Jak zaewidencjonować ulepszenie w obcym środku trwałym

Ulepszenia w obcych środkach trwałych są traktowane na równi ze środkami trwałymi. Wykonane ulepszenie staje się aktywem jednostki i jako takie powinno być amortyzowane oraz wykazane w bilansie jako inny środek trwały. Stawka amortyzacji dla takiego środka zależy od jego charakteru. Opisane usprawnienie jest budowlą, a przynajmniej jej częścią, proponuję więc przyjąć stawkę amortyzacji taką samą jak dla budynków i budowli. Ustalając jednak tę stawkę musimy się odnieść również do umowy najmu budynku, w którym mieści się biuro.

Podstawą ujęcia aktywów jest stan faktyczny, nie zaś to, co wynika z zapisów. Biuro, choć mieści się w budynku nienależącym do aktywów firmy, stanowi dla niej kluczowy element prowadzenia interesów. Oczywiście trzeba się zastanowić, czy wybrukowanie podjazdu stanowi ulepszenie, a nie remont (ulepszenie polega na zwiększeniu wartości użytkowej podjazdu). Zakładamy, że fakt ulepszenia podjazdu będzie w przyszłości prowadził do zwiększenia wpływów finansowych jednostki (klienci będą zadowoleni z warunków prowadzenia interesów i poprawi się wizerunek firmy).

Tak więc prawdziwy obraz wykonanego ulepszenia pokazuje nam, że jest ono środkiem trwałym. Według art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości do środków trwałych zaliczamy rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Do środków tych zalicza się w szczególności nieruchomości (w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego), maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych i inwentarz żywy. Opisane w pytaniu ulepszenie jest przeznaczone na potrzeby jednostki i będzie jej służyć.

Jeśli chodzi o okres amortyzacji tego ulepszenia, to za punkt odniesienia posłuży nam stawka stosowana przez firmę do amortyzacji budynków i budowli (art. 32 pkt 2). Jednak nie może być to jedyne odniesienie. Pamiętajmy, że biuro jest wynajęte na określony czas i firma nie będzie już amortyzować ulepszenia po opuszczeniu biura. Tak więc okres amortyzacji ulepszenia nie może być dłuższy niż okres, na jaki jest podpisana umowa wynajmu pomieszczenia (jest ona prawnym ograniczeniem czasu użytkowania). Stawka amortyzacji powinna zostać ustalona na dzień przyjęcia ulepszenia; pod uwagę bierzemy stan prawny umowy najmu na ten dzień. Jeśli stan prawny ulegnie zmianie, zawsze możliwa jest korekta odpisów dokonywanych w następnych latach.

Magdalena Kotowicz

specjalista z dziedziny finansów przedsiębiorstwa