Nasza spółka jest po kontroli ZUS obejmującej okres od stycznia 2003 r. do sierpnia 2005 r. Jak ująć w księgach rachunkowych naliczenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zgodnie z protokołem ZUS? Czy są one kosztem uzyskania przychodów bieżącego okresu?
RADA
Należy założyć, że sprawozdania finansowe jednostki za lata objęte kontrolą ZUS zostały już zatwierdzone. Składki ZUS za te lata (2003 i 2004) będą ujęte w bieżącym okresie, ale nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodu. Z kolei zmiana przepisów, jaka nastąpiła od 2005 r., nakazuje ujmowanie finansowanej przez płatnika części składek ZUS w kosztach podatkowych według zasady kasowej. Oznacza to, że kosztem podatkowym składki stają się dopiero w chwili zapłaty. Składki naliczone za 2005 r. będą zatem kosztem podatkowym dopiero wtedy, kiedy zostaną uregulowane.
UZASADNIENIE
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Artykuł ten ma decydujące znaczenie, ponieważ zawiera katalog wydatków i odpisów, które nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów w ogóle albo też mogą zostać uznane, jeśli będą spełnione określone warunki. Analizując zatem koszty pod względem podatkowym nie można się ograniczyć tylko do art. 15, który mówi o tym, co może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ale trzeba również pamiętać o art. 16, który informuje, co nie jest kosztem uzyskania przychodów.
Należy pamiętać o tym, że tylko rzeczywiście poniesione w danym roku podatkowym koszty, odpisy czy wydatki są kosztami uzyskania przychodów. Są to przede wszystkim:
• koszty poniesione w roku podatkowym bezpośrednio związane z przychodami uzyskanymi w tym roku,
• koszty poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów uzyskanych w roku podatkowym,
• koszty określone co do rodzaju i kwoty, które nie zostały jeszcze poniesione, lecz zostały zarachowane.
Naliczone w wyniku kontroli składki ZUS za okres 2003 i 2004 (ujęte w bieżącym okresie) nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów (w części finansowanej przez płatnika). Odsetki za nieterminową wpłatę składek, jako odsetki za zwłokę od należności budżetowych, nie są kosztem uzyskania przychodów bez względu na to, czy dotyczą roku podatkowego, czy też nie. Natomiast składki za 2005 r. będą kosztem uzyskania przychodu w momencie ich uregulowania.
Naliczone składki ujmujemy w księgach tak jak comiesięczne rozliczenia z ZUS:
• Składki finansowane przez płatnika:
Wn konto 4 „Świadczenia na rzecz pracowników”,
Ma konto 227 „Rozliczenia z ZUS.
• Składki finansowane przez podatnika:
Wn konto 231 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma konto 404 „Wynagrodzenia”.
• Odsetki za nieterminową wpłatę:
Wn konto 751 „Koszty finansowe”,
Ma konto 131 „Rachunek bankowy”.
Podczas ustalania kosztów na potrzeby podatku dochodowego od osób prawnych należy pamiętać, że podstawową zasadą jest zasada potrącalności kosztów wyłącznie w roku podatkowym, którego dotyczą.
Podstawa prawna: • art. 15 ust. 4, art. 16 ust. 1 pkt 21 i pkt 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 183, poz. 1538
