Od nowego roku obrotowego chcemy zmienić zakładowy plan kont w naszym przedsiębiorstwie. Jaki powinien być opis kont zespołu 5, aby pracownikom działu księgowości i pracownikom merytorycznym łatwo było kwalifikować koszty na podstawie dokumentów źródłowych?
RADA
Język opisu poszczególnych zespołów kont powinien być zrozumiały również dla pracownika, który nie pracuje w dziale księgowości. Oczywiście nie oznacza to pozbawienia tego opisu precyzji. Musi on być zatem jednoznaczny, precyzyjny i wykluczający różną interpretację zasad kwalifikacji poszczególnych pozycji kosztów do określonych kont. Niemniej jednak należy pamiętać, że odbiorcami tych informacji są pracownicy, których kontakt z działem księgowości ogranicza się do przekazywania dokumentów księgowych, np. faktur, dowodów wewnętrznych.
UZASADNIENIE
Konta zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” służą do ewidencji kosztów według ośrodków odpowiedzialności za koszty, np. obszarów działalności (produkcja, handel), miejsc powstawania kosztów (maszyny, budynki) i procesów wyodrębnionych w przedsiębiorstwie (zarządzanie i obsługa przedsiębiorstwa). Punktem wyjścia do opracowania zakładowego planu kont, a w jego ramach – zespołu 5, jest określenie potrzeb informacyjnych kierowników czy też pracowników, którzy kwalifikują dokumenty źródłowe. Ewidencja kosztów w zespole 5 powinna umożliwić pomiar i znajomość kosztów dotyczących poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Dlatego należy wyodrębnić w zakładowym planie kont koszty:
• realizowanych zleceń produkcyjnych,
• utrzymania maszyn i linii technologicznych,
• ogólnej infrastruktury przedsiębiorstwa, w tym budynków i hal produkcyjnych,
• komórek organizacyjnych,
• zasobów ludzkich z uwzględnieniem procesu produkcyjnego,
• sprzedaży, w tym w szczególności kosztów dotarcia produktów do odbiorcy,
• utrzymania przedstawicieli handlowych lub biur obsługi klienta itp.,
• działalności marketingowej,
• procesów, które można wyodrębnić w działalności przedsiębiorstwa.
Realizacja tych celów wymaga konsultacji pracownika lub konsultanta zewnętrznego, który będzie tworzył zakładowy plan kont w tym zakresie z kierownikami poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, np. z technologami, kierownikiem ds. produkcji, dyrektorem handlowym. Jest to znakomita okazja, aby rozwiązać problemy komunikacji między księgowością a pionem technicznym i handlowym.
UWAGA!
Język opisu musi być precyzyjny, w szczególności w zakresie kwalifikacji pozycji kosztów do odpowiednich kont. Dlatego pracownik księgowości i pracownik merytoryczny, np. kierownik produkcji, musi wiedzieć, jaki zakres kosztów obejmuje dane konto. Ilustracją tego jest poniższy zapis jednego z kont zespołu 5 w przedsiębiorstwie produkującym beton.
Przykład 1
Konto 510 „Koszty utrzymania i pracy węzła”
Konto 510 „Koszty utrzymania i pracy węzła” służy do ewidencji kosztów funkcjonowania i eksploatacji węzła betoniarskiego wraz z jego bezpośrednią obsługą. Na koncie 510 „Koszty utrzymania i pracy węzła” po stronie Wn ujmuje się:
• koszty proste ujęte na kontach zespołu 4 „Koszty rodzajowe” za pośrednictwem konta 490,
• koszty rozliczane w ramach zespołu 5,
• odpisy kosztów rozliczanych w czasie.
Koszty zgromadzone na koncie 510 „Koszty utrzymania i pracy węzła” przeksięgowuje się w korespondencji z kontem 710 „Koszt własny sprzedaży” po stronie Wn. Konto 510 „Koszty utrzymania i pracy węzła” na koniec okresu nie wykazuje salda.
Układ konta to 510-00-00-zz, co oznacza:
00 – znak wolny,
zz – pozycja kosztu.
Opis konta jest następujący:
1) zakres kosztów – koszty utrzymania i pracy węzła,
2) strona Wn konta – korespondencja z kontami zespołu 4 „Koszty rodzajowe i ich rozliczenie”, kontami zespołu 6 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” oraz kontami w zespole 5,
3) strona Ma konta – korespondencja z kontem zespołu 7 „Koszt własny sprzedaży”,
4) układ konta – 510-00-00-zz.
Układ kont musi być opisany precyzyjnie. W przeciwnym razie będą popełniane błędy w kwalifikacji kosztów do poszczególnych kont. Inny układ konta przedstawia przykład 2.
Przykład 2
Konto 531 „Koszty utrzymania jednostek sprzętowych”
531-xx-yy-zz,
gdzie: xx – nazwa działu, yy – nazwa jednostki sprzętowej, np. koparka, zz – pozycja kosztów.
Przedstawione w przykładach 1 i 2 układy kont będą w dużej mierze zależeć od:
• potrzeb informacyjnych użytkowników informacji,
• stosowanych zasad rozliczania działów,
• możliwości technicznych systemu finansowo-księgowego.
Wskazane jest również podanie w opisie podstawowego układu kalkulacyjnego kosztów dla danego konta syntetycznego. Ułatwia to znacznie pracownikom działu księgowości i pracownikom merytorycznym kwalifikację dokumentów źródłowych do właściwych kont syntetycznych i analitycznych. Ponadto do opisu zespołu 5 musi być dołączona kartoteka pozycji kosztów (w przykładach pozycja konta – zz). Jest to niezbędne, gdyż każdy pracownik, który opisuje dokument źródłowy, nie może tego robić dowolnie. Musi on używać wyłącznie takich pozycji kosztów, jakie zostały przyjęte w zakładowym planie kont. Inaczej bardzo szybko powstanie bałagan w tym zakresie. Pracownicy zaczną kreować różne pozycje kosztów i tym samym będą tworzone dodatkowe konta. To spowoduje niepotrzebne konflikty na linii księgowość – pracownicy techniczni i handlowi. O tym, że w stosunkowo krótkim czasie nikt już nie będzie panował nad zakładowym planem kont, nikogo nie trzeba przekonywać.
Opis zakładowego planu kont zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” musi zawierać:
• wykaz kont syntetycznych i analitycznych,
• opis poszczególnych kont syntetycznych i zasady tworzenia kont analitycznych,
• wykaz kont przeciwstawnych dla kont zespołu 5 w korespondencji z kontami zespołu 7,
• wykaz wyodrębnionych miejsc powstawania kosztów i procesów wraz z ich symboliką,
• symbole produktów, usług itp.,
• kartotekę pozycji kosztowych.
Stosowanie takiego opisu zakładowego planu kont zespołu 5 sprawdziło się w praktyce. Po przeszkoleniu i wyjaśnieniu zasad pracownicy nie mieli już problemów z kwalifikacją dokumentów źródłowych do właściwych kont i ich opisem. Pomocny w tym był opis zakładowego planu kont według przedstawionego układu.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby każdy kierownik posiadał zakładowy plan kont i korzystał z niego podczas opisywania dokumentów źródłowych. Poprawi to znacznie komunikację pomiędzy różnymi działami a działem księgowości oraz znacząco zmniejszy liczbę błędów popełnianych podczas kwalifikacji poszczególnych dokumentów źródłowych.
Roman Kotapski
konsultant ds. wdrożeń systemów budżetowania
• art. 32 ust. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 184, poz. 1539
• art. 164 ust. 1 pkt 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 183, poz. 1538
