Jak ewidencjonować użyczone środki trwałe

Ewidencja pozabilansowa środków trwałych użyczonych jednostce jedynie w celu użytkowania powinna dostarczać danych potrzebnych do sporządzenia informacji dodatkowej oraz do sporządzenia i rozliczenia inwentaryzacji tych składników majątku. W związku z tym najlepiej w księdze głównej prowadzić tylko ewidencję wartościową, a na kontach ksiąg pomocniczych – ilościowo-wartościową. Natomiast inwentaryzację użyczonych środków trwałych można przeprowadzać raz na 4 lata wraz z inwentaryzacją własnych środków trwałych.

Z istoty umowy użyczenia wynika, że użyczone przedmioty nie stanowią ani nie będą stanowiły po zakończeniu umowy użyczenia własności biorącego w użyczenie. Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się jedynie zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Po zakończeniu użyczenia biorący do używania jest obowiązany zwrócić użyczającemu rzecz w stanie niepogorszonym (biorący nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania).

Ewidencja pozabilansowa środków trwałych, użyczonych jednostce w celu użytkowania, jest prowadzona według reguł przyjętych w zasadach (polityce) rachunkowości tej jednostki.

Należy jednak pamiętać, że ewidencja tych środków powinna dostarczać danych potrzebnych w szczególności do:

• sporządzenia informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego,

• sporządzenia i rozliczenia inwentaryzacji tych składników majątku.

W praktyce stosuje się więc najczęściej następujące rozwiązanie:

1) ewidencja wartościowa w księdze głównej na koncie pozabilansowym 095 „Środki trwałe użyczone”,

2) ewidencja ilościowo-wartościowa na koncie ksiąg pomocniczych, będąca uszczegółowieniem zapisów na koncie księgi głównej.

Ewidencja na koncie pozabilansowym 095 „Środki trwałe użyczone”:

1. Przyjęcie użyczonego środka trwałego do użytkowania

Wn konto 095 „Środki trwałe użyczone”.

2. Przekazanie użyczonego środka trwałego po upływie okresu użytkowania

Ma konto 095 „Środki trwałe użyczone”.

W dodatkowych informacjach i objaśnieniach (por. załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości) w pkt 1.3 ujmuje się wartość niezamortyzowanych lub nieumorzonych przez jednostkę środków trwałych, używanych na podstawie umów najmu, dzierżawy i innych umów, w tym z tytułu umów leasingu.