W jaki sposób kontrolować dokumenty księgowe

RADA

Kontrola dokumentów księgowych powinna być prowadzona pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym. Jednostka opracowując instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów powinna przyjmować zasady zawarte w różnych regulacjach prawnych z zakresu m.in. podatków, ubezpieczeń społecznych, prawa pracy.

UZASADNIENIE

Kontrola dokumentów księgowych powinna być prowadzona pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym. W celu sprawniejszego przebiegu kontroli jednostka może opracować odpowiednią instrukcję. Kierownik jednostki wprowadzając instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów określa zakres i obszar kontroli oraz wyznacza osoby do jej sprawowania.

Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych.

Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy wykonanie danej operacji gospodarczej było zgodne z wcześniejszymi planami, zamówieniami lub zawartymi umowami.

Kontrola formalna to zbadanie wiarygodności dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia gospodarcze oraz zbadanie prawidłowości ich sporządzania.

Odpowiedź na pytanie, jak powinien być sporządzony prawidłowy dowód księgowy, znajdujemy w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z tym przepisem dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru indentyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość określoną, jeżeli to możliwe, także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Takimi odrębnymi przepisami są w szczególności przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

W § 9 ust. 1 tego rozporządzenia wskazano elementy, jakie powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży. Nie ma wśród nich punktu zobowiązującego do zamieszczania na fakturze podpisów sprzedawcy oraz nabywcy towarów i usług.