Jak prawidłowo opisać w zasadach rachunkowości funkcjonowanie kont zespołu 5

Język opisu poszczególnych zespołów kont powinien być zrozumiały również dla pracownika, który nie pracuje w dziale księgowości. Oczywiście nie oznacza to pozbawienia tego opisu precyzji. Musi on być zatem jednoznaczny, precyzyjny i wykluczający różną interpretację zasad kwalifikacji poszczególnych pozycji kosztów do określonych kont. Niemniej jednak należy pamiętać, że odbiorcami tych informacji są pracownicy, których kontakt z działem księgowości ogranicza się do przekazywania dokumentów księgowych, np. faktur, dowodów wewnętrznych.

Konta zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” służą do ewidencji kosztów według ośrodków odpowiedzialności za koszty, np. obszarów działalności (produkcja, handel), miejsc powstawania kosztów (maszyny, budynki) i procesów wyodrębnionych w przedsiębiorstwie (zarządzanie i obsługa przedsiębiorstwa). Punktem wyjścia do opracowania zakładowego planu kont, a w jego ramach – zespołu 5, jest określenie potrzeb informacyjnych kierowników czy też pracowników, którzy kwalifikują dokumenty źródłowe. Ewidencja kosztów w zespole 5 powinna umożliwić pomiar i znajomość kosztów dotyczących poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Dlatego należy wyodrębnić w zakładowym planie kont koszty:

•  realizowanych zleceń produkcyjnych,

•  utrzymania maszyn i linii technologicznych,

•  ogólnej infrastruktury przedsiębiorstwa, w tym budynków i hal produkcyjnych,

•  komórek organizacyjnych,

•  zasobów ludzkich z uwzględnieniem procesu produkcyjnego,

•  sprzedaży, w tym w szczególności kosztów dotarcia produktów do odbiorcy,

•  utrzymania przedstawicieli handlowych lub biur obsługi klienta itp.,

•  działalności marketingowej,

•  procesów, które można wyodrębnić w działalności przedsiębiorstwa.

Realizacja tych celów wymaga konsultacji pracownika lub konsultanta zewnętrznego, który będzie tworzył zakładowy plan kont w tym zakresie z kierownikami poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, np. z technologami, kierownikiem ds. produkcji, dyrektorem handlowym. Jest to znakomita okazja, aby rozwiązać problemy komunikacji między księgowością a pionem technicznym i handlowym.

Przykład 1

Układ kont musi być opisany precyzyjnie. W przeciwnym razie będą popełniane błędy w kwalifikacji kosztów do poszczególnych kont. Inny układ konta przedstawia przykład 2.

Przykład 2

Przedstawione w przykładach 1 i 2 układy kont będą w dużej mierze zależeć od:

•  potrzeb informacyjnych użytkowników informacji,

•  stosowanych zasad rozliczania działów,

•  możliwości technicznych systemu finansowo-księgowego.

Wskazane jest również podanie w opisie podstawowego układu kalkulacyjnego kosztów dla danego konta syntetycznego. Ułatwia to znacznie pracownikom działu księgowości i pracownikom merytorycznym kwalifikację dokumentów źródłowych do właściwych kont syntetycznych i analitycznych. Ponadto do opisu zespołu 5 musi być dołączona kartoteka pozycji kosztów (w przykładach pozycja konta – zz). Jest to niezbędne, gdyż każdy pracownik, który opisuje dokument źródłowy, nie może tego robić dowolnie. Musi on używać wyłącznie takich pozycji kosztów, jakie zostały przyjęte w zakładowym planie kont. Inaczej bardzo szybko powstanie bałagan w tym zakresie. Pracownicy zaczną kreować różne pozycje kosztów i tym samym będą tworzone dodatkowe konta. To spowoduje niepotrzebne konflikty na linii księgowość – pracownicy techniczni i handlowi. O tym, że w stosunkowo krótkim czasie nikt już nie będzie panował nad zakładowym planem kont, nikogo nie trzeba przekonywać.

Opis zakładowego planu kont zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” musi zawierać:

•  wykaz kont syntetycznych i analitycznych,

•  opis poszczególnych kont syntetycznych i zasady tworzenia kont analitycznych,

•  wykaz kont przeciwstawnych dla kont zespołu 5 w korespondencji z kontami zespołu 7,

•  wykaz wyodrębnionych miejsc powstawania kosztów i procesów wraz z ich symboliką,

•  symbole produktów, usług itp.,

•  kartotekę pozycji kosztowych.

Stosowanie takiego opisu zakładowego planu kont zespołu 5 sprawdziło się w praktyce. Po przeszkoleniu i wyjaśnieniu zasad pracownicy nie mieli już problemów z kwalifikacją dokumentów źródłowych do właściwych kont i ich opisem. Pomocny w tym był opis zakładowego planu kont według przedstawionego układu.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby każdy kierownik posiadał zakładowy plan kont i korzystał z niego podczas opisywania dokumentów źródłowych. Poprawi to znacznie komunikację pomiędzy różnymi działami a działem księgowości oraz znacząco zmniejszy liczbę błędów popełnianych podczas kwalifikacji poszczególnych dokumentów źródłowych.

Roman Kotapski

konsultant ds. wdrożeń systemów budżetowania