówieniami lub zawartymi umowami.
Kontrola formalna to zbadanie wiarygodności dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia gospodarcze oraz zbadanie prawidłowości ich sporządzania.
Odpowiedź na pytanie, jak powinien być sporządzony prawidłowy dowód księgowy, znajdujemy w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z tym przepisem dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru indentyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość określoną, jeżeli to możliwe, także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
UWAGA!
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości).
Takimi odrębnymi przepisami są w szczególności przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
W § 9 ust. 1 tego rozporządzenia wskazano elementy, jakie powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży. Nie ma wśród nich punktu zobowiązującego do zamieszczania na fakturze podpisów sprzedawcy oraz nabywcy towarów i usług.
Wskazane rozporządzenie Ministra Finansów w § 9 zawiera ponadto inne zasady odnoszące się m.in. do wystawiania faktur w szczególnych sytuacjach oraz wykazywania i zaokrąglania kwot wykazywanych w fakturze.
UWAGA!
Jednostka opracowując instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów powinna przyjmować zasady zawarte w regulacjach prawnych dotyczących podatku od towarów i usług oraz innych ustawach i przepisach wykonawczych, w szczególności z zakresu podatków, ubezpieczeń społecznych, prawa pracy.
Szczególną uwagę należy zwrócić na dowody wewnętrzne. Zasady sporządzania dowodów wewnętrznych zazwyczaj nie są regulowane przez ustawy czy rozporządzenia. Ważne jest ustalenie i przestrzeganie zasad ich sporządzania oraz kontroli. Dowody te, np. raport kasowy, raport sklepowy, rozchód wewnętrzny materiałów, dokumentują bowiem gospodarkę majątkiem jednostki.
Obok kontroli dowodów księgowych pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym funkcję kontrolną powinna spełniać ewidencja tych dowodów w księgach rachunkowych.
W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości jednostka powinna określić m.in. sposoby prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości).
Ustalenie zasad prowadzenia w jednostce odpowiedniej liczby kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej może zapewnić w znacznej mierze kontrolę dowodów źródłowych oraz zapobiec nieprawidłowościom i nadużyciom.
Marianna Sobolewska
biegły rewident
• art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 184, poz. 1539
• § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Finansowo-Księgowy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

REKLAMA

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

REKLAMA

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA