Strona główna » Księgowość » Porady prawne » Jak ewidencjonować koszty w przedsiębiorstwie budowlanym

Jak ewidencjonować koszty w przedsiębiorstwie budowlanym

22 listopada 2005, 07:00

Pracuję w dziale księgowości w przedsiębiorstwie budowlano-montażowym. Od nowego roku chcemy zmienić zakładowy plan kont tak, aby uzyskać większą przejrzystość dotyczącą kosztów działalności przedsiębiorstwa. Na co w szczególności zwrócić uwagę opracowując plan kont?

RADA

Przede wszystkim należy pamiętać, że zakładowy plan kont jest elementem całego systemu informacyjnego zarządzania przedsiębiorstwem. Powinien być zatem spójny z tym systemem. Koszty przedsiębiorstwa są ewidencjonowane w zespole 4 „Koszty rodzajowe”, w zespole 5 „Koszty działalności według rodzajów działalności” oraz w zespole 7 „Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem”. Każdy z tych układów ma swoje cele do spełnienia.

UZASADNIENIE

Podstawowym pytaniem, które w tym przypadku trzeba zadać, jest to, jakie są potrzeby informacyjne użytkowników dotyczące kosztów działalności przedsiębiorstwa, które może zrealizować dział księgowości przez opracowanie właściwej ewidencji przychodów i kosztów. Jest to punkt wyjścia do rozpoczęcia prac nad przygotowaniem szczegółowych kont syntetycznych i analitycznych. To użytkownicy informacji muszą określić, jakich informacji i danych oczekują od działu księgowości.

Ewidencja przychodów i kosztów w każdym przedsiębiorstwie zależy m.in. od:

• uregulowań ustawowych, w szczególności przepisów ustawy o rachunkowości,

• potrzeb zarządzania przedsiębiorstwem,

• systemu wewnętrznej sprawozdawczości kosztowej,

• wewnętrznych zarządzeń, np. rady nadzorczej,

• systemu kontroli kosztów,

• rodzaju sprawozdawczości zewnętrznej,

• statystyki GUS, np. informacji o kosztach w sprawozdaniu F-01, DG-1, Z-06,

• potrzeb kierowników poszczególnych działów wyodrębnionych w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, np. działu controllingu.

Wielkość przedsiębiorstwa, rodzaj wykonywanych prac oraz posiadany zróżnicowany majątek w dużej części będzie determinował organizację systemu ewidencji kosztów. Musimy zatem uzyskać odpowiedź na następujące pytania:

• jakiego rodzaju koszty poniosło przedsiębiorstwo w określonym czasie,

• jakich produktów lub usług one dotyczą,

• w jakich komórkach organizacyjnych poniesiono te koszty,

• kto lub jaki dział odpowiada za powstałe koszty.

Koszty działalności przedsiębiorstwa są ewidencjonowane w zespole 4 „Koszty rodzajowe”, zespole 5 „Koszty działalności według rodzajów działalności” oraz w zespole 7 „Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem”.

Ewidencja kosztów ujęta według zespołu 4 „Koszty rodzajowe” mówi w zasadzie o kosztach poniesionych na poziomie przedsiębiorstwa. Analityka jest tylko tak rozbudowana, aby generalnie zapewniała możliwość sporządzenia rachunku zysków i strat oraz innych obligatoryjnych sprawozdań zewnętrznych. Zazwyczaj taka ewidencja kosztów nie zapewnia zarządzającym szerokiego spojrzenia na koszty działalności przedsiębiorstwa.

Ewidencja kosztów w zespole 5 „Koszty działalności według rodzajów działalności” służy do ewidencji kosztów działalności przedsiębiorstwa według rodzajów działalności, z uwzględnieniem również wyodrębnionych procesów (np. marketingowych, produkcyjnych, technologicznych itp.) oraz miejsc powstawania kosztów i produktów czy też usług. Ewidencja kosztów w przedsiębiorstwie budowlano-montażowym o rozbudowanej strukturze organizacyjnej powinna umożliwiać pomiar i znajomość kosztów:

• realizacji wykonywanych zleceń budowlanych,

• usług transportowych i sprzętowych realizowanych na rzecz kontrahentów,

• produkcji budowlanej,

• utrzymania jednostek transportowych i sprzętowych oraz wodnych¹,

• utrzymania infrastruktury przedsiębiorstwa (np. budynków, warsztatów),

• utrzymania poszczególnych komórek wyodrębnionych w strukturze organizacyjnej,

• utrzymania zasobów ludzkich,

• procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, np. ochrony, zarządzania, obsługi przedsiębiorstwa,

• reklamy i public relations,

• stałych i zmiennych.

Stworzenie takiej ewidencji kosztów wymusza wcześniej wyodrębnienie ośrodków odpowiedzialności za wyniki i koszty, procesów i miejsc powstawania kosztów w przedsiębiorstwie. W prace te powinni być zaangażowani kierownicy, którzy odpowiadają za poszczególne obszary działalności przedsiębiorstwa.

Konta zespołu 7 „Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem” służą m.in. do ewidencji przychodów i kosztów działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, a więc m.in. ze sprzedaży usług budowlanych, usług transportowych, konstrukcji stalowych itp. Dane z ewidencji księgowej tego zespołu mogą posłużyć do sporządzania syntetycznego rachunku wyników² działalności przedsiębiorstwa dla zarządu. Będą w nim uwzględnione m.in.:

• przychody uzyskiwane z poszczególnych rodzajów działalności przedsiębiorstwa (np. produkcja budowlana, usługi transportowe, sprzętowe itp.),

• koszty zleceń realizowanych przez przedsiębiorstwo,

• koszty utrzymania jednostek transportowych i sprzętowych,

• koszty zasobów ludzkich,

• koszty utrzymania infrastruktury przedsiębiorstwa, np. budynków administracyjnych,

• koszty zarządzania i obsługi przedsiębiorstwa.

Taki układ rachunku wyników wymusza opracowanie odpowiednich kont syntetycznych i analitycznych oraz odpowiednich przeksięgowań z zespołu 5.

Rachunkowość przedsiębiorstwa ma umożliwić (B. Siwoń, Informacyjna funkcja rachunkowości, PWE, Warszawa 1977):

1) podejmowanie decyzji gospodarczych,

2) przeprowadzanie analizy i kontroli,

3) zebranie udokumentowanych danych dla rachunku ekonomicznego,

4) dokonywanie wszelkich rozliczeń pieniężnych, jakie wynikają z prowadzonej działalności,

5) współdziałanie w konstrukcji systemu informacji ekonomicznej.

Wymienione wytyczne niech będą podsumowaniem naszych rozważań dotyczących zakresu budowy systemu ewidencji przychodów i kosztów przedsiębiorstwa.

Roman Kotapski

konsultant ds. wdrożeń systemu budżetowania

¹ W przedsiębiorstwach budownictwa hydrotechnicznego. ² Rachunek wyników sporządzany dla potrzeb zarządzania przedsiębiorstwem nie jest tożsamy z rachunkiem zysków i strat sporządzanym według ustawy o rachunkowości.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »