Jak ewidencjonować oprogramowanie komputerowe

Oprogramowanie, w zależności od klasyfikacji, przeznaczenia lub przesłanek ekonomicznych, stanowi bądź samodzielny tytuł wartości niematerialnych i prawnych, bądź jest zaliczane bezpośrednio w koszty. Ponadto, aby było przedmiotem prawa autorskiego, musi stanowić utwór – przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze.

Oprogramowanie (zbiór programów komputerowych, umożliwiających użytkowanie sprzętu komputerowego) stanowi składnik wartości niematerialnych i prawnych wyłącznie w przypadku nabycia do niego praw autorskich lub licencji. Twórcy przysługują autorskie prawa majątkowe oraz prawa osobiste do utworu. Może on w drodze umowy przenieść na nabywcę autorskie prawa majątkowe do programu (opcja stosunkowo rzadko wykorzystywana). Może także udzielić licencji, uprawniającej licencjobiorcę do korzystania z oprogramowania na określonych polach eksploatacji, w określonym czasie i miejscu. Tak więc umowa licencyjna, w przeciwieństwie do umowy o przeniesienie (sprzedaży) praw, jest umową upoważniającą, a nie rozporządzającą.

Do celów ujęcia w księgach rachunkowych wyróżnia się oprogramowanie systemowe oraz użytkowe. Oprogramowanie systemowe obejmuje ogół programów wchodzących w skład systemu operacyjnego, służących zarządzaniu zasobami komputera (odpowiada za komunikację między komputerem a użytkownikiem). W skład oprogramowania użytkowego wchodzą zaś programy użytkowe, takie jak: edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne, programy graficzne. Jeżeli oprogramowanie systemowe stanowi integralną część sprzętu komputerowego (tak jest najczęściej), to zwiększa ono wartość komputera. Dlatego też zarówno w świetle definicji środka trwałego, jak i przyjętej powszechnie praktyki oprogramowanie systemowe (operacyjne) powinno zwiększać cenę nabycia środka trwałego.

Wydatki na rozbudowę (ulepszenie) oprogramowania, w zależności od kryterium ponoszenia ryzyka, mogą obciążać bieżące koszty działalności (gdy ryzyko związane z wytworzeniem oprogramowania spoczywa na użytkowniku) lub podlegać aktywowaniu, stanowiąc samodzielny tytuł wartości niematerialnych i prawnych (gdy ryzyko przejmuje producent). Koszty konserwacji służącej do utrzymania zdolności użytkowych dotychczasowego oprogramowania zalicza się do bieżących kosztów działalności. Jeżeli umowa licencyjna przewiduje konieczność dokonania przez biorcę jednorazowej odpłatności za nabyte prawo do korzystania z oprogramowania, cena jego nabycia jest zaliczana do wartości niematerialnych i prawnych. Jeżeli natomiast umowa ma charakter najmu, a zapłacona kwota stanowi zaliczkę, traktuje się ją jako czynne rozliczenia międzyokresowe.

Programy komputerowe mogą być nabywane. Mogą być również wytwarzane na własne potrzeby. Pozostają wówczas poza ewidencją i nie podlegają opodatkowaniu. Oprogramowanie wytwarzane z przeznaczeniem do dalszej sprzedaży wycenia się w okresie przynoszenia przez nie korzyści ekonomicznych, nie dłuższym niż 5 lat, w wysokości nadwyżki kosztów ich wytworzenia nad przychodami (według cen sprzedaży netto) uzyskanymi ze sprzedaży tych produktów w trakcie tego okresu. Nieodpisane po jego upływie koszty wytworzenia zwiększają pozostałe koszty operacyjne.

W bilansie wartości niematerialne i prawne wykazuje się w wartości netto, tzn. z uwzględnieniem odpisów amortyzacyjnych i odpisów z tytułu trwałej utraty ich wartości. Należy jednak pamiętać, że odpisy amortyzacyjne, aby mogły stanowić koszt uzyskania przychodu do celów podatkowych, muszą być dokonywane zgodnie z przepisami prawa podatkowego.

Ewidencja w księgach rachunkowych wybranych operacji gospodarczych związanych z oprogramowaniem została zaprezentowana w tabeli.

Marek Barowicz

specjalista z dziedziny finansów