Jak prawidłowo zaksięgować kaucję gwarancyjną

Jest to tzw. kaucja gwarancyjna. Kaucję tego typu należy potraktować jako należności od usługodawcy (kontrahenta), które mają charakter zwrotny i zostaną rozliczone po upływie czasu określonego w umowie. Saldo konta „Rozrachunki z odbiorcami” pozostaje zatem do końca tego okresu nierozliczone – w wysokości zatrzymanej kaucji gwarancyjnej. W bilansie należy wykazać ją po stronie aktywów – w pozycji B.II.1a lub 2a jako należności krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty powyżej 12 miesięcy.

Przy zawieraniu umów o wykonanie usług odbiorca usługi często zastrzega sobie prawo do wstrzymania (nawet na okres kilku lat) płatności określonych kwot należnych wykonawcom robót – z przeznaczeniem na pokrycie ewentualnych kosztów usunięcia wad (usterek). Praktyka taka występuje przede wszystkim przy wykonywaniu usług w zakresie robót budowlanych lub budowlano-montażowych. Zatrzymane przez usługobiorcę kwoty stanowią kaucję gwarancyjną będącą swego rodzaju zabezpieczeniem ewentualnych roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy.

Jeżeli wykonane roboty zawierają wady lub usterki, kaucja gwarancyjna jest wykorzystywana do sfinansowania ich usunięcia. W przypadku niewykorzystania całości lub części kaucji w okresie wskazanym w umowie podlega ona zwrotowi na rachunek wykonawcy robót.

Ewidencja w księgach rachunkowych z tytułu zatrzymanych kaucji gwarancyjnych może przebiegać następująco:

1. Faktura VAT za wykonane usługi

a) należność ogółem – wartość brutto:

Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,

b) przychód ze sprzedaży – wartość netto:

Ma konto 70 „Sprzedaż usług”,

c) podatek VAT należny:

Ma konto 22 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”.

2. Wpływ na rachunek bankowy kwoty podlegającej zapłacie – należność ogółem (pomniejszona o zatrzymaną kaucję gwarancyjną):

Wn konto 13 „Rachunek bieżący”,

Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

W tej sytuacji na koncie 20 „Rozrachunki z odbiorcami” pozostaje nierozliczone saldo w wysokości zatrzymanej kaucji gwarancyjnej. Są to należności z tytułu dostaw i usług, dlatego też niezależnie od określonego w umowie terminu płatności zatrzymane kwoty kaucji należy wykazywać w bilansie po stronie aktywów – w pozycji B.II.1a lub 2a, jako należności krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług – odpowiednio o okresie spłaty do 12 lub powyżej 12 miesięcy.

3. Wpływ niewykorzystanej kaucji na rachunek bankowy:

Wn konto 13 „Rachunek bieżący”,

Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

4. Przepadek kaucji w związku z jej wykorzystaniem na usunięcie usterek:

Wn konto 76 „Pozostałe koszty operacyjne”,

Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

Trzeba podkreślić, że zarówno do celów bilansowych, jak i podatkowych do przychodów roku obrotowego, w którym wykonano usługę, należy zaliczyć całą wartość sprzedaży wynikającą z wystawionej faktury – niezależnie od terminu ostatecznego rozliczenia kwot zatrzymanych jako kaucja gwarancyjna.

Anna Kędziora

księgowa, konsultant podatkowy