Strona główna » Księgowość » Porady prawne » Jak ewidencjonować koszty w przedsiębiorstwie budowlanym

Jak ewidencjonować koszty w przedsiębiorstwie budowlanym

22 listopada 2005, 07:00

Pracuję w dziale księgowości w przedsiębiorstwie budowlano-montażowym. Od nowego roku chcemy zmienić zakładowy plan kont tak, aby uzyskać większą przejrzystość dotyczącą kosztów działalności przedsiębiorstwa. Na co w szczególności zwrócić uwagę opracowując plan kont?

RADA

Przede wszystkim należy pamiętać, że zakładowy plan kont jest elementem całego systemu informacyjnego zarządzania przedsiębiorstwem. Powinien być zatem spójny z tym systemem. Koszty przedsiębiorstwa są ewidencjonowane w zespole 4 „Koszty rodzajowe”, w zespole 5 „Koszty działalności według rodzajów działalności” oraz w zespole 7 „Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem”. Każdy z tych układów ma swoje cele do spełnienia.

UZASADNIENIE

Podstawowym pytaniem, które w tym przypadku trzeba zadać, jest to, jakie są potrzeby informacyjne użytkowników dotyczące kosztów działalności przedsiębiorstwa, które może zrealizować dział księgowości przez opracowanie właściwej ewidencji przychodów i kosztów. Jest to punkt wyjścia do rozpoczęcia prac nad przygotowaniem szczegółowych kont syntetycznych i analitycznych. To użytkownicy informacji muszą określić, jakich informacji i danych oczekują od działu księgowości.

Ewidencja przychodów i kosztów w każdym przedsiębiorstwie zależy m.in. od:

• uregulowań ustawowych, w szczególności przepisów ustawy o rachunkowości,

• potrzeb zarządzania przedsiębiorstwem,

• systemu wewnętrznej sprawozdawczości kosztowej,

• wewnętrznych zarządzeń, np. rady nadzorczej,

• systemu kontroli kosztów,

• rodzaju sprawozdawczości zewnętrznej,

• statystyki GUS, np. informacji o kosztach w sprawozdaniu F-01, DG-1, Z-06,

• potrzeb kierowników poszczególnych działów wyodrębnionych w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, np. działu controllingu.

Wielkość przedsiębiorstwa, rodzaj wykonywanych prac oraz posiadany zróżnicowany majątek w dużej części będzie determinował organizację systemu ewidencji kosztów. Musimy zatem uzyskać odpowiedź na następujące pytania:

• jakiego rodzaju koszty poniosło przedsiębiorstwo w określonym czasie,

• jakich produktów lub usług one dotyczą,

• w jakich komórkach organizacyjnych poniesiono te koszty,

• kto lub jaki dział odpowiada za powstałe koszty.

Koszty działalności przedsiębiorstwa są ewidencjonowane w zespole 4 „Koszty rodzajowe”, zespole 5 „Koszty działalności według rodzajów działalności” oraz w zespole 7 „Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem”.

Ewidencja kosztów ujęta według zespołu 4 „Koszty rodzajowe” mówi w zasadzie o kosztach poniesionych na poziomie przedsiębiorstwa. Analityka jest tylko tak rozbudowana, aby generalnie zapewniała możliwość sporządzenia rachunku zysków i strat oraz innych obligatoryjnych sprawozdań zewnętrznych. Zazwyczaj taka ewidencja kosztów nie zapewnia zarządzającym szerokiego spojrzenia na koszty działalności przedsiębiorstwa.

Ewidencja kosztów w zespole 5 „Koszty działalności według rodzajów działalności” służy do ewidencji kosztów działalności przedsiębiorstwa według rodzajów działalności, z uwzględnieniem również wyodrębnionych procesów (np. marketingowych, produkcyjnych, technologicznych itp.) oraz miejsc powstawania kosztów i produktów czy też usług. Ewidencja kosztów w przedsiębiorstwie budowlano-montażowym o rozbudowanej strukturze organizacyjnej powinna umożliwiać pomiar i znajomość kosztów:

• realizacji wykonywanych zleceń budowlanych,

• usług transportowych i sprzętowych realizowanych na rzecz kontrahentów,

• produkcji budowlanej,

• utrzymania jednostek transportowych i sprzętowych oraz wodnych¹,

• utrzymania infrastruktury przedsiębiorstwa (np. budynków, warsztatów),

• utrzymania poszczególnych komórek wyodrębnionych w strukturze organizacyjnej,

• utrzymania zasobów ludzkich,

• procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, np. ochrony, zarządzania, obsługi przedsiębiorstwa,

• reklamy i public relations,

• stałych i zmiennych.

Stworzenie takiej ewidencji kosztów wymusza wcześniej wyodrębnienie ośrodków odpowiedzialności za wyniki i koszty, procesów i miejsc powstawania kosztów w przedsiębiorstwie. W prace te powinni być zaangażowani kierownicy, którzy odpowiadają za poszczególne obszary działalności przedsiębiorstwa.

Konta zespołu 7 „Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem” służą m.in. do ewidencji przychodów i kosztów działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, a więc m.in. ze sprzedaży usług budowlanych, usług transportowych, konstrukcji stalowych itp. Dane z ewidencji księgowej tego zespołu mogą posłużyć do sporządzania syntetycznego rachunku wyników² działalności przedsiębiorstwa dla zarządu. Będą w nim uwzględnione m.in.:

• przychody uzyskiwane z poszczególnych rodzajów działalności przedsiębiorstwa (np. produkcja budowlana, usługi transportowe, sprzętowe itp.),

• koszty zleceń realizowanych przez przedsiębiorstwo,

• koszty utrzymania jednostek transportowych i sprzętowych,

• koszty zasobów ludzkich,

• koszty utrzymania infrastruktury przedsiębiorstwa, np. budynków administracyjnych,

• koszty zarządzania i obsługi przedsiębiorstwa.

Taki układ rachunku wyników wymusza opracowanie odpowiednich kont syntetycznych i analitycznych oraz odpowiednich przeksięgowań z zespołu 5.

Rachunkowość przedsiębiorstwa ma umożliwić (B. Siwoń, Informacyjna funkcja rachunkowości, PWE, Warszawa 1977):

1) podejmowanie decyzji gospodarczych,

2) przeprowadzanie analizy i kontroli,

3) zebranie udokumentowanych danych dla rachunku ekonomicznego,

4) dokonywanie wszelkich rozliczeń pieniężnych, jakie wynikają z prowadzonej działalności,

5) współdziałanie w konstrukcji systemu informacji ekonomicznej.

Wymienione wytyczne niech będą podsumowaniem naszych rozważań dotyczących zakresu budowy systemu ewidencji przychodów i kosztów przedsiębiorstwa.

Roman Kotapski

konsultant ds. wdrożeń systemu budżetowania

¹ W przedsiębiorstwach budownictwa hydrotechnicznego. ² Rachunek wyników sporządzany dla potrzeb zarządzania przedsiębiorstwem nie jest tożsamy z rachunkiem zysków i strat sporządzanym według ustawy o rachunkowości.

Reklama

Źródło: Serwis Finansowo-Księgowy

Wersja do druku

Napisz do nas Zapisz się na newsletter

Udostępnij na Linkedin

Udostępnij

Podziel się na Facebook

Podziel się

Wyślij na Twitter

Wyślij

Czy ten artykuł był przydatny?

tak