REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy wystawienie polecenia wyjazdu służbowego jest warunkiem zaliczenia kosztów podróży do kosztów podatkowych

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Czy koszty pobytu w hotelach udokumentowane fakturami oraz przejazdów środkami komunikacji publicznej udokumentowane biletami, związane z podróżą służbową pracownika, możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu - mimo że nie zostało wystawione polecenie wyjazdu służbowego?
Tak, jeżeli podróż służbowa jest związana z działalnością gospodarczą spółki i została odbyta w celu uzyskania przychodów, to należności wypłacone pracownikowi z tytułu tej podróży mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W obowiązujących przepisach prawa nie zawarto obowiązku wystawienia polecenia wyjazdu służbowego w formie pisemnej.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy – przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 Kodeksu pracy). Szczegółowe warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określone są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Również pracodawcy spoza sfery budżetowej, jeżeli nie określili warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, powinni stosować zasady określone w powyższym rozporządzeniu.
I tak, na podstawie tego rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
• przejazdów,
• noclegów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Podstawowym warunkiem zaliczenia kwoty wypłaconej pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodu jest to, aby odbyła się ona w celu osiągnięcia przychodu. Tylko jeżeli podróż służbowa jest związana z możliwością uzyskania przychodu, to należności wypłacone z tego tytułu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
Korzyści 
Ważne jest tylko to, aby podróż odbyła się w celu uzyskania przychodu – nie musi powstać w jej wyniku konkretny przychód. Tak więc, przykładowo, za podróż odbytą w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą spółki i w celu uzyskania przychodu należy uznać podróż pracowników na targi, konferencje czy w celu podpisania kontraktu, do którego realizacji nie doszło.
Kolejnym warunkiem, koniecznym do zaliczenia należności wypłaconych z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodu, jest odpowiednie udokumentowanie poniesionych kosztów. Mogą je stanowić faktury dokumentujące koszty pobytu w hotelu oraz bilety dokumentujące koszty przejazdów środkami komunikacji publicznej.
W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych zawarto tylko jedno ograniczenie wysokości zwrotu należności z tytułu podróży służbowej i dotyczy ono wydatków związanych z używaniem przez pracowników samochodów niebędących własnością pracodawcy. Ponadto ustawodawca nie uzależnił możliwości zaliczania kosztów podróży służbowych do kosztów uzyskania przychodu od wystawienia polecenia wyjazdu służbowego. Również w obecnie obowiązujących przepisach prawa nie przewidziano formy, w jakiej pracodawca powinien wydać polecenie odbycia podróży służbowej. Nie ma zatem obowiązku przekazania polecenia podróży służbowej w formie pisemnej, a pracodawca może wydać takie polecenie również w formie ustnej. Dlatego też sam fakt niewystawienia polecenia służbowego (w formie pisemnej) nie uniemożliwia zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów. Oczywiście ze względów dowodowych wystawienie polecenia podróży służbowej jest wskazane. Jednakże rozliczenie podróży służbowej jest dokonywane na podstawie rachunków przedstawionych pracodawcy przez pracownika i to te rachunki oraz cel odbytej podróży decydują o możliwości zaliczenia wypłaconych pracownikowi należności do kosztów uzyskania przychodu.
• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135
• art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 120, poz. 1252
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery bud-żetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju – Dz.U. Nr 263, poz. 1990
• rozporządzenie Ministra Pracy i Plityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju – Dz.U. Nr 263, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 199, poz. 1951
Marta Balcer
prawnik


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury w zamówieniach publicznych – integracja PEF z KSeF od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

REKLAMA

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF. Nowy obowiązek dla firm sektora MŚP

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. Podczas gdy uwaga przedsiębiorców skupia się dziś na KSeF, równie istotna zmiana dotknie ich jeszcze wcześniej. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie KPiR możliwe będzie wyłącznie w formie cyfrowej. MF przekonuje, że to krok w stronę uproszczenia, automatyzacji oraz zwiększenia transparentności biznesu. Dla sektora MŚP oznacza on również nowe formalności, konieczność inwestycji w systemy IT oraz kary za nieterminowe raporty.

REKLAMA

Samochód w JDG – zakup, leasing, VAT, koszty (100%, 75%, czy 50%), sprzedaż. To przedsiębiorca musi wiedzieć koniecznie

Mobilność to często klucz do efektywnego działania przedsiębiorcy, zwłaszcza w usługach, handlu czy transporcie. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogą skorzystać z licznych udogodnień podatkowych, które umożliwiają nie tylko częściowe odliczenie kosztów zakupu pojazdu, ale także rozliczanie wydatków związanych z jego użytkowaniem i eksploatacją. Bierzemy pod lupę najpopularniejsze ulgi i odliczenia samochodowe przysługujące od momentu zakupu, poprzez jego użytkowanie aż po sprzedaż.

KSeF zmienia zasady gry. Jak biura rachunkowe mogą zabezpieczyć siebie i klientów?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zautomatyzuje obieg dokumentów, ale jednocześnie zrodzi fundamentalne pytanie o odpowiedzialność za kwalifikację kosztów. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy, jednak w praktyce to biura rachunkowe znajdą się na pierwszej linii jeśli idzie o nowe wyzwanie. Niewdrożenie odpowiednich procedur może prowadzić do chaosu komunikacyjnego, sporów z klientami, a nawet do procesów sądowych.

REKLAMA